Хороший офіс - справжній «другий дім» для його співробітників. І за час перебування в цьому будинку кожен працівник обзаводиться безліччю речей. Серед них є як важливі папери, оргтехніка та канцелярія, так і милі серцю дрібнички, сувеніри та інші потрібні речі. А як бути, коли має бути зміна офісу? Як швидко і акуратно перевезти все необхідне, нічого не втративши і не зіпсувавши? Є ціла система правильної організації переїзду з нескладними правилами, дотримуючись яких можна змінити офіс без проблем і без втрат. Але можна обійтися і без цих хитрощів - досить лише замовити офісний переїзд під ключ в компанії «Делікатний переїзд». Всі клопоти і хитрості візьмуть на себе професіонали, а вам не доведеться відриватися від роботи і турбуватися про збереження своїх речей.
Умовно переїзд офісу можна розділити на наступні етапи:
- прийняття рішення про переїзд;
- вибір підрядника;
- підготовка до переїзду;
- переїзд і облаштування.
Переїжджати або НЕ переїжджати ... Приймаємо рішення
Якщо така ідея виникла, то необхідно визначитися, наскільки доцільно переїжджати, які чекають витрати і наскільки великі будуть вигоди від переїзду. У разі позитивного рішення необхідно почати планувати свої витрати і орієнтовні терміни переїзду.
Залежно від масштабів компанії планування може початися за 3 місяці, а може і за кілька років до передбачуваного переїзду.
На даному етапі небезпечним моментом може бути некоректна оцінка попереднього бюджету переїзду. Щоб цей ризик мінімізувати, приділіть увагу двом моментам: кому дзвонити і що питати.
Відразу окресліть коло вимог, яким повинна відповідати компанія-підрядник. Досвід роботи, відгуки та рекомендації, спектр послуг, що надаються, є чи служба контролю якості, як то кажуть, важлива кожна дрібниця. Визначте, які роботи потрібно виконати. Чиїми силами здійснювати упаковку речей і меблів, чи потрібна тільки перевезти речі. хто буде розбирати, збирати і розставляти меблі на новому місці, чи буде потрібно навішування полиць, а може бути необхідний весь цей обсяг робіт? Підшукуйте компанії, які зможуть задовольнити всі ваші запити.
Часто при формуванні бюджету на переїзд виходять з даних, отриманих в результаті обдзвону декількох компаній. Спеціаліст, який відповів на ваш дзвінок, не бачить всієї картини, тому може озвучити цифри дуже приблизні.
- Дійсний обсяг перевезеного майна. Важливо згадати все: кількість стільців і крісел, розміри столів, скільки полиць в кожному з шаф, чи треба розбирати меблі або ж частина меблів можна перевезти в зібраному вигляді.
- Необхідні терміни, в які повинен бути здійснений переїзд. Можливо, вам важливо переїхати за вихідні, щоб в понеділок всі співробітники могли вийти на свої робочі місця. У свою чергу у компаній-підрядників може бути націнка на роботу у вихідні дні, це варто враховувати.
- Чи є обладнання або меблі, які потребують особливої уваги при переїзді. Наприклад, дорога меблі з кабінету директора, або особливо тяжкий сейф. Все це потребує додаткових ресурсів і відповідної кваліфікації співробітників мувінгової компанії.
- Позначити особливості приміщень, як при виїзді, так і в'їзді: з якого на який поверх планується переїзд, які є ліфти, сходи.
порівнюємо сравниваемое
На другому етапі відбувається вибір мувінгової компанії: підготовка тендерної документації, проведення тендеру, визначення умов переїзду, укладення договору.Які підводні камені зустрічаються на даному етапі:
- вибір підрядника, який не має потрібних для реалізації проекту ресурсами;
- підписання договору, що не містить принципово важливі положення (відповідальність виконавця за збереження майна компанії і третіх осіб, дотримання термінів переїзду, інформація про підсумкову вартості переїзду).
По-друге, отримаєте підтвердження того, що у компанії є досвід організації подібних проектів на постійній основі, а не епізодично. Майте на увазі, що принцип організації великомасштабного переїзду офісу відрізняється від організації невеликих і недорогих квартирних переїздів. Врахуйте ці нюанси при формуванні вимог до мувінгової компанії
По-третє, необхідно переконатися в тому, що компанія може спілкуватися з вами на одній мові, готова шукати рішення саме вашої задачі. Зверніть увагу на підходи компанії до комунікацій з клієнтами - наскільки співробітники пунктуальні, дотримуються досягнуті домовленості, оперативно реагують на ваші запити. Не сумнівайтеся, як співробітники відносяться до переговорів, таким же чином вони поставляться і до вашого переїзду.
Якщо при виборі з 5-7 компаній пропозиція однієї з них сильно відрізняється від пропозицій інших учасників. У чому може бути підступ?
Вартість буде складатися з наступних складових: робота фахівців, кількість пакувальних матеріалів і оренда автомобіля. Порівняйте тарифи по кожному з цих пунктів. Цілком можливо, що у компанії не вистачає досвіду в плануванні великих переїздів, і фахівець не в змозі адекватно оцінити обсяг робіт і кількість часу. Також є небезпека, що ціни сильно занижені, щоб роздобути ваше замовлення будь-яку ціну. Велике питання, як потім така компанія буде виконувати свої зобов'язання.
Після того як ви вибрали мувінгову компанію, з нею укладається договір на надання послуг. На цьому етапі ви вже чітко уявляєте умови проведення переїзду: перелік майна, послідовність переміщення майна, графік здійснення робіт, перелік послуг та ін. Все це потрібно обов'язково зафіксувати в договорі. Необхідно переконатися, що в договорі зафіксовано точні терміни початку і закінчення переїзду (або ж процедура коригування термінів, якщо точні дати переїзду ще не визначені), відповідальність виконавця за збереження майна вашої компанії і третіх осіб, відповідальність за дотримання термінів.
Після підписання договору можна призначати відповідальних за підготовку до переїзду.
Готуємося до переїзду
Отже, мувінгова компанія вибранa;). Тепер успіх заходу на 90% залежить від того наскільки ретельно ви підготувалися. Чим більше уваги ви приділите етапу підготовки, тим нижча ймовірність, що переїзд стане довше і дорожче (це дві головні небезпеки в процесі переїзду).
Попередьте всіх співробітників про дату переїзду, хто відповідальний за переїзд, до кого можна звертатися з питаннями, номери кабінетів в новому офісі для кожного з відділів, до якого терміну і яким чином кожен співробітник повинен підготувати своє робоче місце. Буде корисно зробити всередині компанії електронну розсилку з цією інформацією.
Що можна і потрібно підготувати заздалегідь?
По-перше, план розміщення меблів в новому офісі. Бувають випадки, коли на плані все виглядає добре, а на ділі, в новому офісі меблі не вписується в простір. Бували випадки, що компанія була змушена купувати для нового офісу нові меблі відповідних розмірів.
По-третє, дуже важливо, щоб до моменту початку переїзду все робочі місця були максимально підготовлені. Всі особисті речі співробітників повинні бути упаковані, а упаковки підписані відповідним чином; меблі та оргтехніка промарковані.
Хочемо дати кілька корисних рекомендацій по упаковці особистих речей. Для упаковки зручніше купити картонні коробки для переїзду з доставкою (наприклад, 40 * 30 * 30 см) .Такі короба підійдуть для упаковки документації та канцелярського приладдя, вони досить зручні для перенесення. Якщо ви будете використовувати короба більшого розміру, то контейнер не заповнюється їх повністю, інакше вони стануть непідйомними, до того ж є ризик, що картон не витримає навантаження, і дно короба порветься в найнесподіваніший момент. Всі коробки потрібно підписати великими літерами на верхній і бічній частині. Потрібно написати з чиєї кімнати речі і що це за речі. Якщо це щось особливо цінне або крихке, то це треба написати на коробці в першу чергу.
Меблі теж необхідно промаркувати. Для цього на всі елементи меблів потрібно наклеїти шматочки малярського скотча і детально підписати. Звичні офісні стікери не підійдуть для цієї мети, тому що можуть відклеїтися під час навантаження і перевезення.
Всі необхідні пакувальні матеріали для переїзду з завчасної доставкою ви можете замовити у підрядника.
Попросіть мувінгову компанію заздалегідь підготувати списки співробітників і номера машин, які будуть працювати під час переїзду. Передайте списки в власну службу безпеки для перевірки (якщо вона у вас є), а також до служби охорони бізнес-центру (ів). Переконайтеся, що все гаразд. Це дозволить уникнути простою під час переїзду в зв'язку з недопуском співробітників компанії-перевізника на територію бізнес-центру. Переконайтеся, що в день переїзду автомобілі компанії-перевізника зможуть під'їхати до входу в бізнес-центр. При необхідності заздалегідь забронюйте місце на парковці.
Не варто обходити стороною один делікатний момент. Переконайтеся, що у вашій компанії немає заборгованості перед орендодавцем. Вас про це можуть не попередити, але у відповідальний момент транспорт мувінгової компанії можуть не впустити на територію бізнес-центру, або, навпаки, не випустити повністю завантажені машини.
Постійно контактуйте з представником мувінгової компанії. Спільно проводите підготовчі роботи, корегуйте початкові плани. Це допоможе здійснити переїзд максимально ефективно і швидко.
Якщо підготовка пройшла в повному обсязі, то тепер залишається тільки завантажити автомобілі і їхати обживати нове простір.
Призначте як мінімум двох відповідальних співробітників компанії, по одному черговому на кожен офіс (колишній і майбутній). Кожному з чергових повинні бути відомі контакти відповідальних співробітників мувінгової компанії, які здійснюють ваш переїзд. Забезпечте кожного чергового роздрукованими планами розміщення меблів в новому офісі.
Повісьте збільшені схеми при вході в новий офіс - це значно прискорить процес переїзду.
Щоб на місці переїзду в новому офісі не виникла «купа мала» не допускайте в одне приміщення різних підрядників (мувінгова компанія, айтішники, клініг, хозслужба). По-перше, вони будуть один одному заважати, по-друге, зростає ризик зникнення або пошкодження майна. Потім з'ясувати, хто винен вельми проблематично.
Організуйте в новому офісі «кімнату знахідок». У неї можна поставити коробки або речі, які нерозбірливо або некоректно підписані і не вдалося визначити їх приналежність. Співробітники, речі яких не «доїдуть» до робочого місця, зможуть швидко знайти їх і приступити до роботи.
Отже, переїзд практично закінчений, залишилося тільки облаштуватися на новому місці. Співробітники відповідальної мувінгової компанії не тільки приберуть все сміття, що залишилося після переїзду, але і не полінується приїхати до вас на наступний день. Як показує досвід, саме тоді співробітники починають обживати простір і пересувати меблі на свій смак. Допомога співробітників мувінгової компанії буде дуже до речі.
Тепер можна зітхнути з полегшенням. Новий вид з вікна радує око. Співробітники розставили свої кактуси, розвісили календарі, розклали по ящиках олівці та іграшки-антистрес, і готові до нових трудових подвигів. В добрий шлях!