Практика показала, що найбільш оптимальною структурою підприємницької діяльності є товариство з обмеженою відповідальністю (далі - ТОВ), тому розглянемо названу в заголовку статті проблему на його прикладі.
З самого початку функціонування ТОО виникає необхідність підготовки, прийняття і розгляду, відправки, контролю та зберігання величезного потоку організаційно-розпорядчих, фінансових та інших ділових документів. І там, де керівник ТОО цього документарного потоку з яких-небудь причин не приділяє належної уваги, він починає в ньому тонути. В результаті його ділові партнери, не отримавши в призначений час очікувані документи, починають нервувати, а він сам намагається згадати, коли і кому ці документи були віддані на виконання.
Щоб не опинитися в подібній ситуації, керівник ТОО повинен в першу чергу організувати чітко працюючу систему діловодства. Давайте розглянемо, як цю «паперову» задачу вирішити найбільш оптимально.
Для початку уточнимо основні поняття. У найзагальнішому вигляді діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами (комплекс прийомів обробки документованої інформації) при здійсненні управлінської діяльності: складання, прийом, передача, реєстрація, індексація, твердження, візування, підписання, розмноження, виконання, відправка , контроль, зберігання і знищення документів.
Документи, які повинні бути в кожному ТОО, умовно можна розділити на наступні групи:
1.Учредітельние та правовстановлюючі документи:
- установчий договір і статут;
- свідоцтво про державну реєстрацію;
- свідоцтво про право власності на земельну ділянку або право тимчасового землекористування на умовах оренди;
- свідоцтво оправі власності на нерухоме майно або договір оренди цього майна;
- ліцензії на право здійснення статутних видів діяльності, які потребують ліцензування.
2. Організаційні документи:
- структура і штатний розклад ТОО;
- наказ про розподіл службових (посадових) повноважень керівників ТОО (якщо їх декілька);
- положення про структурні підрозділи, громадських організаціях, філії та представництва ТОО;
- посадові інструкції співробітників (найманого персоналу) ТОО;
- інші документи внутрішнього обігу (інструкції, методичні рекомендації тощо).
3. Документи управлінської діяльності:
- протоколи загальних зборів учасників ТОВ;
- протоколи засідань інших органів ТОО (правління, наглядової ради, ревізійної комісії);
- накази керівника ТОО з основних питань господарсько-фінансової діяльності;
- нормативні правові акти державних органів з питань, що належать до діяльності ТОВ;
4. Фінансова і звітна документація бухгалтерії.
5. Листування з державними органами та недержавними структурами з питань діяльності ТОВ.
6. Кадрові документи:
- індивідуальні трудові договори з працівниками;
- особисті справи (особові картки) співробітників;
- накази по штатним питань і особового складу;
- трудові книжки співробітників;
- матеріали розгляду трудових спорів, скарг (заяв) співробітників, а також розслідування фактів порушення трудової дисципліни і нещасних випадків на виробництві;
7. Документи по договірній роботі:
- господарські договори (контракти) і листування по ним з діловими партнерами;
- позовні заяви до судових органів і їх рішення, а також листування по їх виконанню;
- нормативні правові акти, які стосуються договірної роботи.
8. Документи з планування виробничо-господарської діяльності:
- плани роботи на календарні терміни (місяць, квартал, рік) і довідки про їх виконання;
- матеріали службових нарад з питань виконання виробничих планів і інших питань;
9. Документи перевірок діяльності ТОВ державними наглядовими і контрольними органами і листування з цих питань.
10. Довідково - інформаційні документи.
Наведена систематизація документів (безумовно, вона в кожному окремому випадку може бути скоригована урахуванням особливостей статутної діяльності ТОВ) повинна бути оформлена наказом керівника ТОО вигляді номенклатури справ з присвоєнням кожному з них облікового (індексаційних) номера і зазначенням конкретних осіб, відповідальних за їх правильне ведення. При формуванні номенклатури справ керівнику ТОО необхідно враховувати, що вона повинна відповідати наступним вимогам:
- відображати весь потік документів, що утворюється в процесі діяльності ТОВ;
- нумерація номенклатурних справ проводиться в залежності від їх важливості і взаємозв'язку. Як правило, перші номери присвоюються номенклатурним справах, що містить установчі та правовстановлюючі документи, і далі відповідно до їх класифікації;
- на кожному номенклатурному справі вказується термін зберігання і особа, відповідальна за його ведення і збереження.
Номенклатурні справи з дати їхнього закладу і до передачі в архів або знищення зберігаються в структурних підрозділах ТОО у виконавців (відповідальних осіб) або в канцелярії.
Вилучати і видавати документи із справ постійного зберігання не дозволяється. Таке вилучення може бути зроблено тільки на вимогу судових і слідчих органів. При цьому в справі повинні залишитися їх завірені копії та акт про причини вилучення.
Винос номенклатурних справ з будівлі ТОО дозволяється тільки першим керівником у виняткових випадках.
Для ведення діловодства керівник ТОО, в залежності від обсягу документообігу, створює канцелярію або призначає діловода, основними
функціями якої (ого) повинні бути наступні:
- отримання пошти (в тому числі і документів, які надходять з посильними або приносяться партнерами) і її реєстрація в журналі вхідних документів;
- доповідь зареєстрованих документів керівникам ТОО відповідно до розподілу їх повноважень;
- отримання від керівників розглянутих документів і роздача їх під розпис конкретним виконавцям, зазначеним у резолюції керівника на документі;
- контроль за своєчасним виконанням виконавцями завдань, зазначених в резолюції;
(Нарочним, факсом і т.д.);
- зняття з контролю виконаних документів;
- доповідь керівникам ТОО про документах і завданнях, терміни виконання яких минули;
- розмноження документів за завданнями керівників ТОВ й заявками співробітників;
- наведення і видача довідок зацікавленим особам по проходженню документів;
- набір на комп'ютері документів за завданнями керівників ТОО;
- зберігання, здача в архів або знищення номенклатурних справ відповідно до чинних нормативних актів;
- виконання за завданнями керівників ТОО інших допоміжне-технічних видів робіт.
Після створення канцелярії (служби діловодства) і розробки відповідного положення, яке містить вичерпний перелік її прав і обов'язків, необхідно підготувати і наказами першого керівника ТОО затвердити:
1. Розподіл посадових обов'язків (повноважень) серед керівників фірми.
2. Положення про структурні підрозділи, філії і представництва ТОВ й посадові інструкції (обов'язки) його співробітників.
3. Інструкцію з ведення документообігу (Порядок підготовки і проходження документів) в ТОО.
4. Порядок підготовки, укладення господарських договорів і контролю за їх виконанням.
5. Правила трудового розпорядку (Режим робочого часу) в ТОО.
6. Положення про оплату праці та преміювання, а також видачі грошових позик і допомоги.
7. Правила про охорону праці, техніки безпеки і виробничої санітарії.
8. Перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю.
Документація будь-якого ТОО містить багато конфіденційної інформації і тому до питань її правильного обороту і зберігання слід ставитися серйозно.
Як вже було зазначено, діяльність будь-якого ТОО починається зі створення документів (установчого договору, статуту), отримання документів (свідоцтва про державну реєстрацію, статистичної картки і т.д.), видання документів (накази, розпорядження, рішення тощо) і супроводжується різними документами до самої її ліквідації. Що ж розуміється під «документоборот» і як правильно його організувати?
Документом визнається будь-який матеріальний носій інформації (аркуш паперу, дискета, касета і ін.), Призначений для її обробки і передачі в часі і просторі.
Для ведення документообігу (діловодства) необхідно утворити спеціальну структуру (канцелярію) або виділити спеціального співробітника (діловода). При вирішенні цього питання слід, виходячи з можливостей оснащення компанії комп'ютерами, розмножувальної та іншою оргтехнікою, а також доцільності використання робочого часу та інтелектуальних здібностей співробітників на технічні машинописні операції, визначити:
1) Чи будуть необхідні для діяльності компанії документи готувати, набирати на комп'ютері, роздруковувати, передруковувати після коригування керівниками і розмножувати всі співробітники компанії самі або цю технічну роботу (повністю або частково) будуть виконувати оператори комп'ютерів (асистенти і т.п.)?
2) Хто буде збирати візи зацікавлених осіб на проектах підготовлених в компанії (або надійшли в компанію) документів: сам виконавець, його безпосередній начальник, працівник канцелярії (діловод) або офіс-менеджер?
3) Чи дозволяти відвідувачам (клієнтам, діловим партнерам та ін.) Передавати керівнику компанії будь-які документи при особистій зустрічі (під час особистого прийому) або всі вступники документи повинні передаватися тільки через канцелярію (діловода) з обов'язковою їх реєстрацією?
4) Яким чином керівники компанії повинні накладати резолюції на розглянутих ними документах: безпосередньо на документі або на спеціальному листку для резолюцій? Другий варіант незручний тим, що цей листок може загубитися випадково або навмисно знищений виконавцем і тоді про зміст резолюції можна буде лише гадати.
5) Які документи (як вхідні, так і вихідні) будуть братися керівником компанії на контроль?
6) Хто з керівників компанії буде мати право підпису (першої, другої і т.д.) фінансових, звітних і вихідних документів, а також завіряти при необхідності окремі документи печаткою компанії?
7) Чи буде встановлюватися жорсткий контроль за використанням комп'ютерної та розмножувальної техніки?
Конкретні відповіді на перераховані вище та інші питання, безпосередньо
пов'язані з організацією процесу документообігу в компанії, повинні бути викладені в наказах, інструкціях, положеннях та інших документах внутрішнього обігу і доведені під розпис до відома всіх співробітників компанії.
В якості методичних рекомендацій розглянемо два найбільш важливих етапи документообігу:
1.Прийом та розгляд надходить документації.
2.Подготовка і відправка вихідної документації.
Прийом і розгляд надходить документації.
- дати поштових штемпелів необхідні для доказу (встановлення) час відправлення та одержання листа;
- документ має особистий характер, а на конверті немає напису «вручити особисто» .До речі, канцелярія повинна отримати від керівника компанії чітку письмову установку про порядок розгляду і реєстрації таких листів, що надходять на ім'я його і співробітників компанії.
Факт надходження документа до канцелярії компанії фіксується зазначенням на ньому спеціального реєстраційного штампа. Ігнорувати реєстрацію надходять в компанію документів не можна, так як тільки реєстрація дозволяє вести повний облік, контролювати виконання і здійснювати швидкий пошук потрібних документів.
Після реєстрації в канцелярії документи повинні направлятися для розгляду керівникам компанії, в структурні підрозділи або для відомості конкретним співробітникам. Правильною організація процесу документообігу вважається тоді, коли надійшов в компанію документ проходить покладений йому шлях найкоротшим маршрутом, тобто через найменшу кількість інстанцій, в оптимально короткий термін і з одноразовим перебуванням у кожній інстанції. Тим самим керівник компанії звільняється від необхідності вирішення дрібних питань і зберігає свій час для розгляду найбільш важливих документів.
Надійшли в компанію документи повинні розглядатися, як правило, в день надходження і без тяганини. Розглянувши документ, керівник обов'язково повинен вчинити на нього конкретну резолюцію. У резолюції треба вказати прізвище конкретного співробітника, кому документ направляється для відомості, контролю або виконання, чітко викласти вказівку по виконанню і термін виконання. При необхідності канцелярії або штабному працівникові дається доручення взяти виконання документа на особливий контроль. Якщо виконання документа доручається декільком співробітникам, прізвище відповідального за виконання всього документа співробітника вказується першою.
Резолюцію слід писати на першому аркуші самого документа, за винятком тих випадків, коли документ представляється лише для ознайомлення і повинен бути повернений в надіслала його організацію. У таких випадках резолюція наноситься на прикріплюються до документів спеціальним листками.
Виконання надійшов від керівника документа виконавцем контролюється працівником канцелярії або працював у штабі (інспектором з контролю) до тих пір, поки виконавець відповідним чином (підготує відповідь на запит або будь-якої іншої документ) не дотримає його, про що робиться відмітка в журналі або контрольній ( реєстраційної) картці.
Для зручності роботи з документами кожен виконавець (включаючи і керівника компанії) повинен мати у себе чотири папки:
1) документи для розгляду;
2) документи, що знаходяться на виконанні;
3) документи, що знаходяться на контролі;
4) виконані документи.
З останньої папки документи підшиваються в номенклатурне справу, яке веде сам
Певна частина документів, що надходять в компанію. Не вимагає письмової відповіді. Зокрема, це нормативні правові акти органів державного і місцевого управління, що містять окремі вимоги загального характеру. Виконання таких документів полягає у виконанні співробітниками компанії зазначених вимог. Як правило, на таких документах ставляться відмітки типу «Виконано», «Прийнято до керівництва», підпис керівника компанії і дата.
Підготовка та відправка вихідної документації.
Процедура проходження вихідних з компанії документів включає в себе кілька етапів:
- складання проекту документа;
- узгодження (візування) підготовленого документа зацікавленими особами;
- реєстрація і відправка підписаного документа.
Слід враховувати, що всі вихідні з компанії документи можна розділити на три групи:
1) підготовлювані в якості відповіді на пропозиції, що надійшли в компанію документи;
2) звітні документи в різні інстанції (фінансові, контролюючі, органи статистики та ін.);
3) ініціативні, тобто підготовлювані в цілях реалізації будь-яких управлінських рішень керівництва компанії або ініціативи її співробітників.
Кожна з цих груп має свої особливості, які необхідно враховувати
при підготовці документів. Наприклад, підготовка звітних документів проводиться, як правило, за встановленими компетентними державними органами типових форм і при наявності необхідних цифрових даних не представляють якої-небудь складності.
Підготовка відповідей на запити або ділові пропозиції вимагає аргументованої стислості і повноти змісту, а має враховувати необхідність дотримання комерційної таємниці компанії.
Такі, в найзагальніших рисах, вимоги до ведення документообігу в ТОВ й практично в будь-якій компанії, незалежно від виду власності та її організаційно-правової форми.
Підпишіться на нашу сторінку в Facebook і ви завжди будете в курсі останніх новин
Підписуйтесь на наш канал в Telegram і отримуйте повідомлення про головні новини
Підписуйтесь на наш канал в Viber і отримуйте повідомлення про головні новини
Підписуйтесь на нашу сторінку в Одноклассниках і дізнавайтеся новини першими
Підписуйтесь на нашу сторінку Вконтакте і дізнавайтеся новини першими