Переїзд офісу, нюанси процесу офісного переїзду

Кожен хоч раз спостерігав таку картину: барикади з офісних меблів, купа коробок і мішків, співробітники, що бігають серед усього цього скарбу з очима, вже погано відображають дійсність. Це не фільм-катастрофа, це всього лише офіс змінює своє місце розташування.

Переїзд офісу, складності процесу офісного переїзду

Будь переїзд, це стрес. Але якщо ви простий обиватель, то після переїзду на нове місце проживання у вас попереду вагон часу для того, щоб все акуратно знайти серед купи коробок і потроху облаштовувати нове житло. Переїзд офісу відрізняється тим, що все повинно бути зібрано, упаковано, завантажено, довіз в найкоротші терміни. Як правило, офісний переїзд повинен займати мінімальний час (1 день), щоб на наступний день організація почала функціонувати. Будь-директор знає про те, що, переїжджаючи, він втрачає частину клієнтів, а значить і частина прибутку. Для того щоб в найкоротші терміни почати отримувати прибуток на новому місці, все повинно якнайшвидше почати працювати. При цьому необхідно здійснити переїзд офісу якомога безболісніше.

Як і в економіці, в офісному переїзді головне - це планування. Ще до переїзду офісу потрібно чітко уявляти, скільки часу відведено на переїзд, що потрібно перевозити в першу чергу, вдаватися чи ні до допомоги організацій, що займаються переїздом. Якщо організація у вас порівняно невелика, близько 3-5 осіб, сенсу залучати сторонню організацію, що займається процесом офісного переїзду, немає. Кожен співробітник відповідає за збереження документів зі свого робочого місця, комп'ютерне обладнання. Загальна документація збирається спільними силами. Звільнили шафи, зібрали посуд і вперед, на нове місце.

Роль мувінгових компаній при офісному переїзді

Якщо в компанії працює досить велика кількість співробітників, є сенс вдатися до послуг спеціалізованої організації, мувінгової компанії. Ці організації займаються тільки оптимізацією процесу переїзду офісних компаній. Спеціаліст організації дасть кілька порад стосуються черговості збору і упаковки документації та літератури. Обов'язково відвідає разом з особою, відповідальною за переїзд, майбутній офіс вашої компанії і грамотно розподілить місця знаходження офісних меблів і техніки. Крім того, подібні компанії мають в своєму штаті кілька бригад вантажників. Мають такі компанії і власними автотранспортними засобами, обладнаними всім необхідним для комфортного переїзду.

Попередньо фахівець мувінгової компанії відвідує ваш офіс, для того, щоб оцінити фронт майбутніх робіт, зорієнтувати вас щодо вартості витрат на перевезення. Для себе він бере на замітку дані про те, скільки вантажників буде необхідно при перевезенні, яке автотранспортний засіб найбільше підійде для транспортування меблів і устаткування. Більшість мувінгових компаній йдуть назустріч клієнтам і здійснюють офісний переїзд у вихідні і передсвяткові дні. Вигідно це тому, що клієнт отримує додатковий час на облаштування офісного приміщення після переїзду. Крім того, практично кожен представник компанії-перевізника обов'язково зверне увагу клієнта на те, що нічний переїзд офісу здатний зайняти значно менше часу. Таким чином, узгодивши всі дії, офіс можна досить швидко перевезти в нічний час. Фахівці компанії грамотно розставлять офісні меблі та підключать необхідно для роботи обладнання. Тоді працівникам, які прийшли з ранку в новий офіс, потрібно буде лише розпакувати робочі документи і спокійно продовжувати роботу.

Договір на офісний переїзд

При укладанні договору з мувінгової компанією, додатком до договору обов'язково йде реєстр майна, що перевозиться, з зазначенням найменування та кількості предметів, необхідних до перевезення. Договір і додаток до договору завіряються підписами і печатками двох сторін: клієнта і директора компанії-перевізника. Якщо організатор офісного переїзду з яких-небудь причин затягує оформлення і підписання договору, вам варто насторожитися. Договір, якщо він правильно складений, є документом, що підтверджує зобов'язання сторін. Також договір є гарантією виконання зобов'язань і пред'явлення претензій, якщо такі матимуть місце. Відсутність договору свідчить про несумлінне відношення виконавця до справи. Крім того, відправляючи вашу офісні меблі та техніку, ви ризикуєте більше її ніколи не побачити. Особливо це стосується великих міст.

Упаковка офісної техніки при переїзді офісу.

Підписали ви договір з компанією, зараз саме час починати готувати речі до вантажоперевезення. Розділіть обов'язки між співробітниками. Кожен повинен упакувати свій особистий комп'ютер і робочі документи в окремі коробки. На коробках найкраще позначити прізвище та ініціали працівника, його посада і характер упакованого вантажу. Обов'язкові позначки на зразок «не кантувати». Архівну документацію можна упаковувати разом, просто маркіруючи коробки під загальною назвою. Для того щоб їх розібрати у вас знайдеться час в процесі роботи. Якщо офісні меблі у вас розбірна, при упаковці потрібно підписувати деталі, щоб час на складання не витрачати даремно.

Транспортування при офісному переїзді, вибір автомобіля

Як правило, для транспортування офісних меблів і техніки цілком вистачає двох рейсів «Газелі», або одного автомобіля типу «ЗІЛ» (в народі «Бичок»). На місці призначення розвантаження проводиться з урахуванням побажань замовника (мається на увазі розстановка меблів). Якщо це відображено в договорі, після закінчення розвантажувальних робіт здійснюється монтаж та збирання меблів, підключення необхідного для роботи обладнання. Завершальним етапом переїзду стане прибирання офісного приміщення. В принципі, кожна поважаюча себе мувінгова компанія надає подібну послугу своїм клієнтам.