Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, підлягають оформленню для їх подальшого зберігання або передачі в відомчий архів.
Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання у відповідність до встановлених правил.
Оформлення справ починається з моменту їхнього закладу в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі в відомчий архів.
Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення організації і структурних підрозділів.
Метою роботи є розгляд оформлення справ у ВАТ «БПО« Сібпрібормаш ».
Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:
- розглянути порядок оформлення справ: нумерацію аркушів справи, складання засвідчувального напису і внутрішнього опису документів справи, підшивку справ і оформлення обкладинок справ;
- розглянути процес оформлення справ у ВАТ «БПО« Сібпрібормаш ».
Глава 1 Теоретичні основи з оформлення справ
При формуванні справ необхідно дотримуватися таких загальних правил:
· Поміщати в справу тільки виконані документи, відповідно до заголовків справ по номенклатурі;
· Групувати в справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ;
· Роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасових термінів зберігання;
· В справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки;
· За обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів.
· При наявності в справі декількох томів (частин) номер (індекс) і заголовок справи проставляються на кожному томі з додаванням "т. 1", "т. 2" і т.д.
Нумерація аркушів справи і складання засвідчувального напису.
Нумерацію аркушів у справах здійснюють для закріплення порядку розташування документів після систематизації і для забезпечення їх охорони.
Нумерують всі листи в справі крім внутрішнього опису і засвідчувального напису.
Листи внутрішнього опису нумерують окремо.
Нумерацію аркушів виробляють в розгорнутому вигляді.
У правому верхньому куті, не зачіпаючи текст документа, чорним графітним олівцем проставляють порядковий номер.
Складені листи розвертають і нумерують у правому верхньому кутку.
Також нумерують лист будь-якого формату, підшитий за один край. Листи великого формату (більше ф. А4) за середину підшивати забороняється.
Креслення, діаграми, фото та інші ілюстративні матеріали, що представляють в справі самостійний лист, нумерують на зворотному боці в лівому верхньому кутку.
Лист, на якому документи наглухо наклеєні, нумерують як один лист: в правому верхньому куті.
Конверти з вкладеннями нумерують наступним чином: спочатку конверт, потім по черзі кожне вкладення.
Підшиті до справи документи з власною нумерацією годі й нумерувати, якщо вона збігається з порядковим розташуванням аркушів у справі.
Листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумерують в кожному томі окремо.
Якщо в процесі нумерації були допущені окремі помилки, допускається вживання літерних номерів. Наприклад, якщо два аркуші поспіль пронумеровані під одним і тим же номером, або листи пропущені при нумерації, то можна застосувати літерні номери.
При великій кількості помилок в нумерації листів проводять їх перенумерацию. При цьому старі номери акуратно закреслюють похилою рискою і поряд ставлять новий номер. До справи складають нову заверительную напис. Стару напис закреслюють і зберігають у справі.
Виносити заверительную напис на обкладинку справи або чистий оборот останнього аркуша справи забороняється.
Будь-які особливості нумерації обумовлюють в засвідчувального напису справи.
Заверительную напис складають після завершення нумерації аркушів справи. Її наявність в справі необхідно для обліку кількості аркушів і фіксації особливостей нумерації.
Лист-засвідчувач справи може бути заздалегідь виготовлений за допомогою мно-тивних техніки і вкладений в справу останнім листом, перед палітуркою або підшивкою.
Якщо справа була переплетено або підшито, лист-засвідчувач наклеюють за верхню частину на внутрішній стороні обкладинки справи.
У книгах заверительную напис складають на зворотному боці по-останньої чистого аркуша, в картотеках - на чистому аркуші формату картки, в журналах на останньому аркуші журналу або останньому аркуші журналу або останньому чистому аркуші.
Лист-засвідчувач в разі необхідності може бути вклеєна на внут-реннюю сторону обкладинки книги, журналу.
У засвідчувального напису вказують:
· Номер справи, до якого складений напис;
· Кількість (цифрами і прописом) пронумерованих аркушів;
· Кількість аркушів внутрішнього опису (при її наявності); окремо, через знак "+";
· Номери літерних листів і пропущені номери;
· Номери аркушів з наклеєними наглухо кресленнями, фото, діаграма-ми, вирізками і т.п .;
· Номери аркушів з наклеєними за край кресленнями, фото, діаграма-ми, вирізками і т.п .;
· Номери аркушів-креслень, фото і т.п .;
· Номера конвертів з вкладеннями і кількість вкладень;
· Номери пошкоджених листів і листів з будь-якими іншими осо-бенностями;
· Посаду упорядника з розшифровкою підпису;
Усі наступні зміни в фізичному стані і в складі справи відображають в засвідчувального напису.
При необхідності складають нову напис з посиланням на відповід-ний акт. Стару напис при цьому закреслюють, але зберігає в справі.