Оформлення справ - це комплекс робіт по їх переобліку, нумерації аркушів, складання засвідчувального напису, внутрішнього опису документів. Оформлення справ починається з моменту закладу Справи в діловодстві і завершується в процесі підготовки його до передачі в відомчий архів після закінчення календарного року, ь протягом якого справа була заведена.
Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства. Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.
Повному оформленню підлягають справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та справи з особового складу. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню. Їх допускається зберігати в швидкозшивач, без внут
ренней пересістематізаціі документів, без нумерації аркушів, а також без складання засвідчувального напису.
Повне оформлення справ включає: підшивку чи палітурку справи; нумерацію аркушів; складання засвідчувального напису (засвідчувального листа) справи; оформлення всіх реквізитів обкладинки справи.
На обкладинках справ (постійного, довготривалого зберігання і по особовому складу) вказується: найменування організації і її безпосередня підпорядкованість; найменування структурного підрозділу та його індекс; номер папки (індекс справи) за номенклатурою справ; заголовок справи; анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи); дата справи (тому, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи;
"Архівний шифр справи.
На обкладинках дев постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву і установи.
Назва установи на обкладинці справи пишуть повністю, із зазначенням підпорядкованості в називному відмінку (або вказують офіційно прийняте скорочене найменування).
Тема і номер справи переносять на обкладинку з номенклатури справ. При вертикальному способі зберігання номер справи проставляють і на корінці справи для зручності його пошуку.
У заголовках справ, що містять копії документів, повинна вказуватися їх копийность. Достовірність документів справи в заголовку не обмовляється. Якщо дані про копийности документів відносяться до всіх документів справи, то їх поміщають за заголовком (в рядок, • після точки, з великої літери). Якщо дані відносяться до частини / документів або до одного з них, то їх пишуть після опису до- - ментів (в дужках з малої літери).
В кінці кожної справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання для обліку кількості аркушів справи і фіксації особливостей їх нумерації на отделиюм аркуші складається за вірча напис. У ній цифрами і прописом вказується кількість пронумерованих аркушів і окремо через знак «+» (плюс) - кількість аркушів внутрішнього опису (при її наявності).
Засвідчувальний напис пишеться розбірливо, із зазначенням посади упорядника, дати упорядкування та підписується упорядником з розшифровкою підпису. Наступні зміни в складі і стані справи (недостача документів, приєднання нових, заміна і т.д.) відзначаються в засвідчувального напису з посиланням на відповідний акт.
Зразок листа-завірителя справи
ЗАТВЕРДЖУЮ
директор
Підпис І.І. Іванов Дата
У справу подшито і пронумеровано
У тому числі: літерні аркуші
(цифрами та прописом)
+ аркушів внутрішнього опису
Посада укладача завсрітельного листа
Підпис І. (Г Прізвище
Архівний шифр на обкладинках справ постійного зберігання проставляється ручкою (чорнилом) у відомчому архіві. Він ставиться тільки після включення справ в річні розділи зведених описів справ, затверджених експертною комісією відповідної установи державної архівної служби. До цього він проставляється олівцем.
Архівні шифри на обкладинках справ довгострокового (понад 10 років) зберігання та справ з особового складу проставляються чорнилом після включення справ в річні розділи зведених описів справ. Зведені описи до цього повинні бути схвалені експертною комісією установи, узгоджені з постійною експертною комісією відповідної установи державної архівної служби (дня описів лід по особовому складу) і затверджені керівником установи.
В архівному шифрі вказуються номер фонду, номер опису і номер справи.
В кінці діловодного року в оформлення обкладинки справи постійного або довготривалого (понад 10 років) зберігання вносяться необхідні зміни, додаткові відомості та уточнення.
Зразок оформлення обкладинки справи
Перед підшивкою справ з них видаляють металеві скріплення (шпильки, скріпки) і в кінці кожного вкладають чистий бланк форми аркуша-завірителя для засвідчувального напису. Всі аркуші справи нумеруються чорним графітним олівцем або нумератором у правому верхньому кутку. Лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист (навіть якщо він складений). Документ, складений навпіл і підшитий за середину, нумерується як два листи.
Справи постійного зберігання повинні бути переплетені і підшиті міцною ниткою у тверду обкладинку (папку) в 4 проколи. Не можна зашивати текст документа. У тих випадках, коли текст дуже близько підходить до краю аркуша і може бути пошкоджений при підшивці, до аркуша підклеюється смужка міцного паперу, за яку документ і буде підшитий.