Загальні вимоги до оформлення справ
Оформлення справи - підготовка справи до передачі на архівне зберігання.
Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства організації або іншими структурними підрозділами, в обов'язки яких входить заклад і формування справ, при методичної допомоги і під контролем архіву організації.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. При цьому повне оформлення справ передбачає:
підшивку чи палітурку справи;
нумерацію аркушів справи;
складання, в необхідних випадках, внутрішнього опису документів;
внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, при цьому допускається:
не проводити систематизацію документів у справі,
НЕ нумерувати аркуші справи,
й составлять завірчі написи.
При оформленні справи документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.
Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів або неформатних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами із зав'язками або в коробках.
При наявності в справі незатребуваних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. При наявності великої кількості таких документів, останні, вилучаються із справ, і на них складається окремий опис.
В кінці кожної справи підшивається чистий бланк листа-завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.
Нумерація аркушів справи
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених до справи, все листи цієї справи нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті листа простим олівцем або нумератором, причому цифри не повинні зачіпати текст документа. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
При нумерації аркушів справи необхідно дотримуватися таких правил:
листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо;
фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці на верхньому полі аркуша;
складений аркуш (формату А3, А2) розгортається і нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один лист;
лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один лист. При цьому в листі-засвідчувач справи вказується загальна кількість наклеєних фотографій і номери аркушів, на яких вони розташовані. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вставки тексту, переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо;
підшиті до справи конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується сам конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті;
підшиті до справи документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі;
чисті аркуші, службовці прокладками-роздільниками в справі, не нумеруються. Наприклад, якщо в одну справу подшито кілька особистих справ звільнених співробітників, то вони нумеруються наскрізною нумерацією, а чисті аркуші, що відокремлюють особисті справи один від одного, не нумеруються.
у випадках виявлення великої кількості помилок в нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація. При перенумерации листів старі номери закреслюються, і поруч ставиться новий номер аркуша, у кінці справи складається новий лист-засвідчувач, при цьому старий лист-засвідчувач закреслюється, але зберігається в справі;
при наявності окремих помилок у нумерації аркушів, в справах при підготовці їх архівом організації до передачі на державне зберігання допускається за погодженням з державним архівом вживання літерних номерів аркушів. При нумерації таких справ на незанумерованних листах ставиться номер попереднього занумерованих листа з додатком букв: а, б, в, г і т.д. (Літерні аркуші 5а, 10а, 10б).
При повторенні одного номера на кількох поруч розташованих листах до кожного номеру листа, починаючи з другого, також додаються літери а, б, в, і т.д. Наприклад, якщо при нумерації аркушів у справі два з них мають порядковий номер "10", то другий з них буде мати порядковий номер "10а".
Іноді при нумерації аркушів справи окремі листи виявляються пропущеними, тобто за номером 25 може бути поміщений лист з порядковим номером 27. У цьому випадку номери пропущених листів вказуються в листі-засвідчувач справи. Наприклад: "пропущені номери-26". Як було сказано вище, всі недоліки і виправлення нумерації зазначаються в аркуші-засвідчувач справи.