Головна »Кадрові документи» Наказ про зміну прізвища співробітника
Відділ або служба кадрів будь-якого підприємства несе відповідальність за коректність і своєчасне внесення відомостей про зміну персональних даних працівника, до яких відноситься прізвище. Її зміна може бути проведена в силу самих різних причин: при укладенні або розірванні шлюбу, вираженні власного волевиявлення громадянина та ін.
Всі документи, де присутні персональні відомості співробітника, в разі зміни його прізвища будуть підлягати переоформленню. Порядок в такій ситуації передбачає необхідність подачі працівником, який змінив прізвище, заяви в письмовому вигляді і вільній формі, з додатком копій підтверджуючих даний факт свідоцтв і документів. На підставі цього по підприємству видається наказ про зміну прізвища співробітника і як наслідок - переоформленні всіх необхідних документів.
структура наказу
Наказ про зміну прізвища складається у довільній формі, з дотриманням загальних правил і вимог до складання розпорядчих документів, і має:
- стандартний заголовок;
- назва самого наказу: формулювання можуть бути різними, але відображати суть розпорядження. Наприклад, «про внесення змін щодо персональних даних (зміні прізвища)» або інші варіанти, близькі за змістом;
- пояснювальну частину (преамбулу), текст якої містить відомості про обставини, які є підставою для внесення змін до персональних даних працівника. Наприклад, приводом для зміни прізвища послужив факт укладення або розірвання шлюбу, при цьому дані виданого органом РАЦСу свідоцтва вказуються в тексті документа;
- розпорядчу частину, де прописуються чіткі вказівки відповідальним (призначеним) особам внести зміни до персональних даних і всі документи, пов'язані з цими змінами;
- графи для проставлення віз.
Документи, що підлягають оновленню
Перелік основних документів, що вимагають коректування і змін при зміні персональних даних, включає:
- трудову книжку;
- журнал обліку руху трудових книжок;
- особисту карту співробітника;
- реквізити особового рахунку;
- трудову угоду і ін.
Крім іншого співробітнику повинно бути видано страхове свідоцтво (за формою ПУ-4).
Порядок внесення змін
Зміни в трудову книжку вносяться таким чином: відповідальний працівник кадрів однієї прямою лінією перекреслює застарілі дані і поруч робить новий запис. На внутрішній стороні обкладинки повинна бути проставлена відмітка про документ, на підставі якого відбулася зміна прізвища. Всі коригування і зміни завіряються працівником кадрової служби, із зазначенням дати і особистим підписом.
Внесення нових відомостей в трудовий договір (угоди) проводиться за допомогою складання додатка. Однак найкращим способом коригування даних буде зміна самого тексту договору, що визначено статтею 57 ТК РФ.
Поділіться з колегами: