Трапляється, що в установі або будь-якої фірмі потрібно з'їздити кудись. Найчастіше співробітники використовують в цих цілях таксі.
Здавалося б, дрібниця, проте ця дрібна деталь підлягає обліку, повинна бути правильно оформлена. Є безліч нюансів при використанні таксі в службових цілях. Розглянемо їх докладніше.
Поїздка на таксі. Необхідність або надмірність?
Не завжди фірма здатна надати службову машину для своїх співробітників, це звичайна практика. Теж саме можна сказати про особистому транспорті працівників, він не завжди є в наявності. Однак поїздки у службових справах часто необхідні.
Міг би виручити громадський транспорт, але є одна деталь: не завжди поїздки на громадському транспорті доречні, так як можуть перевозитися документи, будь-яке майно організації, та й виглядають такі поїздки не завжди коректно, особливо, якщо на громадському транспорті добиратися, наприклад , на зустріч з партнерами.
У таких випадках виручити може виклик таксі.
Найчастіше, надмірністю таксі може виявитися тоді, коли для доходів фірми візництво співробітників за допомогою таксі виявиться надто витратним. Виходити з цієї точки зору може не тільки керівник, але і податкові служби, і цього варто побоюватися, так як подібні витрати можуть бути не враховані для оподаткування.
випадки доцільності
Не так вже й багато випадків, при яких доречно використання таксі. Головними умовами, при яких таке можна вважати можливим, є принесена ефективність, дохід від результату або раціональність.
Доцільність поїздок оцінювати може сама фірма, однак вона повинна бути доказова або обґрунтована для податкової служби з огляду на списання витрат на них.
Тому поїздку на таксі вважати доречною в тих випадках, коли причинами для них є:
- відсутність прямого маршруту до аеропорту або вокзалу, звідки слід відбути у відрядження, або складність маршруту громадського транспорту;
- перевезення великого багажу;
- перевезення предметів високої цінності або важливих документів;
- терміновість рішень по господарської діяльності підприємства або можливість її зриву (наприклад, поставки матеріалів);
- відсутність доступу до іншого транспорту, тобто в пізній час доби, що може також підтвердити чек, виданий таксистом, який необхідно прикласти до службової записки;
- терміновість проведеної зустрічі з контрагентами і нерегулярність їзди громадського транспорту
Перевищення повноважень
Перевищити свої повноваження при витратах на таксі співробітник може в тому випадку, якщо дані витрати виявляються невиправданими. Це можливо в декількох випадках. По-перше, це може бути надумана необхідність в такій поїздці. Наприклад, добратися в потрібне місце можна було за допомогою громадського транспорту або пішки.
Також враховується час при з'ясуванні причин використання таксі, тобто його було досить, щоб скористатися громадським транспортом і не було ніякої необхідності в поспіху.
Невиправданість витрат може з'ясуватися при розрахунку маршруту, яким слідував співробітник на таксі. Якщо маршрут був довший або мав безпричинні зупинки і очікування, наприклад, а підстав для цього немає. Іншими словами, при поїздці працівник підприємства дозволяв якісь особисті завдання, а не виробничі.
У разі, якщо витрати грошових коштів, які поніс співробітник, виявляються невиправданими, керівник має право на утримання з його заробітної плати або зробити догану зазначеного працівника.
Проведення за депонованої зарплати здійснюються в момент нарахування. Детальніше тут.
Службова записка на оплату таксі
Службова записка необхідна для діалогу між відділами організації, коли недостатньо просто висловити вимогу, побажання або нужду, а важливо задокументувати звернення від нижчестоящого особи до вищестоящого. У випадку з компенсацією за проїзд на таксі потрібно писати службову записку. Її, як правило, направляють безпосередньо начальству, вказуючи причину для відшкодування і зв'язок з діяльністю фірми.
Зразок службової записки на оплату таксі:
Про оплату таксі
Доводжу до вашого відома, що була здійснена поїздка у відрядження. Прошу про компенсацію проїзду на таксі до аеропорту, оскільки виліт був здійснений в пізній час доби.
Посада ________________ Сидоров С.С.
обгрунтування проблеми
Важливо, яким чином будуть викладені підстави в службовій записці. Природно, що це обгрунтування має бути правдивим і містити незаперечні факти, що підтверджують неможливість використання іншого транспорту, громадського, наприклад.
Обгрунтування може будуватися на основі типу службової записки: пояснювальна (за тим самим досконалим діям) або доповідна (яка запитує дозвіл на дію).
У записці необхідно вказати мету поїздки, причину, чому для неї потрібні були послуги таксі. Тут можна вказати одну з вищевикладених причин. У службовій записці обов'язково повинен бути вказаний точний маршрут, місця і причини для можливих пересадок, сума, яка буде потрібно або потрібна, дата і час, щоб підтвердити обґрунтованість виробничих процесів.
Кому подавати?
З приводу відшкодування витрат на таксі потрібно звертатися саме зі службовою запискою, звернена вона повинна бути не до бухгалтеру, як може здатися на перший погляд, а безпосередньо до керівника. Бухгалтер здійснює надалі розпорядження керівника по компенсації витрат на транспорт.
Керівник же в свою чергу зобов'язаний оцінити обґрунтованість здійснених витрат і поставити свою резолюцію: схвалити або ж відмовити в компенсації.
При схваленні пропозиції співробітника керівник виносить рішення і виписує наказ, відповідно до якого діє бухгалтер, здійснюючи виплату витраченого працівникові.
Супровідні документи
До службовій записці до її схвалення і згодом повинні додаватися супровідні документи.
В першу чергу, таким документом є чек від таксиста, в якому вказані кілометраж, витрати палива, час, коли був виданий чек, а також дані фірми і самого водія, де можна ще раз уточнити всю необхідну інформацію.
До супровідних документів варто докласти квиток на поїзд чи літак, де вказано час відбуття. Також зазвичай додається наказ керівника організації на відрядження, де вказується і необхідність використання таксі, і службова записка.
Подальші дії керівника
До речі, про накази. Роль керівника чітко пов'язана саме з ними, оскільки його слово є вирішальним. Наказ про компенсацію витрат співробітнику виписується керівником, і він відноситься до дій, що здійснюються після отримання службової записки від співробітника.
Керівник має право виплатити працівникові компенсацію за проїзд в таксі, якщо:
- поїздка пов'язана з відрядженням,
- поїздка пов'язана зі службовою необхідністю.
Виконання викладеного в наказі покладається керівником на працівника бухгалтерії.
Відповідно до наказу співробітник зобов'язаний заповнити надану бухгалтером форму авансового звіту, яку застосовують при видачі працівникові коштів на господарські та адміністративні потреби, і вказати витрачену суму.
До авансового звіту додаються всі документи, які підтверджують економічну обґрунтованість видачі грошових коштів. До них відносяться всі чеки, транспортні та інші виправдувальні документи.
Бухгалтер зобов'язаний перевірити всі дані, підтвердити, що цільове витрачання грошових коштів було виправданим, а також вивчити всі супровідні документи, правильність оформлення та суму. Також бухгалтер зобов'язаний вказати на зворотному боці звіту суму витрат, прийняту до обліку. Перевірений звіт надається керівнику, який його затверджує, потім бухгалтер його приймає до обліку. Компенсація видається працівникові за касовим ордером.
Залишок від невикористаного авансу здається співробітником за допомогою прибуткового касового ордера. За видатковим касовим ордером співробітнику бухгалтерії може бути зданий перевитрата за авансовим звітом. На підставі авансового звіту відбувається списання грошових сум.
Кожен підприємець повинен знати, як зняти ККМ з обліку. Дивіться тут.
Керівник виписує наказ на відшкодування витрат на таксі співробітнику, а не хтось інший. Форма написання наказу є вільним, не уніфікованої і проводиться на папері формату А4.
Керівник підприємства, якщо такі ситуації непоодинокі, може виписати спільний наказ про процедуру виплат компенсації витрат співробітникам, керуючись яким буде діяти бухгалтер.
В цьому випадку можна буде точно визначити, що саме і в який термін зобов'язаний зробити працівник, щоб отримати свою компенсацію, які документи прикласти. Таким наказом можна передбачити конкретні ситуації, при яких члени трудового колективу зможуть використовувати таксі, не отримуючи попередньо кошти під звіт.
Ще варто відзначити, що керівнику, схвалюють поїздку на таксі, варто згадати в ряді причин і той факт, навіщо взагалі потрібен був сторонній транспорт. Тобто слід пояснити, що фірма не містить службового транспорту, а співробітники не мають особистого.
оподаткування
Розрахунок податків з компенсацій співробітникам проїзду на таксі здійснюється відповідно до системою оподаткування, що використовується організацією. При розрахунку не враховується НФДЛ в повному обсязі, так як витрачаються працівником засобу на поїздку в таксі не є його особистою економічною вигодою.
Якщо фірма використовується загальну систему оподаткування, значить податок на прибуток становить 20%.
При розрахунку загального прибутку бухгалтер вираховує витрати, які зменшили прибуток, понесені в результаті принесла дохід установі діяльності, в тому числі і перевищена оплата за проїзд, серед яких витрата на проїзд в таксі.
Щоб їх можна було враховувати по ОСН, необхідно подати такі документи:
- бланки суворої звітності (ордера, авансовий звіт),
- квиток на поїзд, літак або інший транспорт (якщо такі були),
- касовий чек,
- службова записка.
Якщо організація використовує спрощену систему страхування, оподаткування витрат на проїзд в таксі буде залежати від об'єкта, неоподатковуваного.
- об'єкт «доходи» - в цьому випадку витрати на проїзд в таксі не впливають на податкову базу
- об'єкт «доходи мінус витрати» - необхідно заплатити 15% від загальних доходів, виключаючи витрати. В цьому випадку витрата на таксі дійсно грає роль, але його необхідно підтвердити документально. Також податкову базу зменшують суми з податку доданої вартості
При проходженні системі оподаткування ЕНВД оплата проводиться за поставлений дохід. Отже, витрати на проїзд не впливають на податкову базу. Якщо витрати на таксі не мають документального підтвердження, в цьому випадку підприємство має право відшкодувати їх своєму співробітникові, але розрахунок податків буде вестися інакше і враховуватися такі витрати не будуть.