Кожен роботодавець щодня стикається з досить складним завданням, а саме - поєднати співробітників і забезпечити стабільну роботу організації. Для успішної діяльності необхідно не тільки ретельно відібрати персонал, а й керувати ним з розумом. Звичайно ж, гарне начальство завжди знає, як застосувати таланти своїх працівників, і заслужено користується повагою підлеглих.
Тільки ніколи не буває гладко абсолютно все, і вкрай неприємно, коли проблеми виникають саме з найнятими працівниками. Безвідповідальність з їх боку може проявлятися по-різному, але в нашій статті ми розглянемо саме прогул. Як правильно оформити акт про прогул? Як оформити наказ за прогул без звільнення, дотримуючись всіх необхідних правил? Про все це - далі в нашій статті.
Які дії зробити в першу чергу?
Якщо присутність працівника було необхідно на конкретному робочому місці, а відсутність може поставити під загрозу всю роботу організації, то в першу чергу, звичайно ж, необхідно забезпечити заміну. Після цього вже потрібно з'ясувати, чи є відсутність конкретного співробітника на робочому місці (зміні) прогулом.
Що є прогулом?
Згідно з чинним законодавством, прогулом вважається відсутність:
- Протягом більш ніж чотирьох годин;
- Протягом усього робочого дня (зміни);
- Унаслідок самовільного відходу у відпустку без оповіщення (або самовільного призначення собі відгулу);
- Після подачі заяви на звільнення за власним бажанням. тобто ігнорування необхідного терміну «відпрацювання» тривалістю в два тижні;
- Через відсутність попередження про бажання розірвати строковий трудовий договір або ігнорування встановленого ним строку.
Факт прогулу фіксується у вигляді акта, про правильне складання якого ми розповімо нижче.
Крім вищеописаних характеристик прогулу, у працівника не повинно бути вагомих причин для відсутності на його робочому місці. Тобто він або не може довести свою неявку в призначений час, або не має можливості підтвердити звану їм причину.
Що не буде вважатися прогулом?
Звичайно ж, в деяких випадках неявка не вважатиметься прогулом. Законодавчо прогулом не може бути оголошено відсутність на робочому місці через:
Звичайно ж, до вагомих причин можна віднести і хвороба співробітника. У такому випадку йому необхідно буде підтвердити свою непрацездатність медичною довідкою.
Повний список причин, які є досить вагомими для невиходу роботу, призначається кожним конкретним підприємством. Законодавчо подібний перелік чітко не позначено, з цієї причини в разі виникнення конфлікту необхідно детально вивчити не тільки трудовий договір, але і загальні внутрішні правила організації.
Як правильно документально оформити факт прогулу?
Після того як стало відомо про відсутність працівника, потрібно в першу чергу документально зафіксувати прогул. Наявність офіційного паперу необхідно для правомірного призначення дисциплінарного стягнення. Тобто перед оформленням наказу про звільнення за прогул потрібно скласти акт або доповідну записку, яка буде обґрунтуванням для призначення такої міри покарання.
Оформлення акту про прогул співробітника
- Дані керівника, який склав документ;
- Прізвище, ім'я, по батькові та посада співробітника. який скоїв порушення;
- Дата невиходу на зміну;
- Час відсутності порушника на встановленому робочому місці. Якщо він все ж з'являвся, то вказується час прибуття і відходу. Якщо не вийшов на зміну зовсім, то вказується повне час відсутності;
- Дата і час складання акта. Він може бути складений як в день порушення, так і на наступний день;
- Підписи трьох співробітників, які запевнили акт. Дані кожного з підписали працівників так само, як і дані порушника, вказуються разом з займаними посадами.
Крім вищеописаних пунктів, в акті може бути присутнім окрема графа для зазначення причини відсутності. Стандартно в ній вказується «неявка з нез'ясованих причин», скорочено «НН».
Перевірка інформації за фактом порушення
Перед складанням наказу за прогул необхідно отримати відповідь від порушника або вжити заходів по його отриманню. Якщо співробітник вийде на зв'язок і самостійно виявить бажання обгрунтувати свою відсутність, то йому буде потрібно написати пояснювальну із зазначенням причин. До неї також можуть бути додані підтверджуючі документи. Термін для надання пояснювальній становить в середньому близько двох днів.
Якщо за цей час порушив порядок працівник не надав своєму керівнику або організації пояснювальній самостійно, необхідно запросити у нього причину. Тобто, навіть якщо працівник не виходить на зв'язок або не бажає відповідати, організація повинна направити за місцем його реєстрації телеграму із запитом. У ній повинна міститися прохання обґрунтувати відсутність (неявку) співробітника на робочому місці в призначений час.
Непоодинокими бувають і ситуації, коли працівник відмовляється давати обґрунтування або називати причини неявки. В такому випадку необхідно документально зафіксувати його відмову, склавши окремий акт. Або ж, якщо нормами підприємства передбачений інший документ для цих цілей, можна використовувати папір іншого формату складання.
Наказ про дисциплінарне стягнення за прогул
Після з'ясування інформації та оформлення її в необхідній формі складається наказ про дисциплінарне стягнення за прогул. Він повинен бути виданий не пізніше ніж через місяць з моменту самого порушення. У більшій частині випадків у якості покарання за даним грубого порушення призначається дисциплінарне стягнення у вигляді звільнення співробітника, однак наказ за прогул може бути і без звільнення.
В такому випадку в якості покарання за порушення трудової дисципліни можуть бути застосовані:
- зауваження;
- догану;
- Позбавлення права додаткової надбавки (винагороди за вислугу років, премії, інший не гарантованою законодавчо виплати) або зниження розміру одноразової винагороди до встановлених законодавством норм.
Крім цього, після винесення наказу до цього співробітника не можуть бути застосовані заходи заохочення. Подібне правило, включаючи позбавлення як частини, так і повної суми премії, діє протягом встановленого терміну покарання.