- апостилювання
- консульська легалізація
- відсутність формальностей
Форма легалізації залежить від держави, де документ буде використовуватися. Країни - учасниці Гаазької конвенції визнають проставлення апостиля як достатню процедуру легалізації документа. До них відносяться країни Європи, США, в тому числі Росія. Інші країни вимагають проходження багатоступінчастої процедури консульської легалізації, де фінальної інстанцією, що засвідчує документ, завжди є консульство тієї країни, для якої і призначається документ. До таких країн належать арабські країни, країни Азії, Африки і Латинської Америки, Канада. У будь-якому випадку дивіться список країн - учасниць Гаазької конвенції для того, щоб визначити, чи підлягає ваш документ апостилюванню або консульської легалізації. Також відзначимо, що дане правило застосовується лише до офіційних документів, тобто виданих державними органами.
Документи, видані в Росії і призначені для надання офіційним органам інших держав (учасниць Гаазької Конвенції), засвідчують в особливому, спрощеному порядку. Цей порядок полягає в наступному: уповноважені органи Російської Федерації проставляють спеціальний штамп (апостиль), який не вимагає подальшого засвідчення або легалізації та визнається офіційними установами всіх держав-учасниць Конвенції.
Апостиль "засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріплено документ" (ст. 5 Гаазької Конвенції). Документ, на якому проставлено апостиль, може бути використаний в будь-який з країн-учасниць Гаазької Конвенції.
Апостиль проставляється на вільному місці в кінці самого документа або на окремому аркуші, що скріпляється з документом документом. При цьому на кожному окремому документі проставляється тільки один апостиль.
Апостиль має форму квадрата зі стороною не менше 9 см.
У Росії апостиль на переклади документів проставляють такі державні органи:
- Міністерство юстиції РФ - ставить апостиль на документи, які мають бути вивезені з країни, що відправляються федеральними органами державної влади, юридичними та фізичними особами, нотаріально засвідчені. Дані органи проставляють апостиль довідки про несудимість.
- Територіальні органи Мін'юсту Росії - здійснюють проставлення апостиля на переклад документів, що відправляються територіальними відділами федеральних органів влади, органів державної влади регіонів РФ, нотаріусами та органами місцевого самоврядування.
- Міністерство оборони РФ - проставляє апостиль на документи про роботу або військову службу в Об'єднаних Збройних Силах СНД, Збройних Силах РФ і ВС Союзу РСР, які видаються в Росії.
- Федеральне агентство Росії - здійснює апостилювання архівних довідок, виписок і копій архівної документації, підготовленої федеральними державними архівами.
- Уповноважені органи виконавчої влади регіонів РФ - здійснюють легалізацію апостилем довідок і виписок, виконаних щодо документації підвідомчих архівів.
- Федеральна служба з нагляду в сфері освіти і науки - проставляє апостиль на диплом, довідку, атестат і т.д. У Міністерстві освіти апостиль диплома проставляється також для підтвердження наукових ступенів і звань.
- Органи ЗАГС регіонів РФ - виконують апостилювання свідоцтв про реєстрацію акта цивільного стану.
Також проставляти апостиль на переклади документів можуть Міністерство внутрішніх справ РФ і Генеральна прокуратура РФ.
Увага!
Проставлення штампу "Апостиль" на документ завжди здійснюється на території лише тієї країни, в якій він був виданий і / або оформлений.
Апостилювання документів, виданих або оформлених за межами Російської Федерації або СРСР в період його існування, в Росії неможливо.
Консульська легалізація необхідна для того, щоб підтвердити, що вихідний документ, спрямований за кордон, відповідає законам країни, державні органи якої видали або склали даний документ. Документ, який пройшов легалізація в одній державі, отримує статус юридично дійсного документа в іншому. Легалізація полягає в поетапному завіренні підпису посадової особи та печатки організації, до якої належить ця посадова особа.
На відміну від апостиля консульська легалізація застосовується при документообіг з організаціями, що відбуваються з країн, які не є учасницями Гаазької конвенції про скасування вимог легалізації іноземних офіційних документів. У порівнянні з апостилем, є більш складною двосторонньої процедурою.
Етапи легалізації документа:
- Посвідчення у нотаріуса (разом з перекладом і посвідченням підпису перекладача). У нотаріальній конторі на території Російської Федерації завіряється копія документа і вірність його перекладу на іноземну мову
- Посвідчення підпису та печатки нотаріуса Міністерством юстиції Російської Федерації
- Посвідчення друку Мін'юсту і підпису уповноваженої посадової особи в Консульському Департаменті МЗС РФ
- Подальше посвідчення в консульстві держави, що приймає вихідний документ
Консульська легалізація необхідна для того, щоб підтвердити, що вихідний документ, спрямований за кордон, відповідає законам країни, державні органи якої видали або склали даний документ. Документ, який пройшов легалізація в одній державі, отримує статус юридично дійсного документа в іншому. Легалізація полягає в поетапному завіренні підпису посадової особи та печатки організації, до якої належить ця посадова особа.
На відміну від апостиля консульська легалізація застосовується при документообіг з організаціями, що відбуваються з країн, які не є учасницями Гаазької конвенції про скасування вимог легалізації іноземних офіційних документів. У порівнянні з апостилем, є більш складною двосторонньої процедурою.
Випадки, коли легалізація перекладу документа не потрібно
Легалізація документа не потрібно тільки в наступних випадках:
- установа, в яке ви представляєте документ, не вимагає його легалізації;
- між Росією і державою, на території якого буде пред'явлений документ, укладений двосторонній договір, який скасовує вимогу легалізації;
- коли легалізація документа неможлива через його виду / типу / характеру.
У всіх інших випадках легалізація документа для його відправки за кордон обов'язкове.