Розглянемо докладніше контрольовані матеріали для зовнішньої аудиторії.
Вимоги до написання листа
Види ділових листів:
- Інформує лист;
- Інформаційне (новинне) лист, інформаційний реліз;
- Рекомендаційний лист;
- Супровідний лист;
- Лист-заяву;
- Лист-прохання.
- Бізнес - реліз для фірм - партнерів або колег, які можуть зацікавитися містяться в релізі інформаційним матеріалом. У ЗМІ зазвичай не надсилається.
- Спеціальний реліз для споживачів з інформацією про товар або послугу, який поширюється прямою розсилкою поштою, або розміщується в місцях продажів або надання послуг.
- Фінансовий реліз, який містить інформацію про фінансове становище фірми. Призначений в першу чергу для акціонерів. Але він може представляти інтерес і для більш широких верств.
Запрошення. Запрошення на участь в будь-якому заході (виставка, презентація, прес конференція) друкується на одній стороні аркуша паперу або напівкартон. в складеному вигляді легко поміщається в поштовий конверт. Доставляються або поштою, або кур'єром.
Проспект, буклет. У російській мові не існує будь-якого принципового відмінності в значеннях слів «проспект» і «буклет». Для простоти викладу далі буде використовуватися слово «проспект» за функціональним призначенням виділяють наступні види проспектів:
Стандартне побудова проспекту можна представити таким чином:
- Скільки б не було сторінок в проспекті, перша, титульна сторінка, як правило, не містить великої за обсягом тексту. Тут дається назва, ілюстрація, логотип та слоган організації.
- Всі внутрішні сторінки будуються однотипно і складаються з комбінації тексту та ілюстрацій; цілком допустимо використання заголовків і підзаголовків тексту на кожній внутрішній сторінці.
- Не рекомендується накладення тексту на кольорову ілюстрацію, так як це ускладнює читання. З цієї ж причини не рекомендується використовувати шрифт тільки з великих літер для всього тексту.
Брошура. Під цим терміном найчастіше мається на увазі друковане видання у вигляді книжки малого формату, що містить не більше 8 - 10 сторінок, прошитих і скріплених металевими скріпками. Поширюється організацією або як самостійний продукт, або в пакеті з іншими матеріалами.
Завдання брошури - викликати інтерес, відповісти на якісь питання і вказати подальші джерела інформації. Брошури створюються з метою освіти, інформування та переконання.
Будь-яке звернення повинно бути орієнтоване на певну цільову аудиторію. Тому стиль, лексика тексту і оформлення повинні відповідати особливостям сприйняття цільової аудиторії.
При складанні брошур необхідно:
- Структурувати текст;
- Ретельно продумати шрифт і не використовувати курсив (курсив заважає швидкому читанню)
Крім тексту листівка дуже часто містить графічну інформацію (логотип фірми або ілюстрації), але зв'язок між текстом і зображенням повинна бути ясна і прозора. Якщо листівка носить чисто інформаційний характер, можна застосувати більш великий шрифт, так як обсяг інформації невеликий. Якщо ж листівка містить інформацію роз'яснювального або консультаційного характеру, шрифт буде більш дрібним.
Листівки розмножуються зазвичай в самій компанії шляхом ксерографии. Якщо потрібна висока якість друку, доводиться користуватися послугами друкарні.
Заявка та пропозиція. Подібні документи складаються в тих ситуаціях, коли нам необхідно що - або отримати. Зазвичай вони починаються з опису ситуації, в якій знаходиться компанія в даний момент часу, іноді наводяться причини та дається обгрунтування поточної ситуації. Потім наводяться шляхи, за допомогою яких організація планує вийти з даної ситуації. Точний розрахунок необхідних коштів додається разом з потребою в людських ресурсах і календарним планом реалізації проекту.
Деякі асоціації, фонди та центри мають спеціальні бланки для оформлення заявок. Але і в цих жорстких рамках укладачі домагаються чудових результатів.
Розглянемо контрольовані організацією внутрішні матеріали.
Звіт. Звіти можуть призначатися як внутрішньої, так і зовнішньої аудиторії. Незважаючи на різне цільове призначення, можна виділити наступні основні частини звіту:
а) Зробити основний упор на досягнення за минулий календарний термін;
б) Пояснити, як діяльність за минулий період пов'язується з основною місією і цілями організації;
в) Порівняти досягнення цього звітного періоду з попередніми періодами. Або відзначити високі результати, або пояснити причину зниження ефективності;
г) На підставі викладеного окреслити перспективи розвитку організації на майбутнє;
д) Дати додаткову інформацію щодо участі персоналу в діяльності організації з точки зору зацікавленості, взаємин, загального клімату.
Не менш важливо оформлення звіту. Відсутність орфографічних помилок і друкарських помилок, спокійний діловий стиль, використання лексики, що відповідає цьому стилю, доказовість усіх висновків великою мірою можуть сприяти наданню звіту додаткової ваги і переконливості.
Інформаційний листок, ньюслеттер, бюлетень. Ці три назви в різних організаціях позначають один і той же тип документа. Які ж цілі він переслідує?
- Інформування про справи організації і події в них відбуваються. Чим швидше співробітники отримають інформацію про речі, безпосередньо зачіпають їх інтереси, тим краще. І дуже важливо, що вони отримують цю інформацію з перших джерел.
- Мотивація співробітників. Показати співробітнику, що він - частина однієї великої родини - компанії. Що керівництво дбає про кожного з них, що труднощі кожного - не тільки його особиста справа.
- Отримання зворотнього зв'язку.
Бюлетень для внутрішньої аудиторії містить приблизно наступну інформацію;
- 50% - інформація про діяльність самої організації в даний час;
- 20% - інформація про діяльність, спрямовану на співробітників (рівень професіоналізму співробітників, премії, надбавки);
- 20% - інформація про зовнішнє середовище (партнерах, конкурентах);
- 10% - інформація особистісного характеру (підвищення в посаді, перехід співробітника з відділу у відділ, вихід на пенсію, звільнення)
Можна виділити основні елементи і розділи, характерні для будь-якого ньюслеттера:
Чи не контрольовані організацією PR - матеріали, призначені для засобів масової інформації
Лист до редакції
Мета такого листа - спростувати погляди опонентів, переконати читачів газети в правильності своїх поглядів, знайти прихильників і т.д. Загальний тон листа повинен бути поважним і діловим.
Медіа, ньюс-, прес-реліз
Ньюс-реліз повинен бути форматувати наступним чином:
При написанні ньюс-релізу:
- Не слід зловживати використанням спеціальної термінології;
- Перед відправкою кілька разів перевірити з точки зору стилю, орфографії, відсутності повторень, послідовності і логічності викладу.
- Для різних ЗМІ ньюс-релізи повинні писатися з урахуванням специфіки видання.
Вид письмового матеріалу, мета якого - проінформувати про історію виникнення і розвитку компанії, дати додаткові відомості за будь - яким приводу або ситуації, які пов'язані з діяльністю організації в даний час.
Зауваження за формою і змістом:
- Завжди присвячений одній і тільки одній темі.
- Завжди заснований на незаперечних фактах.
- Може займати чотири - п'ять сторінок, його довжина залежить від обсягу інформації, що передається.
- Текст рекомендується супроводжувати статистичними даними, таблицями і графіками, якщо вони роблять текст більш переконливим. Іноді всі ці документальні відомості даються в бекграундера у вигляді додатку.
- Тема і підзаголовки - обов'язкова складова тексту бекграундера
- Уникайте спецтермінологіі.
- .у випадках, коли Бекграундер присвячений діяльності окремого співробітника і його вкладу в розвиток організації, хронологічне розташування матеріалу виявляється найбільш прийнятним.
- Не прийнято включати приватні думки і оцінки.
- Друкується від третьої особи, стиль - діловий.
Факт - лист. У стислому вигляді передає основну інформацію про організацію, пов'язану з яким - небудь подією, повідомляє додаткові відомості для більш повного розуміння та оцінки цієї події цільовою аудиторією. За змістом розрізняють три основних типи факт - листів:
- повідомляються найважливіші відомості з історії та розвитку організації, основні дати і імена;
- наводяться факти, що стосуються діяльності організації в даний час, пояснюється її місія і цілі, прибутки, продукція, яку постачають ключові фігури;
- дається конкретна інформація про будь - якому проекті, подію і заходах, запланованих на найближчий час.
Обсяг факт - листа не перевищує однієї сторінки. Якщо весь текст не поміщається на одній сторінці, закінчення поміщають на зворотному боці аркуша.
Медіа, ньюс-, прес-, кит. Папка, набір документів, що розсилається (роздають) цільової аудиторії. Мінімум документів в кита повинен бути зведений до наступного: