Як показує практика, це питання турбує не тільки звільняються працівників, але, і бухгалтерів, які відповідальні за нарахування грошей. Тому необхідно розібратися, як відбувається обчислення належних працівникові сум і коли виплачується компенсація за неотгуленний відпустку.
самостійні розрахунки
Складні на перший погляд речі, іноді виявляються досить простими, щоб їх можна було застосовувати самостійно. Іншими словами, працівник може сам розрахувати, скільки йому заборгувала підприємство. Для цього достатньо знати кілька ключових моментів. Один з них це кількість місяців, які співробітник відпрацював за трудовим договором. Якщо з моменту прийому на роботу пройшло 11 місяців, тоді працівник має право розраховувати на отримання компенсації за рік.
Для обчислення суми відшкодування можна використовувати наступну формулу:
де S - сукупний дохід працівника за рік,
К - кількість днів звільнення
Щоб було зрозуміліше, потрібно розглянути практичний приклад. Припустимо, співробітник Никифоренко С. відпрацював 11 місяців в ТОВ «Арсенал». Розмір його річного доходу дорівнює 312 тис. Руб. Розрахунок компенсації проводитися наступним чином:
Як видно, розмір покладеної компенсації становить 26530,61 руб.
Але, як бути, якщо співробітник відпрацював у роботодавця менше ніж 11 місяців. Тут потрібно застосовувати наступну формулу:
Де S - сукупний річний дохід працівника, Кн - кількість днів відпустки, що обчислюється за формулою:
Де Н - кількість відпрацьованих місяців.
Приклад. Припустимо, співробітник Сергєєв Н. відпрацював 9 місяців в ТОВ «Ютапласт». Розмір його річного прибутку склав 225 тис. Руб. Розрахунок кількості відпрацьованих днів проводитися наступним чином:
Отриманий результат округляється до 21 робочого дня. Розрахунок компенсації здійснюється наступним чином:
Як видно розмір компенсації звільненого співробітника становить 13392,85 руб.
Як розрахувати компенсацію підприємству?
Для обчислення суми відшкодування бухгалтеру також потрібно використовувати вищевказану формулу. Але, може виникнути питання про списання компенсації за неотгуленний відпустку за рахунок резервів, створених для майбутніх витрат по оплаті праці.
Однак платник податків, може, для обчислення податку на прибуток створити окремий резерв по оплаті відпусток.
У облікову політику підприємства має бути відображений:
- спосіб резервування;
- розмір граничних відрахувань;
- помісячний відсоток відрахувань.
Окремо потрібно розглянути ситуації, коли компенсація за неотгуленний відпустку працівнику не проводиться:
- Якщо був проведений переклад зовнішнього сумісника на основне місце роботи на підприємстві.
- Якщо працівник відпрацював менше половини місяця.
- Якщо виконання робіт здійснюється за цивільно-правовими договорами.
Однак якщо сумісник написав заяву на звільнення, а пізніше звернувся з проханням про прийом на роботу, тоді підприємство повинне провести нарахування компенсації. Що стосується розрахунків суми компенсації, то тут необхідно виходити з положень ТК РФ. Тому роботодавець зобов'язаний щорічно надавати співробітникам відпустку тривалістю 28 днів.
Якщо виникає необхідність перенести відпустку на більш пізній період, то це можна робити тільки за згодою сторін.
Однією з причин такого маневру може бути відсутність можливості замінити співробітника. Як наслідок якщо він піде у відпустку, то підприємство може зазнати серйозних матеріальних збитків.
Перенесений відпустку співробітник повинен використовувати не пізніше ніж через 12 місяців після закінчення того року, в якому було представлено щорічне звільнення (ст.124 ТК РФ). Тому як закон забороняє роботодавцеві не відпускати працівника у відпустку на протязі 2 років поспіль. Якщо говорити про осіб, яким виповнилося 18 років або працівниках з важкими умовами праці, то їм відпустка має бути надана щорічно. Якщо з якихось причин відпустка не був використаний, тоді роботодавець зобов'язаний провести виплату компенсації за невикористані дні звільнення. Однак якщо говорити про заміну відпустки компенсацією, то законодавець встановив певні обмеження.
Не може бути проведена заміна щодо:
- вагітних жінок;
- працівників, яким не виповнилося 18 років.
Повертаючись до питання розрахунку розміру компенсації необхідно відзначити, що окремі організації виробляють математичні розрахунки зі зміщенням центру ваги в бік зменшення оподатковуваної бази. Інакше кажучи, підприємства відображають в колективному договорі інший спосіб розрахунку, в основі якого лежить не 12, а 11 робочих місяців. Відсутній місяць відводиться на період відпустки.
Як наслідок розрахунковий коефіцієнт збільшується з 2,33 до 2,55 (28 дн. / 11 міс.).
Звичайно, такий спосіб розрахунку не погіршує становище співробітника, що звільняє. Однак її застосування позначається на збільшенні витрат з оплати праці. Тому фіскальний орган може угледіти тут зменшення оподатковуваної бази з податку на прибуток.
У питанні оподаткування також потрібно звернути увагу на ПДФО. При нарахуванні компенсації підприємство зобов'язане утримати цей податок. Так як виплачується відшкодування не відноситься до доходів, звільнених від оподаткування. Сюди також відносяться страхові внески, які підлягають утриманню з працівника (ст.9 Закону).
Законодавство
Нормативним актом, що регулює трудові відносини між працівником і роботодавцем, є ТК РФ. Порядок надання звільнень затверджений ст.122 ТК РФ. Тривалість відпустки закріплена положеннями ст.115 ТК РФ. Заміна щорічного звільнення грошовим відшкодуванням здійснюється в порядку встановленому ст.126 ТК РФ.
В яких випадках?
Підставою для нарахування компенсації може бути:
- звільнення співробітника;
- письмова заява працівника;
- переклад співробітника на роботу до іншого роботодавця.
Звільненому працівникові виплата компенсації проводиться в тому випадку, якщо він не встиг використати належні дні відпустки. Сюди також входять дні додаткової щорічної звільнення.
Другий варіант передбачає виплату компенсації за дні, що перевищують встановлений законом кількість днів відпустки. Іншими словами, якщо працівнику покладався відпустку тривалістю 40 днів, а він відгуляв всього 28 днів. то роботодавець повинен відшкодувати невикористані дні звільнення.
Документальне оформлення (наказ)
При звільненні працівника роботодавець повинен оформити відповідне розпорядження. Підставою для складання наказу є заява працівника. У розпорядженні необхідно відобразити рішення про заміну частини неотгуленного відпустки грошовим відшкодуванням. Нормативними актами не передбачено уніфікованої форми цього документа, тому керівник підприємства може скласти його в довільній формі.
Однак в наказі потрібно відобразити такі дані:
- П. І. Б. працівника;
- займану посаду;
- реквізити розпорядження;
- кількість відпускних днів, що підлягають заміні;
- посилання на заяву співробітника.
оподаткування доходів
Будь-яке підприємство, будучи податковим агентом, зобов'язаний утримати ПДФО при нарахуванні працівникові компенсації за неотгуленний відпустку. Природно, сьогодні не стоїть питання про те, як розрахувати суму податку. Однак можуть виникнути труднощі з визначенням дати утримання ПДФО.
Якщо датою отримання працівником заробітної плати є останній день місяця, то у випадку з компенсацією, такою датою є момент фактичної виплати грошей.
Повертаючись до питання оподаткування потрібно відзначити, що при обчисленні компенсації ЄСП не утримується.
Як наслідок страхові внески на зазначену до виплати суму також не нараховуються. Винятком є випадки, коли працівник продовжує здійснювати трудову діяльність на підприємстві, а за перевищує 28 днів частина відпустки він отримав компенсацію.
Далі, розглянемо кілька питань, пов'язаних з компенсацією за неотгуленний відпустку:
- Чи належить відшкодування за невикористаний декретну відпустку?
- Як відобразити в бухобліку підприємства вищевказану компенсацію?
- Яким чином внести зміни в облік, якщо компенсація помилково не було нараховано та виплачено працівникові.
Компенсація за декрет
Іноді виникає ситуація, коли співробітниця напередодні виходу в декрет використовувала свою щорічну відпустку, але після пологів відразу пішла в декретний звільнення. Через деякий час народилася друга дитина, і жінка звільнилася під час відпустки по догляду за малюком до 3 років. На цьому грунті виникає закономірне питання, чи покладена їй компенсація за неотгуленний відпустку (140 днів)? Відповідь, так.
Так як декретний звільнення входить в трудовий стаж, а, значить, дає право на відпустку. Але, період, коли породілля була у відпустці, з нього виключається.
Як наслідок компенсації підлягає 11,6 дня (28 дн. / 12 міс. X 5 міс.). Що стосується дати розрахунку, то вона припадає на останній день відпустки звільненої співробітниці.
Відмінність сумісництва та суміщення криється у виконанні обов'язків. Детальніше в статті.
Довідка про підтверджуючі документи надається при експортно-імпортних операціях. Дивіться, як їй скласти.
Бухгалтерський облік
Відшкодування за неотгуленний відпустку бухгалтеру необхідно включити до складу витрат підприємства. При цьому прив'язка йде до звичайних видах діяльності, зокрема, з оплати праці.
Проведення можна оформити наступним чином:
- Дт 20 (23, 25-26, 29, 44) Кт 70 - нарахування компенсації;
- Дт 70 Кт 50 (51) - перерахування грошей на рахунок працівника.
Коригування бухгалтерського обліку
Якщо недогляд було виявлено після подання квартальної податкової звітності в ФНС, але перед здачею щорічної податкової декларації, то тут потрібно спочатку вирішити питання з виплатою компенсації. Іншими словами, роботодавець повинен розуміти, що відшкодування виплачується працівникові, навіть якщо він вже не працює на підприємстві (ст.127 ТК РФ). Інакше порушника Трудового законодавства можуть притягнути до відповідальності.
Тому в бухобліку потрібно відобразити нарахування компенсації в тому місяці, коли була виявлена помилка.
Якщо недогляд виявили на початку нового року, тоді потрібно зробити запис останнім місяцем попереднього календарного року (п.11 наказу Мінфіну).
Проведення можна оформити наступним чином:
- Дт 20 (23, 25-26, 29, 44) Кт 76 - нарахування компенсації;
- Дт 70 Кт 50 - виплата відшкодування за невикористане звільнення.
Якщо порівняти звичайні проводки по виплаті компенсації і ті, що здійснюються в зв'язку з недоглядом, то можна помітити, що тут інший номер кредитного рахунку при нарахуванні відшкодування. Це пов'язано з тим, що звільнений працівник уже не працює на підприємстві. Для виправлення податкової звітності, потрібно знати який саме метод обліку доходів і витрат використовує підприємство.
Якщо платник податків при розрахунку податку на прибуток використовує метод нарахування, тоді компенсація включається у витрати в тому місяці, коли вона повинна була бути нарахована. Отже, необхідно скоригувати доходи попередніх звітних періодів. Однак це призведе до виникнення тимчасової оподатковуваного різниці, що, в свою чергу, сформує відстрочене податкове зобов'язання, яке потрібно відобразити в бухобліку. Що стосується подання уточненої декларації, то коригування можна зробити в наступних звітних документах. Але, краще зробити це відразу, щоб у фіскального органу не було ніяких претензій (розділ 3 наказу Мінфіну).