Працівники бюджетних установ, розташованих в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, мають право на певні гарантії і компенсації, встановлені Трудовим кодексом, іншими федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ. Зокрема, однією з таких компенсацій є оплата вартості проїзду і провезення багажу до місця проведення відпустки і назад. Зазначена виплата викликає багато запитань як у бухгалтерів, так і у керівників бюджетних організацій. У статті ми дамо відповіді на деякі з них.
Хто має право на компенсацію?
Перелік районів Крайньої Півночі і місцевостей, прирівняних до районів Крайньої Півночі, затверджений Постановою Ради Міністрів СРСР від 03.01.1983 N 12.
На практиці може виникнути питання про право на отримання компенсації проїзду до місця відпустки осіб, які працюють в установах і проживають в районах Півночі, в яких нараховуються районний коефіцієнт і відсоткова надбавка до заробітної плати, але які не віднесені до районів Крайньої Півночі і прирівняним до них місцевостях .
Який порядок компенсації?
Відповідно до ст. 325 ТК РФ федеральні державні установи оплачують працівнику вартість проїзду в межах території РФ до місця використання відпустки і назад будь-яким видом транспорту (за винятком таксі), в тому числі особистим, вартість провезення багажу вагою до 30 кг, а також вартість проїзду і провезення багажу до місця використання відпустки працівника і назад непрацюючим членам його сім'ї (чоловіка, дружини, неповнолітнім дітям, фактично проживають з працівником) незалежно від часу використання відпустки.
Необхідно відзначити, що до членів сім'ї працівника установи, які мають право на компенсацію витрат, відносяться непрацюючі чоловік (дружина), неповнолітні діти (в тому числі усиновлені), фактично проживають з працівником.
Зверніть увагу! Обов'язок роботодавця оплатити непрацюючим членам сім'ї працівника проїзд до місця використання відпустки і назад обумовлена виїздом самого працівника до місця відпочинку незалежно від того, одночасно або в різний час використовують відпустку працівник і непрацюючі члени його сім'ї. Якщо працівник не виїжджає у відпустку з місцевості, прирівняної до районів Крайньої Півночі, то він позбавлений можливості отримати компенсацію витрат на оплату вартості проїзду до місця використання відпустки і назад на члена сім'ї, так як право члена сім'ї працівника є похідним від права самого працівника (п. 6 Огляду ВС РФ N 6).
Оплата вартості проїзду і провезення багажу членам сім'ї працівника установи проводиться за умови їх виїзду до місця використання відпустки працівника (в один населений пункт за існуючим адміністративно-територіальним поділом) і повернення (як разом з працівником, так і окремо від нього). Оплата вартості проїзду працівника і членів його сім'ї особистим транспортом до місця використання відпустки і назад здійснюється за найменшою вартістю проїзду найкоротшим шляхом.
Оплата вартості проїзду і провезення багажу до місця використання відпустки і назад здійснюється за заявою працівника не пізніше ніж за три робочих дні до від'їзду у відпустку виходячи з приблизної вартості проїзду. Остаточний розрахунок проводиться після повернення з відпустки на підставі поданих квитків або інших документів.
Розмір, умови і порядок компенсації витрат на оплату вартості проїзду і провезення багажу до місця використання відпустки і назад для осіб, які працюють в державних установах суб'єктів РФ, встановлюються нормативними правовими актами органів державної влади суб'єктів РФ, в муніципальних установах - нормативними правовими актами органів місцевого самоврядування .
Для довідки. У разі відсутності нормативних правових актів, локальних нормативних актів, що визначають розміри, умови і порядок виплати компенсації вартості проїзду до місця відпочинку для осіб, які працюють в організаціях, що фінансуються не з федерального бюджету, необхідно керуватися положеннями федерального законодавства, що регулюють подібні відносини, тобто положеннями ст. 325 ТК РФ і Правилами компенсації витрат (п. 6 Огляду ВС РФ N 6).
Виплати, передбачені ст. 325 ТК РФ, є цільовими і не підсумовуються в разі, коли працівник і члени його сім'ї своєчасно не скористалися правом на оплату вартості проїзду і провезення багажу до місця використання відпустки і назад.
Гарантії і компенсації надаються працівнику федерального державного установи та членам його сім'ї тільки за основним місцем роботи.
Які витрати компенсуються?
Як ми вже відзначили, компенсації підлягають:
- проїзд до місця проведення відпустки і назад;
Відповідно до п. 5 Правил компенсації витрат витрати, що підлягають компенсації, включають в себе:
1) оплату вартості проїзду до місця використання відпустки працівника установи і назад до місця постійного проживання - в розмірі фактичних витрат, підтверджених проїзними документами (включаючи оплату послуг з оформлення проїзних документів, надання в поїздах постільної білизни), але не вище вартості проїзду:
- залізничним транспортом - у купейному вагоні швидкого фірмового поїзда;
- повітряним транспортом - в салоні економічного класу;
- автомобільним транспортом - в автомобільному транспорті загального користування (крім таксі), при його відсутності - в автобусах з м'якими відкидними сидіннями;
2) оплату вартості проїзду автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) до залізничної станції, пристані, аеропорту та автовокзалу при наявності документів (квитків), що підтверджують витрати;
3) оплату вартості провозу багажу вагою не більше 30 кг на працівника та 30 кг на кожного члена сім'ї незалежно від кількості багажу, дозволеного для безкоштовного провозу по квитку на той вид транспорту, яким слід працівник і члени його сім'ї, в розмірі документально підтверджених витрат.
При відсутності проїзних документів компенсація витрат здійснюється на підставі довідки транспортної організації про вартість проїзду за найкоротшим маршрутом слідування до місця використання відпустки і назад в розмірі мінімальної вартості проїзду (п. 7 Правил компенсації витрат):
- при наявності залізничного сполучення - за тарифом плацкартного вагона пасажирського поїзда;
- при наявності тільки повітряного сполучення - за тарифом салону економічного класу;
- при наявності тільки автомобільного сполучення - за тарифом автобуса загального типу.
Відповідно до п. 8 Правил компенсації витрат якщо для поїздки працівник установи використовував особистий транспорт, то компенсація витрат також проводиться при документальному підтвердженні перебування працівника і членів його сім'ї в місці використання відпустки. Дана компенсація здійснюється в розмірі фактично зроблених витрат на оплату витраченого палива, підтверджених чеками автозаправних станцій. Однак компенсація не повинна перевищувати вартості ПММ, розрахованої на основі норм витрати палива, які встановлені для відповідного транспортного засобу виходячи з найкоротшого маршруту прямування.
Як докази зроблених витрат необхідно приймати документи:
- підтверджують фактично понесені витрати на оплату палива (квитанції (чеки), товарні чеки автозаправних станцій про покупку палива);
- довідки автотранспортних підприємств, які здійснюють міжміські перевезення, про відстань найкоротшого шляху проходження автомобільним транспортом до місця проведення відпустки і назад;
- довідки автотранспортних підприємств про нормативному витраті палива для транспортних засобів, на яких здійснювався виїзд у відпустку;
Відповідно до п. 10 Правил компенсації витрат у разі використання працівником установи відпустки за межами РФ, в тому числі за туристичною путівкою, проводиться компенсація витрат на проїзд залізничним, повітряним, морським, річковим, автомобільним транспортом до найближчих до місця перетину кордону РФ залізничної станції , аеропорту, морського (річкового) порту, автостанції.
У разі поїздки за межі Російської Федерації повітряним транспортом без посадки в найближчому до місця перетину Державного кордону РФ аеропорту працівником установи видається довідка про вартість перевезення по території РФ, включеної у вартість перевізного документа (квитка), видана транспортної організацією.
Виходячи з даних нормативних приписів як докази понесених працівниками витрат можуть прийматися перевізні документи (квитки), маршрутні квитанції, посадочні талони, довідки про вартість перевезення по території РФ, довідки про вартість перевезення, включеної у вартість перевізного документа (квитка), видані транспортної організацією , агентом транспортної організації.
Які документи необхідні для отримання компенсації?
Для отримання компенсації витрат на оплату проїзду і провезення багажу до місця використання відпустки і назад працівник повинен не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки подати письмову заяву (п. 11 Правил компенсації витрат). У заяві зазначаються:
- прізвища, імена, по батькові членів сім'ї працівника, які мають право на компенсацію витрат. До заяви додаються копії документів, що підтверджують ступінь споріднення (свідоцтва про укладення шлюбу, народження, про усиновлення (удочеріння), встановлення батьківства або про зміну прізвища), довідки про спільне проживання, копія трудової книжки непрацюючого члена сім'ї;
- дати народження неповнолітніх дітей працівника;
- місце використання відпустки працівника і членів його сім'ї;
- види транспортних засобів, якими передбачається скористатися;
- приблизна вартість проїзду.
Компенсація витрат проводиться організацією виходячи з приблизної вартості проїзду на підставі поданої заяви не пізніше ніж за три робочих дні до від'їзду працівника у відпустку (п. 12 Правил компенсації витрат).
Для остаточного розрахунку працівник установи зобов'язаний протягом трьох робочих днів з моменту виходу на роботу представити звіт про проведені витрати з додатком оригіналів проїзних і перевізних документів (квитків, багажних квитанцій, інших транспортних документів), що підтверджують його витрати і витрати членів його сім'ї. У випадках, передбачених Правилами компенсації витрат, працівник подає довідку про вартість проїзду, видану транспортної організацією.
Тому якщо авіаквиток придбаний в бездокументарній формі (електронний квиток), то виправдувальними документами, що підтверджують витрати на придбання авіаквитка, є сформована автоматизованою інформаційною системою оформлення повітряних перевезень маршрут / квитанція електронного документа (квитка) на паперовому носії, в якій вказана вартість перельоту, посадковий талон , що підтверджує переліт підзвітної особи за вказаною в електронному авіаквитку маршруту, і (або) контрольний купон електронного проїзного ОКУМЕНТА (квитка) (виписка з автоматизованої системи керування пасажирськими перевезеннями на залізничному транспорті), отриманий в електронному вигляді по інформаційно-телекомунікаційної мережі.
Пунктом 2 Наказу Мінтрансу N 322 встановлено, що контрольний купон електронного проїзного документа (квитка) (виписка з автоматизованої системи керування пасажирськими перевезеннями на залізничному транспорті) є документом суворої звітності і застосовується для здійснення організаціями та індивідуальними підприємцями готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування контрольно-касової техніки.
Документом, що підтверджує витрати на придбання електронного залізничного квитка, може служити контрольний купон електронного проїзного документа (квитка). У свою чергу, документами, що підтверджують факт оплати придбання співробітником авіаквитка, оформленого в бездокументарній формі (електронного авіаквитка), є:
- чек контрольно-касової техніки;
- сліпи, чеки електронних терміналів при проведенні операцій з використанням банківської картки, держателем якої є працівник;
- підтвердження кредитної установи, в якому працівнику відкритий банківський рахунок, який передбачає здійснення операцій з використанням банківської карти, проведеної операції по оплаті електронного авіаквитка;
- інший документ, що підтверджує здійснення оплати перевезення, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності.
Згідно п. 105 Інструкції N 174н <1> отримання грошових коштів підзвітною особою за умови повного звіту за раніше виданим авансом згідно з його заявою відображається записом:
Дебет рахунку 0 208 12 560 "Збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб за іншими виплатами"
Кредит рахунку 0 201 11 610 "Вибуття коштів з каси установи з особових рахунків в органі казначейства".
У бухгалтерському обліку бюджетної установи витрати на компенсацію вартості проїзду і провезення багажу до місця проведення відпустки і назад можна відобразити таким чином:
<*> За умови, що така можливість передбачена колективним договором бюджетної установи.
Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в журналі операцій розрахунків з підзвітними особами (ф. 0504071) або картці обліку коштів і розрахунків (ф. 0504051) (п. 218 Інструкції N 157н <2>).
Якщо ви не знайшли на цій сторінці потрібної вам інформації, спробуйте скористатися пошуком по сайту: