Вкладиш до трудової книжки необхідно вшивати виключно по завершенні вільних сторінок в основному документі. Це відбувається в разі частої зміни місць роботи власником книжки. Як правило, відповідальною особою за правильне оформлення і ведення вкладиша є співробітник кадрової служби окремо взятого підприємства. Кадровику важливо знати, як зробити запис про видачу вкладиша до трудової книжки правильно.
Про вкладиші в трудову книжку і його правильне заповнення
Ведення вкладиша не відрізняється від ведення книжки, особливу увагу слід приділити лише вшивання і супутнім записів про нього. В правилах не обмовляється допустима кількість вшивають вкладишів, тому вшивання проводиться за потребою.
Як зробити запис у трудову книжку про видачу вкладиша?
При видачі вкладиша необхідно дотримати наступну послідовність:
- заповнення вкладиша>
- виконання реєстраційних записів>
- вшивання вкладиша.
Прийнятний тільки такий порядок, так як в Правилах ведення облікових записів у трудових книжках і вкладишах неприпустимі виправлення. Якщо помилка була допущена, вкладиш підлягає знищенню, видається новий бланк за рахунок підприємства.
Отже, видається вкладиш необхідно заповнити. Відомості, що вносяться до нього, повинні містити наступну інформацію:
- П. І. Б. працівника, відомості про освіту і спеціальності (на підставі документального підтвердження)>
- дата народження>
- поточна дата, яка є датою видачі вкладиша>
- підпис працівника>
- підпис заповнила вкладиш співробітника відділу кадрів.
Після завершення процедури видачі вкладиша він завіряється печаткою роботодавця. Далі на першій сторінці трудової книжки ставиться штамп, що застосовується спеціально для таких випадків, з обов'язковим написом «Виданий вкладиш», також вказується серія вкладиша і його номер. У законодавстві немає чітких вказівок про те, де саме в трудовій повинен стояти штамп. Традиційно його ставлять праворуч у верхньому куті, хоча інше його розташування не вважається помилкою.
Після внесення запису в трудову книжку необхідно дублювати її в книгу обліку руху трудових книжок. Невнесення подібної реєстраційного запису вважається грубим порушенням і халатністю.
Тільки після зазначених процедур вкладиш вшивають. Забороняється вклеювати вкладиш. Через відсутність рекомендацій законодавством щодо чітко визначеного місця в трудовій книжці, призначеного для вшивання вкладиша, допускається вшивання на власний розсуд співробітника кадрового відділу. Але найчастіше досвідчені фахівці проводять його між обкладинкою і завершальній трудову книжку сторінкою.
Як повинен виглядати штамп про видачу вкладиша до трудової книжки?
Штамп про видачу вкладиша повинен мати три графи. Перша містить напис «Виданий вкладиш», чітку і досить велику. Друга графа з написом «серія», повинна містити серію вкладиша, номер же його вноситься до графи з відповідним написом.
Незважаючи на те, що норми вшивання вкладишів до трудових книжок чітко позначені законодавством і вимагають наявності в трудовій книжці даного штампа, його відсутність не є грубим порушенням і допускається запис від руки.
Якщо запис про видачу вкладиша здійснена невірно
У трудових книжках неприпустимі виправлення і закреслення. Некоректну запис не можна виправити, допускається лише заміна невірної запису. Для цього співробітник відділу кадрів підприємства, на якому була здійснена помилковий запис, після виписування її номера повинен написати поруч «Запис невірний» і нижче провести вірну. Поряд з тим ці записи - як вірна, так і помилкова - вносяться до книги обліку руху трудових книжок. Те ж стосується вкладишів.
Що ще необхідно знати про ведення трудових книжок
- Трудові книжки повинні закуповуватися і зберігатися підприємством для своєчасної видачі влаштовуються на робочі місця співробітникам (пізніше п'яти діб з моменту працевлаштування).
- Матеріальні витрати за придбання підприємством трудових книжок стягуються з прийнятих на робочі місця співробітників, крім наступних випадків:
- в разі пошкодження або знищення трудових книжок з причин, не пов'язаних з власником книжки (наприклад, ПП на підприємстві)>
- неправильно заповнена перша сторінка в трудовій книжці.
- Крім відповідального за ведення трудових книжок співробітника підприємства, робити записи в трудових книжках має право тільки роботодавець.
- Про всі зміни в записах у трудовій книжці співробітник оповіщається письмово і під підпис.
- Записи в трудовій книжці виробляються виключно ручкою з чорною, фіолетовою або синьою пастою. Виключаються виправлення.
- У трудову книжку не вносяться записи дисциплінарного характеру і штрафів.
- Заборонено вносити скорочені записи та ініціали.
- Записи про винагороди носять загальний характер (без уточнення сум і якостей винагород) і завжди пронумеровані. Нумерація не залежить від роботодавця і носить порядковий характер.