На цій сторінці:
Трудова книжка є одним з найголовніших документів, що фіксують трудові відносини. Вона містить важливу інформацію про професійний «багажі» працюючого громадянина, заслужених заохочення, а також про причини його звільнення з попередніх посад. Обов'язок щодо її заповнення лежить на роботодавця, а зберігається цей документ в кадровій службі, з можливістю видачі на руки тільки звільненим працівникам.
Тим часом непоодинокі випадки, коли людині потрібно копія зазначеної книжки для надання в ту чи іншу інстанцію. Як її отримати, якщо книжка знаходиться не у вас, а у роботодавця? Крім того, проста копія буде недійсною, вона обов'язково повинна бути певним чином завірена.
Розглянемо, як правильно здійснити цю процедуру і не допустити деяких поширених помилок, щоб отримана копія дійсно була актуальною за місцем надання.
Навіщо може знадобитися копія трудової
Документ, який свідчить про послідовну офіційної зайнятості людини, може знадобитися йому не тільки при працевлаштуванні на основне місце роботи. Перелік причин необхідності отримати копію може бути дуже великим:
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Закон не обмежує ситуації, в яких та чи інша установа може вимагати у людини копію його трудової. Все залежить від конкретної ситуації і мети.
Хто має право завіряти трудову книжку
Далеко не будь-яка посадова особа має право проводити цю процедуру. Відповідальність за зберігання і видачу трудової книжки законодавчо лежить на роботодавця, тому без його підпису та офіційної печатки, проставлених на кожній сторінці, копія не буде дійсно. На деяких підприємствах ці повноваження можуть бути делеговані головному бухгалтеру або спеціально уповноваженому керівником кадровому співробітникові.
Алгоритм запевнення трудової: крок за кроком
Щоб зробити процедуру засвідчення копії трудової, не відхиляючись від вимог Трудового Кодексу РФ, а також, щоб копія була гарантовано прийнята в потрібній інстанції, необхідно дотримуватися ряду важливих нюансів.
УВАГА! Не завжди потрібно копіювати кожну сторінку книжки, адже іноді потрібна інформація лише про певний період працевлаштування. Проте копія титульного аркуша з особистими даними співробітника обов'язкова у всіх випадках.
- На всіх сторінках копії поставляється відмітка «Мабуть» або «Копія вірна».
- Після запису «Мабуть» посвідчує особу відзначає свою посаду і підписується, розшифровуючи прізвище.
- Тут же проставляється дата засвідчення.
- Кожна сторінка завіреної копії скріплюється печаткою організації. Друк повинна знаходитися не на порожній частині листа, а розташовуватися так, щоб хоча б частково зачіпати текст копії.
ВАЖЛИВО! Отримавши на руки копію, співробітник повинен переконатися в правильності запевнення (наявності відмітки, підпису та печатки на кожній сторінці або наявність шнурівки і нумерації сторінок), щоб при необхідності своєчасно внести коригування. Незважаючи на максимально відведений термін в три дні, в більшості організацій прийнято завіряти копії трудової прямо при працівника.
Відмова роботодавця надати завірену копію або допущені відхилення від форми є законодавчими порушеннями.
Альтернативний спосіб засвідчення копії
Можна скористатися ще одним варіантом запевнення, дозволеним законом. Він не вимагає спеціальних позначок на кожному аркуші копії, а тільки на останньому. При цьому дублікат повинен бути зброшурований (прошитий), а кожен його лист пронумерований. На шнурівку, виведену на останню сторінку, наклеюється прямокутник з білого паперу, на якому і ставиться підпис і друк уповноваженої особи (печатка повинна зачіпати і частина листа копії), а також наноситься інформація про кількість зброшурованих аркушів.
Для такого варіанту запевнення копію потрібно виконати на аркушах формату А4, причому кожна сторінка оригіналу повинна займати окремий лист.
Де завірити копію трудової непрацюючим
Трудова книжка у вас, а не у роботодавця, але вам з якоїсь причини необхідна завірена копія. Куди звернутися громадянину, в даний момент офіційно не працевлаштованому або вже що є пенсіонером? Запевнити «дубль» свого трудового документа встановленим чином він має право:
Не допускайте цих помилок
Найпоширеніші помилки, що можуть звести нанівець дійсність завіреного дубліката або виписки з трудової книжки:
- відсутність копії титульної сторінки з особистими даними;
- наявність позначки «Копія вірна», підписи, дати і печатки не на всіх сторінках копії (для втрати актуальності достатньо відсутності будь-якого з цих елементів);
- в сброшюрованном варіанті не вказано кількість аркушів копії;
- печатка не захоплює тексту копії, а стоїть на порожньому полі під ним.
УВАГА! Копія стане недійсною через місяць після видачі, а також в тому випадку, якщо в оригінал протягом цього місяця були внесені додаткові записи. Виняток становить нотаріально завірена копія - її термін дії необмежений.