Трудова книжка - необхідний документ для кожного працюючого громадянина. Він потрібен при оформленні кредиту, отриманні закордонного паспорта і в ряді інших випадків, але отримати його на руки не можна. У цій статті ми покажемо вам зразок, як правильно оформити копію трудової книжки, і розповімо, які бувають помилки при засвідченні цього документа.
Співробітник має право отримати копію трудової в певний термін. І за порушення цих термінів передбачена як адміністративна, так і кримінальна відповідальність для керівників і інших співробітників.
Що таке трудова книжка
Згідно ТК РФ. всі організації та індивідуальні підприємці зобов'язані вести трудові книжки своїх співробітників. Це документи встановленого зразка, бланки і вкладиші до них друкуються на «Держзнаку» Міністерства фінансів РФ. Вони підтверджують факт трудової діяльності працівників і їх стаж. Виняток стосується лише роботодавців-фізичних осіб. Стаж роботи у них підтверджується трудовим договором.
Трудова книжка потрібна при вступі на роботу. Новий співробітник надає її разом з паспортом, СНІЛС і іншими документами. Якщо людина працевлаштовується вперше, то трудову книжку йому оформляє роботодавець.
Де зберігається трудова книжка під час роботи і які дані в неї вносяться
Трудова книжка зберігається у роботодавця протягом усього терміну роботи людини в організації. Вона містить відомості про власника та повну інформацію про його трудової діяльності на протязі всього життя. У неї вносяться дані про роботу, службі в армії, проходження курсів, а також про нагородження.
Про те, як робити записи в трудовій книжці дивіться в ролику
Що таке копія трудової книжки та навіщо вона потрібна
Копія трудової книжки є завірені ксерокопії всіх заповнених сторінок документа, включаючи титульний лист. У цьому її відмінність від виписки, яка містить лише частину інформації з трудової. Документ іноді неправильно завіряється - в таких випадках він визнається недійсним.
Відповідальна особа безкоштовно надає ксерокопії всіх сторінок трудової книжки. Для цих цілей можна застосовувати будь-копіювальне обладнання, але дублікати обов'язково повинні бути розбірливими. Без смуг, підчисток і виправлень.
Зазвичай необхідність в оформленні копії трудової книжки з'являється в наступних випадках:
- оформлення трудової або ділової візи;
- отримання закордонного паспорта;
- надання відомостей про роботу і стажі до Пенсійного фонду;
- відновлення втраченої трудової книжки (при наявності на руках копії документа цей процес спрощується);
- складання та подання резюме потенційним роботодавцям;
- подача заявки на оформлення кредиту;
- оформлення субсидій.
З чого почати завірення копії трудової
Розглянемо, як правильно зробити копію трудової книжки. Цей документ зберігається у роботодавця, тому слід звертатися до відділу кадрів або безпосередньо до керівника. Працівник повинен подати заяву на ім'я директора з проханням надати завірену копію трудової. Пояснювати причини, за якими потрібно документ, не обов'язково.
Якщо цей папір потрібно пенсіонеру або тимчасово безробітному людині, то слід звертатися до відділу кадрів за останнім місцем роботи. Там точно так же доведеться написати заяву на ім'я керівника.
Як відбувається процедура
Після подачі заяви уповноважений співробітник знімає копію з трудової книжки і запевняє її. Робити це право тільки керівник організації або інспектор відділу кадрів. У невеликій компанії, в якій немає кадрової служби, документ зазвичай запевняє головний бухгалтер. Видача копії трудової книжки працівнику здійснюється протягом 3 робочих днів з моменту подачі заяви.
Детальна інструкція по запевненням копії трудової книжки
Є певні вимоги до запевненням копії трудової книжки. Внизу сторінки на кожному аркуші повинні стояти:
- напис «копія вірна»;
- печатка організації, в якій працює заявник;
- ПІБ, посада та підпис співробітника, уповноваженого завіряти копію трудової;
- дата засвідчення.
На останню сторінку додатково вноситься запис «працює по даний момент на посаді ...». Нижче уповноважений співробітник ставить свій підпис з розшифровкою, вказує посаду та ставить дату.
Всі листи нумеруються і скріплюються. У такому вигляді завірена копія передається співробітнику.
Поширені помилки при засвідченні копії трудової
У ряді випадків банки та інші установи відмовляються приймати копію трудової книжки. Причиною стає виявлення помилок при засвідченні документа. Найпоширеніші з них такі:
- напис «копія вірна» в копії трудової книжки коштує не на всіх сторінках, а тільки на останній;
- неправильно поставлений штамп (він повинен захоплювати частину підпису відповідального співробітника і частина відксерокопіювати сторінки документа);
- неправильно зняті копії зі сторінок трудової книжки (кожну сторінку необхідно копіювати на окремий лист);
- відсутня копія титульного аркуша трудової книжки;
- немає розшифровки підпису відповідального співробітника.
Термін дії завіреної копія трудової книжки зазвичай становить 1 місяць, але банки часто скорочують його до 2 тижнів. По закінченню цього часу копію доведеться оформляти заново.