Як стати більш продуктивним керуючи своїм часом
Мені так і хочеться додати розхожу фразу: «Час - гроші!»
Дуже часто саме ці дві речі бувають основними бар'єрами для досягнення Ваших цілей. Цікаво, що якщо Ви навчитеся керувати часом, у Вас відразу ж підвищиться здатність володіти більшою кількістю грошей.
Ви коли-небудь бачили собаку, яка женеться за машиною і страшно самозабутньо гавкає. А що вона зробить, якщо наздожене?
Я іноді теж гнався в своєму житті за чимось, подібно до тієї собаці. Але до тих пір, поки у мене не з'явилася гідна мета, у мене були бар'єри з часом і грошима.
Сьогодні я хочу запропонувати вам одну з найкращих статей на цю тему Клауса Хілгерса. Я сам неодноразово вдавався до порад, описаним в цій статті, і моє життя кардинально змінювалась.
Управління часом або Як зробити своє життя кращим
Клаус Хілгерс (Klaus Hilgers) має більш ніж двадцятирічний досвід роботи консультантом з управління. Він президент своєї консалтингової компанії Epoch Consultants, яка знаходиться в США. Г-н Хілгерс використовує ефективні програми управління часом (Timemanagement), щоб допомогти керівникам навчитися справлятися з перевантаженням на роботі, краще управляти своїм часом і рівнем стресу. Незавершені справи ... небезпечні для вашого здоров'я!
У суєті робочих буднів, перебуваючи під пресом невідкладних справ, ми звикаємо неусвідомлено перекладати відповідальність за своє життя на різні обставини - економічні, особисті, будь-які інші, але такий підхід абсолютно не залишає нам часу для творчості.
Успішне управління всіма сторонами життя: сім'єю, кар'єрою, фінансами, відпочинком, фізичним і духовним аспектами, - є ключовим моментом успішної, продуктивної життя.
Якщо ви хочете впоратися зі стресом, викликаним безліччю проблем, які потребують негайного вирішення, то перше, що вам потрібно робити - це подивитися, який спосіб життя ви ведете або до якого способу життя вас «привели». Багато з нас замість того, щоб управляти власним життям, довіряють це управління обставинам.
Щоб зрозуміти, яким чином можна розкрити природну здатність керувати своїм життям, необхідно визначити свій задум: «Для чого я все це роблю?», «Який задум моєї компанії?», «Який задум моєї посади?», «Який задум моїх взаємин з ______ (ім'я)? ». Вашим задумом може бути: «поставити дітей на ноги», або «бути успішним художником, музикантом, інженером, продавцем і т.д.».
Дайте відповідь на питання тесту, щоб проаналізувати свій спосіб життя:
1. Ваші кишені набиті папірцями, на яких ви записуєте, що потрібно зробити?
2. Вам складно зосередитися на виконанні роботи, тому що ви думаєте про інші справи, які потрібно зробити?
3. Ви часто відстаєте від графіка і намагаєтеся надолужити згаяне?
4. Ви почали безліч нових проектів, але не завершуєте їх?
5. Коли ви що-небудь робите, то вас постійно відволікають, і це впливає на швидкість вашої роботи?
6. Ви часто згадуєте про те, що не зробили щось важливе в той момент, коли вже надто пізно?
7. Ви приходите додому з відчуттям, що нічого не встигли зробити на роботі, відчуваєте себе дуже втомленим і єдине на що ви здатні - це дивитися телевізор?
8. Ви вважаєте, що не можете виділити час на фізичні вправи, відпочинок або навіть на прості розваги?
Якщо ви відповіли «ТАК» хоча б на одне питання, це значить, що ви не дуже добре керуєте своїм життям. Питання в наступному ... «Хто керує вашим життям?» Ви керуєте своїм часом, або обставини диктують вам розпорядок дня?
Чому ж виникає така ситуація? Серйозна проблема, яка заважає доводити справи до кінця, - це не закінчувати те, що було розпочато. Безліч людей, замість того, щоб завершувати справи, схильні накопичувати незавершені цикли, відомі як «розпочаті справи і недоробки». А це і створює стрес.
Завершення завдання, по суті, відрізняється від того, що ви просто припиняєте працювати над її виконанням. Коли щось «завершено», воно існує «в повній мірі, в повному обсязі», «в ньому немає відсутніх частин», воно «повне і досконале» - Словник Вебстера (Webster's New World Dictionary).
Коли завдання завершена, ви можете «викинути її з голови» - ви більше не тримайте її в пам'яті. Ви відчуваєте задоволеність. Ви готові приступити до наступного справі, ви готові творити. Ви відчуваєте себе добре!
Багато з нас замість «завершеною роботи» оточують себе «незавершеними справами». «Мене не хвилює, що тут помилка, я не буду це переробляти», або «переправлю-ка я цю роботу куди-небудь ще ... яка різниця». Насправді в таких емоціях немає нічого дивного: завершення розпочатої роботи - найважче справа. Виконати останній відсоток роботи зазвичай важче, ніж попередні дев'яносто дев'ять. Ми опираємося того, щоб завершити справи і дозволяємо їм залишатися незавершеними. Невиконані завдання стають нашими старими друзями ... старими, добрими ... «смертельними» друзями.
Можливо, зараз ви подумаєте: «Але у мене ж немає часу, щоб повністю завершувати справи!». Добре, давайте ж подивимося на деякі наслідки незавершеною роботи.
Незавершена робота завдає смертельний удар по:
1. Вашому часу
2. До вашої уваги
3. Вашої енергії
4. Вашому здоров'ю
Дивіться, що відбувається, якщо ви завершуєте тільки дев'яносто відсотків роботи або просто залишаєте щось незавершеним, або ж робите роботу тільки для того, щоб від неї позбутися:
1. На наступний ранок ця робота знову з'являється на вашому столі для внесення виправлень або доповнень, тому насправді вам доводиться виконувати її двічі.
2. На виробництві зростає кількість браку.
3. Навіть якщо вам не до чого прискіпатися, ви самі не відчуваєте задоволення від цієї роботи.
4. Через те, що пам'ять захаращена безліччю незавершених справ, про які вам потрібно пам'ятати, ви не можете сконцентруватися на поточній роботі.
5. Вам не вистачає енергії.
6. Вам складно зосередитися.
7. Ви відчуваєте, що витрачаєте багато часу даремно.
8. Ви відчувайте втома і дратівливість.
9. Будь-які ситуації ви сприймаєте як джерело додаткового стресу.
10. Вам стає все важче управляти, оскільки ви перебуваєте в стані постійного стресу (це супроводжується різними фізичними проявами: поганим травленням, головними болями, нервозністю і т.д.).
До незавершеним справах відносяться:
1. Невиконання робота.
2. Письмова та усна комунікація, що не залагоджених належним чином.
Звучить досить кепсько, чи не так? Чи можете ви насправді дозволити собі не завершувати справи за умови, що при завершенні роботи ви отримуєте:
2. Більша кількість енергії.
3. Збільшення швидкості роботи. (Чим більше ви виконуєте, тим більше можете виконати! Все прискорюється!)
4. Здатність бачити, починати нове.
Завершення - це завжди початок чогось нового. Завершення вивільняє енергію і увагу, що значно змінює те, як ви сприймаєте себе і своє життя.
«Як же мені почати?», - здивуєтеся ви, «Я загруз у проблемах!», «Я не можу робити все відразу!».
Це правда, але вам і не потрібно робити все відразу. Існують кілька принципів управління часом.
У своїй статті «Як справлятися з роботою», Л. Рон Хаббард дав таку пораду:
«Робіть її ВІДРАЗУ. Один з кращих способів скоротити вашу роботу наполовину - це не робити її двічі ».
Чи бувало так, що ви бралися за будь-якої документ, переглядали його і відкладали в сторону, а потім, пізніше, поверталися до нього знову? Це і є подвійна робота.
1. Складіть список незавершених справ, визначте дати завершення і завершите їх.
2. Організуйте свою роботу: визначте місце для своїх речей і завжди повертайте їх на місце.
3. Використовуйте таку систему зберігання документів, щоб ви могли легко знайти те, що вам потрібно.
4. Користуйтеся електронними календарями і відстежуйте по ним виконання завдань.
Потім сформулюйте для себе мету за різними напрямками і сплануйте кроки по досягненню цих цілей. Сформулюйте цілі щодо:
1.Фінансов
2. Кар'єри
3. Здоров'я
4. Покращення фізичного стану
5. Покращення харчування
6. Управління в умовах стресу
7. Взаємин з іншими людьми
Коли ви будете складати щотижневі і щоденні плани відповідно до ваших пріоритетними цілями, коли ви будете досягати цих цілей, ви будете відчувати задоволення; саме воно буде вашою нагородою і вашою мотивацією завершувати такі завдання. Поставте собі цілі - на рік, на місяць, на тиждень, на день, а також будь-які довгострокові цілі. Розставте їх по пріоритетах, заплануйте кроки, які приведуть до досягнення цих цілей і потім виконайте кожен крок. При складанні плану обов'язково передбачте час на залагодження непередбачених обставин.
Наступний крок до того, щоб краще управляти своїм часом (він найбільший і найважливіший) - це виконувати все, що ви робите ретельно і до повного завершення, поки ви не будете повністю задоволені зробленим.
Щоб допомогти вам краще управляти своїм часом, я хочу сформулювати все сказане вище ще раз у вигляді наступних рекомендацій:
1. Сформулюйте свої цілі і розставте їх по пріоритетах.
2. Регулярно складайте план на тиждень.
3. Виконуйте завдання відповідно до пріоритетів.
4. Ставте собі питання: «Як я можу в даний момент використовувати свій час найкращим чином?» І чиніть саме так.
5. «Якщо вам щось не потрібно, позбудьтеся від цього». Дослідження показують, що вісімдесят відсотків паперів, поміщених в папки, ніколи не проглядаються заново. Тому якщо ви їх викинете, то нічого поганого не трапиться.
6. Записуйте те, що вам потрібно зробити, не тримайте все це в голові. Ви будете почувати себе краще.
7. Абсолютно нормально, якщо ви будете просити тих, з ким ви спілкуєтеся, писати вам прохання або завдання по електронній пошті. В цьому випадку ви не забудете їх виконати.
8. Організуйте хорошу систему зберігання інформації.
9. Виконуйте роботу повністю.
10. Виконуйте роботу «зараз».
Почніть керувати своїм життям, використовуючи принципи, які ми обговорювали в цій статті, і ви побачите, як ваше життя стане більш продуктивною, більш раціональної і буде приносити вам набагато більше задоволення. Почніть прямо зараз!