Істотним фактором, що дозволяє компанії уникнути проблем зі раптовим звільненням співробітника, є те, як керівник вибудовує роботу усередині своєї команди. Гарний керівник повинен розуміти, наскільки ті чи інші співробітники перебувають в даний момент на потрібній позиції.
Спілкування на предмет виявлення задоволеності співробітником своїм становищем є одним з важливих інструментів, що дозволяють керівнику тримати руку на пульсі кадрового стану компанії. Запорукою цього є грамотне вибудовування відносин і відповідності позицій професійного, кар'єрного і фінансовому рівню співробітників.
Існує три основні чинники мотивації співробітників, що відповідають їхнім рівням:
Від потреб кожного залежить те, який з факторів є для нього основним. Для деяких можливість професійного розвитку на певному етапі може грати більш суттєву роль, ніж кар'єрний ріст, деякі фахівці вважають за краще мати стабільно високий дохід, що не виходить за рамки їхніх нинішніх службових повноважень, і так далі. Оптимально, коли всі три фактори в комплексі задовольняють потреби провідних співробітників, і в кожному з перерахованих факторів досвідченому керівникові важливо визначити момент, коли існуючий стан перестає задовольняти співробітника і він починає замислюватися про продовження кар'єри в іншій компанії.
Дуже важливим моментом для запобігання або попередження ситуації, при якій цінні співробітники почнуть займатися пошуками нового місця роботи, є система оцінки персоналу (performance appraisal). Подібна практика впроваджується й успішно використовується в більшості західних і великих вітчизняних компаній. Переваги використання системи безперечні: вона дає зрозуміти керівникові, наскільки ефективно працює співробітник за напрямками і завданням, поставленим перед ним, і одночасно малює перед керівником картину професійного росту співробітника, дає йому можливість зрозуміти, чи досяг той рівня, при якому реально його подальше просування в плані професійного зростання і його фінансової складової.
Важливим способом страхування від раптового звільнення цінного співробітника і що випливають із цього наслідків є така превентивна міра, як завчасне вирощування заміни рідкісного фахівця з числа співробітників компанії.
Часто згадується практика використання контроффера ( «зустрічної пропозиції») не є універсальною мірою. За рахунок контроффера можна утримати співробітника, запропонувавши йому можна порівняти компенсацію і позицію. Однак компанії, в основному, починають шукати працівникові заміну, віддаючи собі звіт в тому, що якщо він вже прийняв рішення підшукати собі нове місце роботи, то рано чи пізно до нього повернеться. Фактично контроффер є тимчасовим заходом утримання співробітника, зниження ризиків від його втрати до того моменту, поки він не знайде собі інше місце роботи.