Реєстраційний журнал - це зошит або книга з розграфлених сторінками. У кожній графі фіксується певна інформація про документ, яка дозволяє не тільки ідентифікувати цей документ, але і швидко знайти необхідні відомості про нього тільки по реєстраційного запису.
Давайте розберемося, які графи доцільно включати в різні журнали реєстрації, чим відрізняються реєстраційні форми наказів, договорів і вхідних документів.
Журнал реєстрації трудових договорів і змін до них
У цьому журналі реєструються не тільки договори, а й доп. угоди до них. Графи, які доцільно включити:
У бланкових магазинах дані журнали реєстрації продаються вже готовими. Але в них відсутня графа «Термін договору». Якщо у вашій компанії прийнято укладати строкові трудові договори, то така графа буде дуже до речі, тому що дозволить відстежувати терміни закінчення договору і вчасно готувати повідомлення працівникам.
Графа «розписка працівника в отриманні» є обов'язковою, тому що Трудовий кодекс вимагає письмового підтвердження того, що працівник отримав договір на руки.
Графа «Структурний підрозділ» не є обов'язковою, якщо в вашій фірмі немає поділу на структурні підрозділи.
Крім того, можна ще включити графу «вид роботи», в якій відзначати, на яких умовах прийнято працівника: за сумісництвом чи ні.
Журнал реєстрації наказів по особовому складу
У минулій статті ми вже писали, що таких журналів має бути два, але найменування і кількість граф у них може бути однакове:
Якщо цього опису Вам недостатньо, то можна включити і інші графи з інформацією про працівників або структурних підрозділах, щодо яких наказ видано.
Якщо виконавців наказу кілька, то можна додати графу «виконавець».
Але, як правило, в маленьких організаціях наказів трохи, тому дуже докладний опис в реєстраційному журналі не потрібно.
Журнал реєстрації вхідних документів
Ми вже говорили, що в цьому журналі можна реєструвати і заяви працівників, і службові записки. Які ж графи необхідні в цьому журналі?
Можна додати ще графу, фіксуючу, кому був направлений документ на розгляд або погодження. Дуже корисна графа, в якій записується результат виконання документа (видано наказ, відправлений відповідь, створена комісія, відмовлено в проханні і т.п.).
Законодавство Росії дозволяє роботодавцю самостійно розробити для себе порядок реєстрації наказів, заяв та іншої кадрової документації. І краще цим скористатися, описавши всі правила в будь-якому локальному акті.
Добрий день, Анна!
А журнал реєстрації - обов'язково повинен бути журналом або зошитом? Мені по багатьом клієнтам (ІП роботодавцям), у яких в штаті 1-2 працівника, вистачить місця на розлініяний аркуші А4.
Це допускається?
Ні, не допускається. Сенс журналу в тому, щоб записи вносилися в хронологічному порядку, їх не можна було змінити, вставити, підробити.
Тому беріть просту зошит 12 аркушів, разліновивайте, прошивати. Таку зошит можна вести протягом 5 років, не обов'язково щороку заводити нову.
Анна, добрий день!
Хочу уточнити це пункт:
Графа «розписка працівника в отриманні» є обов'язковою, тому що Трудовий кодекс вимагає письмового підтвердження того, що працівник отримав договір на руки.
Я при оформленні трудових договорів роблю приписку:
«2-й примірник трудового договору отримано», навпроти якої працівник ставить: дату, розпис і розшифровку.
Цього не достатньо?
В принципі, достатньо. Тільки скоректуйте текст розписки працівника, договір оформляється в двох примірниках, з яких обидва перші.
Аня, хочу уточнити: журналів реєстрації наказів по особовому складу два. А в назві вони якось повинні ще відрізнятися? В один ми пишемо накази на прийом, звільнення (зберігаємо 75лет), в іншому - відпустки (зберігаємо 5років).
Друге питання: а як вносять виправлення в цих журналах (описка, помилка в даті і т.д.)?
3. Хочеться побачити статтю про знищення документів (в Іп 2-5 чоловік, не хочеться масштабних процедур ...)
4. Куди надалі здавати документи на зберігання (при зберіганні їх 75лет)?
Дякуємо