Ю.С. Задоріна, документознавець
На тлі відсутності чітких інструкцій все частіше з вуст секретарів звучать прохання допомогти направити входить документопоток в потрібне русло і розібратися з «заплутаними» ситуаціями, пов'язаними з поданими документами.
Розробляючи маршрут проходження документа, отриманого від сторонньої організації, слід керуватися головним принципом діловодства - доцільністю, тобто з різноманітності варіантів слід підібрати найбільш підходящі для конкретних умов методи обліку листування, використовувані для цих цілей технічні засоби, а також врахувати нюанси, властиві документам конкретної компанії. Результатом має стати чітко і детально прописаний процес роботи з документами.
Сортування
У всіх інших випадках конверти після вилучення з них вкладень можна викинути.
Надійшли ззовні документи сортують на реєстровані і незареєстровані.
Наявність поштового повідомлення, вихідного номера або інших відміток на комерційній пропозиції не повинно впливати на його значимість в очах секретаря. Такі листи передаються в профільні підрозділи без реєстрації.
Особливу частину документів, що надійшли складають бухгалтерські рахунки, акти виконаних робіт тощо Бухгалтерський документообіг відрізняється від загального і регламентується не інструкція з діловодства, а облікової політикою компанії, в якій немає ні слова про роль секретаря (або служби ДОУ) в бухгалтерському обліку. Іншими словами, надійшла бухгалтерська документація повинна бути передана в бухгалтерію без реєстрації. Облік і збереження таких документів повинен організувати головний бухгалтер силами своїх підлеглих.
Однак багато секретарі стикаються з ситуаціями, коли втрата таких документів ставиться саме співробітнику, відповідального за обробку надійшла кореспонденції. В результаті вони витрачають невиправдано багато часу на реєстрацію незліченних рахунків, накладних та рахунків-фактур, що не тільки не гарантує від їх втрати, а й ніяк не заповнює втрату.
У будь-якому випадку (з реєстрацією або без такої) втрачений бухгалтерський акт або рахунок-фактура відновити події: достатньо зв'язатися з контрагентом і попросити продублювати втрачений документ, що продуктивніше, ніж витрачати час на пошук винних або звалювати на секретаря невиправдану навантаження по реєстрації документів.
Чи потрібно реєструвати листи, надіслані факсом?
З іншого боку, подібні погляди йдуть врозріз з сучасними технологіями, покликаними прискорити вирішення багатьох питань. У багатьох компаніях факс - основний канал обміну інформацією: так, в туристичному бізнесі бронювання здійснюється переважно по факсу. Центральний банк Росії розсилає електронні версії своїх вказівок і запитів без досилання паперового носія. На урядовому рівні узятий курс на повсюдний перехід до електронного документообігу.
Ігнорування запитів клієнтів, а тим більше вищестоящої організації або контролюючого органу (прокуратури, МВС, податкової служби), що надійшли факсом, може спричинити негативні наслідки.
У нашу організацію приходять листи від індивідуальних підприємців або організацій без вихідного номера документа. Це пояснюється тим, що у них відсутній документообіг. Чи можу я їх приймати і реєструвати, і якщо ні, то чим це регламентується? Адже не приймати документи я не можу.
Відсутність реєстраційного номера або дати документа, невідповідність розташування реквізитів, а також рукописне виклад тексту не дають підстав для відмови в реєстрації.
Такі документи реєструють в загальному порядку. У разі відсутності реєстраційного номера документа в графі «Індекс вхідного документа» проставляють відмітку «б / н» - без номера.
Документи, що підлягають реєстрації, можуть мати різну ступінь значущості. Стислі терміни для відповіді і суворі штрафи за недотримання цих строків містяться в Податковому кодексі Російської Федерації (НК РФ) і ряді відомчих інструкцій. Тому на даному етапі слід виокремити із загальної маси що надійшла кореспонденції документи групи ризику - вони підлягають першочерговому реєстрації. Залежно від характеру листування документи можуть також сортуватися за видами (наприклад, в окрему групу відкладають і реєструють окремо звернення громадян). Наведемо приклад:
з Інструкції з діловодства в органах і установах прокуратури Російської Федерації
2.4.1.1. Надходить кореспонденція реєструється в залежності від виду та змісту документа на алфавітній або відомчої картці.
В першу чергу реєструються документи особливого контролю, доручення керівництва і звернення з особистого прийому. Кореспонденція, вилучена з ящика «Для звернень і заяв», реєструється в загальному порядку.
Реєстрація
На документах, що підлягають реєстрації, проставляється відмітка про надходження. Відмітка повинна містити найменування організації, дату (при необхідності - години та хвилини) надходження і обліковий номер. У ряді організацій також вказують кількість аркушів документа. Для зручності використовують штампи або датери.
Нумерують вхідні документи валовою нумерацією в межах календарного року. У разі необхідності вхідний номер може бути доповнений розпізнавальним індексом. Наприклад, при реєстрації звернень громадян прийнято доповнювати входить індекс першою літерою прізвища заявника.
Реєстраційний номер також можна доповнити інформацією про спосіб надходження документа. Наприклад, індекс Ф вказує на те, що документ надійшов факсом, а індекс Е або ЕП нагадає, що звернення прийшло по електронній пошті.
Якщо в організації прийнята децентралізована система реєстрації кореспонденцію, що надходить, вхідний номер слід доповнити індексом підрозділу, який здійснював реєстрацію. Індекс підрозділи доцільніше брати з номенклатури справ. наприклад:
# 9679; вх. № 123-Ф - документ надійшов факсом;
# 9679; вх. № 124-ЕП - документ надійшов електронною поштою;
# 9679; вх. № А-225 - звернення громадянина, чиє прізвище починається з букви А;
# 9679; вх. № 2-125 - документ зареєстрований в підрозділі, що має індекс 2 по номенклатурі справ.
Документи, що надійшли в організацію, реєструються один раз в день надходження. Виняток становлять звернення громадян, які допускається реєструвати протягом 3 днів з моменту надходження. Надалі при передачі з підрозділу в підрозділ документ враховується під своїм початковим вхідним номером. Ніякі додаткові реєстраційні індекси внутрішніх структурних підрозділів на ньому не ставляться.
Реєстрацію документів можна вести в журналі обліку, на спеціальних реєстраційних картках або в електронному вигляді (використовуючи Excel або СЕД).
Основна інформація про що надійшов документі, яку вносить в реєстраційну форму:
# 9679; дата надходження документа;
# 9679; індекс і дата, зазначені на документі відправником;
# 9679; найменування кореспондента;
# 9679; вид документа (наказ, інструкція, вимога, запит і т.п.);
Залежно від специфіки компанії в облікову форму можуть вноситися інші відомості. Наприклад, кредитні організації при реєстрації запитів податкової служби вказують найменування компанії, щодо якої зроблено запит.
Заповнюючи поле «Індекс і дата, зазначені на документі відправником» в електронному форматі, дотримуйтеся принципу однаковості. Індекс доцільно вказувати без знака «№», а також без пробілів. У разі надходження повторного документа з уже наявними в базі індексом програма повідомить про це, заощаджуючи ваш час на дублювання виконаної роботи. Це особливо актуально, якщо документ вже був раніше отриманий факсом.
Наявність під вихідним номером заповненої посилання на № і дату говорить про те, що перед вами відповідь на спрямований організацією запит. В даному випадку реєстратору слід внести інформацію про надійшов відповіді в журнал (базу) обліку вихідних документів (Приклад 1).
Внесення в журнал обліку вихідних документів інформації про отриманій відповіді
Чи потрібно реєструвати в журналі вхідної кореспонденції повернулися листи, тобто листи, написані нашим підприємством і зареєстровані як вихідні для фізичних осіб, але не отримані через їх невручення (закінчення терміну зберігання на пошті)? Якщо так, то який документ регламентує це?
Інформацію про повернення недоставленого листи доцільніше вказувати в журналі обліку вихідної кореспонденції (Приклад 2). А ось реєструвати їх в журналі надійшла кореспонденції не треба.
Внесення в журнал обліку вихідних документів інформації про повернення відправленого документа
Передача на розгляд
Зареєстровану документацію знову сортують - на цей раз по тематиці. Отримані документи, в залежності від порушених у них питань і прийнятої в організації системи розгляду документів, розкладаються по папках, які передають на розгляд першій особі компанії, його заступникам або головному бухгалтеру. Якщо на підприємстві впроваджена СЕД, документ сканують, прикріплюють до обліковій картці та в такому вигляді направляють уповноваженим особам на розгляд.
Співробітник, відповідальний за облік отриманої кореспонденції, повинен бути обізнаний про розділення повноважень між керівниками підприємства.
Результатом розгляду є резолюція, яку керівник (або уповноважена особа) накладає на документ. У ній вказується, що, кому і в які терміни доручає зробити керівник у відношенні зазначених в документі питань.
Керівник (уповноважена особа) може викласти доручення на документі (або в електронній картці, якщо на підприємстві прийнятий електронний документообіг). Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші (зазвичай формату А5) із зазначенням реєстраційного номера і дати документа, до якого резолюція відноситься (Приклад 3). Резолюція прикріплюється до документа і разом з ним підшивається в справу. Для типових документів, що вимагають однотипних процедур виконання, доцільно заготовити шаблони резолюцій.
Оформлення резолюції на окремому аркуші
З ЕКОНОМІЧНОЇ БЕЗПЕКИ
Доручення: Прошу провести перевірку викладених фактів та підготувати відповідь.
Семенов Е.Е. Семенов
Передача на виконання
Поштою до нас надійшов документ на бланку з реєстраційним номером, спрямований в юридичну службу, але як такої юридичної служби у нас немає - є просто юрист. Документ містить питання і підписаний провідним економістом і начальником відділу кадрів. Чи має право юрист дати відповідь і поставити свій підпис на бланку нашої організації?
Порядок розгляду надійшли ззовні запитів і підготовки відповідей визначається внутрішніми інструкціями, прийнятими в організації. Треті особи (в даному випадку - направили запит) не має права вказувати, який співробітник організації повинен розглянути їх лист. Це право належить виключно керівнику вашої компанії. Якщо він делегував юристу повноваження вести переписку від імені організації, юрист може поставити свій підпис під відповіддю. В даному випадку відповідь оформляється звичайним порядком на бланку організації.
виконання документа
Під виконанням розуміють вирішення порушених у документі питань. Так, виконанням наказу вищестоящої організації може бути проведення будь-яких заходів, перегляд порядку ведення певних процесів. Виконання скарги громадянина на увазі перевірку викладених фактів. Як правило, підсумком виконання документа є відповідь. Однак не всі документи, що надійшли в організацію, вимагають виконання і відповіді. Частина з них надсилається в порядку інформації.
Яким повинен бути строк виконання вхідного листа, якщо керівник не вказав в резолюції термін виконання?
Сьогодні єдиних термінів відповіді на запит не встановлено. Комерційні організації самі вправі встановлювати їх на листи-запити. Ці терміни закріплюються у внутрішніх нормативних документах. Якщо ні в тексті документа, ні в резолюції керівника немає вказівки термінів, сучасний діловий етикет наказує дати відповідь протягом 10-14 днів. Цього часу зазвичай досить, щоб розібратися в ситуації.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У Додатку 10 «Перелік типових строків виконання документів» ГСДОУ [3] встановлювалися такі строки виконання:
# 9679; для листів-доручень і листів-запитів вищестоящих установ і організацій - до зазначеного в них терміну або протягом 10 днів;
# 9679; для листів підприємств (об'єднань), установ, організацій - 10 днів.
Однак в даний час ГСДОУ не є нормативним документом і її положення можна розглядати не більше ніж як рекомендації.
При встановленні термінів відповіді слід уважно вивчити нормативні документи, що регламентують напрямок діяльності конкретної організації.
з Федерального закону № 59-ФЗ
1. Письмове звернення, яке надійшло до державного органу, орган місцевого самоврядування або посадовій особі відповідно до їх компетенції, розглядається протягом 30 днів з дня реєстрації письмового звернення [4].
з Податкового кодексу Російської Федерації
[...] 2. Банки зобов'язані видавати податковим органам довідки про наявність рахунків в банку і (або) про залишки коштів на рахунках, виписки за операціями на рахунках організацій (індивідуальних підприємців), а також довідки про залишки електронних грошових коштів і перекладах електронних грошових коштів відповідно до законодавства Російської Федерації протягом трьох днів з дня отримання мотивованого запиту податкового органу [5].
[...] 3. Документи, які були витребувані в ході податкової перевірки, подаються протягом 10 днів (20 днів - при податковій перевірці консолідованої групи платників податків) з дня отримання відповідної вимоги.
[...] 5. Особа, яка отримала вимогу про подання документів (інформації), виконує його протягом п'яти днів з дня отримання або в той же термін повідомляє, що не має истребуемая документами (інформацією).
Не забувайте, що часом недотримання запропонованих для відповіді термінів тягне суворі наслідки.
з Податкового кодексу Російської Федерації
1. Неподання у встановлений термін [6] платником податків (платником збору, податковим агентом) до податкових органів документів та (або) інших відомостей, передбачених цим Кодексом та іншими актами законодавства про податки і збори, якщо таке діяння не містить ознак податкових правопорушень, передбачених ст. 119 і 129.4 цього Кодексу, ... тягне за собою стягнення штрафу в розмірі 200 рублів за кожне неподання документ.
Неподання банком довідок про наявність рахунків в банку і (або) про залишки коштів на рахунках, виписок за операціями на рахунках в податковий орган відповідно до п. 2 ст. 86 цього Кодексу та (або) неповідомлення про залишки коштів на рахунках, операції за якими припинені, відповідно до п. 5 ст. 76 цього Кодексу, а також подання довідок (виписок) з порушенням терміну або довідок (виписок), що містять недостовірні відомості, тягне за собою стягнення штрафу в розмірі 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Відмітка про виконання документа
Інформацію про виконання вносять в журнал (базу) обліку вхідних документів (Приклад 4). Крім номера і дати відповіді можна вказати спосіб передачі відповіді (поштою, особисто і т.п.). Не довіряйте своїй пам'яті: якщо в процесі проходження документа виникли ускладнення (помилкова засилання, порушення терміну надання відповіді і т.п.), фіксуйте ці факти в журналі (базі) обліку. Також слід повернутися до облікового запису в разі продовження листування.
Нижче наведена типова схема проходження вхідних документів.
Внесення в журнал обліку вхідних документів додаткової інформації