Термін "служба управління правами" окреслює коло всіх серверних і клієнтських технологій, які потрібні для підтримки управління правами на інформацію в організації. Сервери сертифікації та ліцензування служби управління правами в організації разом зі службами управління правами Microsoft (які виконують реєстрацію, активацію і сертифікацію облікових записів служби управління правами) сертифікують довірені об'єкти в системі управління правами. Крім того, сервери ліцензування служби управління правами організації випускають ліцензії на публікацію і використання, контролюючі, як вміст, захищений управління правами, споживається клієнтськими додатками служби управління правами. Клієнтські технології служби управління правами, включаючи клієнт управління правами, захищене сховище і додатки, що підтримують управління правами, працюють на клієнтських комп'ютерах і дозволяють користувачам створювати, публікувати та використовувати вміст, захищений управління правами.
Інші клієнтські і серверні технології управління правами працюють разом і забезпечують підтримку наступних функцій.
В ході прозорого для користувача процесу система управління правами перевіряє довірені об'єкти в запиті ліцензії на публікацію, а потім видає ліцензію, яка містить зазначені права і умови використання вмісту. Додаток, що підтримує управління правами, потім формує симетричні ключі і використовує їх для шифрування вмісту. Після захисту вмісту за допомогою цього механізму розшифрувати і використовувати його зможуть тільки ті користувачі, які вказані в ліцензіях на публікацію. Ці користувачі повинні бути довіреними об'єктами в системі управління правами.
У прозорому для користувача процесі сервер служби управління правами випускає унікальні ліцензії на використання, які клієнт служби управління правами може прочитати і інтерпретувати. Клієнт служби управління правами перевіряє ланцюжок сертифікатів вмісту і список відкликання вмісту, щоб переконатися, що всі критерії дійсності вмісту в порядку. Потім клієнт служби управління правами застосовує містяться в ліцензії права і умови використання, зазначені для користувача. Якщо все права і умови використання дотримані, додаток, що підтримує управління правами, використовує ключ вмісту, випущений сервером служби управління правами, для розшифровки вмісту. Права і умови використання є незмінними і можуть застосовуватися в будь-якому місці, де є вміст.