Якщо поїздка у відрядження здійснена на автомобілі сторонньої автотранспортної компанії без оформлення проїзних квитків, то термін перебування у відрядженні можна визначити за службовою запискою і за документами, що підтверджує маршрут прямування транспорту. У разі відсутності проїзних документів термін перебування працівника у відрядженні підтвердить службова записка та (або) інший документ від приймаючої сторони, що підтверджує фактичний термін перебування співробітника у відрядженні. Про це поінформувала ФНС Росії в листі від 24.11.15 № СД-4-3 / 20427.
Чиновники посилаються на Положення про особливості направлення працівників у службове відрядження (затв. Постановою Уряду РФ від 13.10.08 № 749; далі - Положення).
У пункті 7 Положень сказано: фактичний термін перебування працівника в місці відрядження визначається по проїзним документам, що подаються працівником після повернення зі службового відрядження. Якщо проїзні документи з якихось причин відсутні, фактичний термін перебування працівника у відрядженні підтверджують документи по найму житлового приміщення. При відсутності таких працівник представляє службову записку і (або) інший документ від приймаючої сторони, що підтверджує фактичний термін перебування співробітника у відрядженні (див. Також лист Роструда від 19.10.15 № 2450-6-1).
Якщо поїздка здійснена на службовому, особистому транспорті або на автомобілі третіх осіб (за дорученням), то працівник повинен докласти до службової записки шляховий лист, маршрутний лист, рахунки, квитанції, касові чеки і інші документи, що підтверджують маршрут прямування транспорту.
У Федеральній податковій службі вважають, що для будь-яких ситуацій, при яких проїзд не зобов'язаний супроводжуватися оформленням проїзних документів, слід керуватися положеннями абзацу другого пункту 7 Положення про відрядження. Тобто термін перебування працівника у відрядженні може бути визначений за службовою запискою і за документами, що підтверджує використання даного транспорту для проїзду до місця відрядження і назад (дорожніми листами, маршрутними листами, рахунками, квитанціями, касовими чеками і іншим документам, які б маршрут прямування транспорту) . При цьому зазначений в службовій записці працівника термін не повинен виходити за рамки терміну, зафіксованого у відповідному рішенні керівника про направлення працівника у відрядження.