1. Типи і цілі нарад
2. Проведення наради
3. Неприємності на нарадах
4. Додаткові ролі лідера
5. Кілька порад
6. Контрольна таблиця: як правильно проводити нараду
Нарада - це дуже відповідальна форма роботи з колективом і не тільки тому, що передбачає колегіальність і, в кінцевому рахунку будь-яка узгодження думок всіх присутніх, причому це завдання лягає на головуючого. Справа ще в тому, що сучасний менеджмент вимагає від кожного працівника досить високого рівня інтенсивності праці, і нарада в таких умовах нерідко перетворюється в якусь віддушину, можливість розслабитися, бути як би при справі і на очах у керівництва, але в той же час не вирішувати конкретних завдань. Причому це розслаблення настає чисто рефлекторно, на подкорочном рівні свідомості, часто незалежно від волі і намірів людини.
Звідси і основний гріх більшості нарад - часта розтягнутість, беззмістовність виступів, приховане небажання повертатися до виконання своїх рутинних обов'язків, в результаті і розпливчастий характер резолюцій. Висновок: найважливішим фактором плідності наради є регламент; з іншого боку, на перший план висувається вимога підготовленості кожного учасника до колегіальної роботи, його інформованості, готовності «домашніх розробок».
Ще більша небезпека, супутня кожному наради, - це природні спроби в ході подібних заходів перевести особисту відповідальність за будь-яку справу в розряд колективної. Тобто кожен виступаючий, розповідаючи про свої проблеми, автоматично як би перекладає моральну відповідальність за свою справу на плечі всіх присутніх, а при вмілій постановці виступу - може перекинути і реальну відповідальність за втілення справи в життя на своїх колег.
Головуючий повинен чітко присікати подібні наміри. Завжди доречне запитання, поставлене з тим або іншим ступенем делікатності: «Чи можеш ти виконати це сам?», «Що заважає твоєму відділу реалізувати твої задуми?» Але при цьому, однак, важливо не придушити ініціативу.
Керівник повинен володіти даром відрізняти дійсно розумні пропозиції від спроб «розділити відповідальність», досконально знати можливості кожного менеджера і його підрозділи. При необхідності, не ущемляючи гідності, пояснити, що з даною проблемою той чи інший менеджер може впоратися сам і як це йому краще зробити.
Таким чином, нарада може бути організовано для двох цілей: або для вирішення питання, що виходить за межі компетенції одного з менеджерів і пов'язаного з цим розподілом обов'язків, або для спільного прийняття будь-якого екстремального рішення типу перепрофілювання підприємства - тобто рішення, прийняття якого може зажадати від кожного з присутніх виходу на новий рівень зусиль заради блага всієї фірми.
1. Типи і цілі нарад.
Існує кілька основних типів нарад, і кожен з них має різну мету. Звичайно, наради можуть мати не тільки одну мету. Нарада персоналу, наприклад, часто служить як для обміну інформацією, так і для вирішення дрібних проблем. Але незалежно від того одна причина або кілька, є причина, завдяки якій було скликано нараду.
Під час наради, спрямованого на вирішення проблеми, учасники спочатку визначають проблему, а потім виробляють її рішення. У нараді влаштованому для прийняття рішення група вибирає рішення, яке буде реалізовано. Для того щоб успішно провести нараду, група повинна узгодити процес прийняття рішення: чи буде рішення одностайним, чи буде прийматися голосуванням або орієнтуючись на думку окремих людей? Так само існують наради для обміну думками, звітів, зворотного зв'язку. Статус наради важливий для команди, так як вона повинна підготуватися до нього.
Ви можете скликати нараду, коли:
· Ви потребуєте інформації або раді, який вам може надати група;
· Хочете, щоб команда взяла участь в ухваленні рішення або обговоренні проблеми;
· Хочете поділитися інформацією або поставити всіх до відома про конкретну ситуацію;
· Маєте справу з проблемою, яка вимагає розгляду з різних точок зору;
· Вважаєте, що потрібно чітко пояснити обов'язки щодо вирішення проблеми або питання;
· Вважаєте, що група відчуває необхідність в такій нараді.
Краще НЕ скликати нараду, якщо:
· Це - особисте питання, який повинен бути залагоджено один на один;
· У вас немає часу на підготовку;
· Питання вже вирішене;
· Питання не настільки важливий, щоб витрачати на нього час;
· Групі потрібен час, для того щоб виявити джерело конфлікту або розчарування.
Підготовка до наради
Почніть підготовку з визначення цілей наради. Це може бути інформація, визначення проблеми, нові ідеї, визначення напрямку дій, визначення відповідальності або комбінація цих чинників. Орієнтуючись на специфічні цілі, визначте, кого ви попросите прийти на нараду і як ви його проведете.
Запросіть на нараду людей, які:
· Приймають ключові рішення з питань, які будуть порушені на нараді;
· Можуть бути корисні; братимуть участь у вирішенні питань, які будуть порушені під час наради;
· За родом своєї діяльності повинні познайомитися з інформацією, яку ви надасте під час наради;
· Будуть виконувати прийняті рішення.
Запрошуйте на нараду тільки тих людей, які допоможуть вам досягти поставлених цілей, при цьому переконаєтеся, що ви забезпечили різні точки зору. Ви можете підвищити свої шанси на успіх, запросивши ключових гравців. Для цього запросіть їх особисто або призначте час наради, орієнтуючись на їх розклад. Необхідно надати їм активну роль в нараді або підкресліть важливість того, що вони його відвідали.
Тільки відокремивши справжні стримуючі фактори від потенційних небезпек, ви зможете правильно направити свою команду. Для груп більше чотирьох чоловік рівень структури повинен бути вище. Якщо ви хочете, щоб кожен взяв участь в цьому процесі, розбийте велику нараду на підгрупи в певні сегменти часу.
Якщо можливо, виробіть порядку денного до наради. Використовуйте для цього наступний список:
· Кінцева мета наради;
· Дата, час і місце наради;
· Хто скликає нараду;
· Яка команда буде скликана, імена учасників;
· Чи є щось незвичайне в форматі зустрічі;
· Чи є учасники з боку, їх імена і ролі;
· Людина відповідальна за розподіл часу і дотриманні пунктів порядку денного;
Включайте тільки ті пункти дискусії, які дійсно можуть бути розглянуті в зазначений період часу. Краще недооцінити, ніж переоцінити кількість питань, які може розглянути група. Так само намагайтеся розставити пункти дня в такій послідовності, щоб забезпечити рух наради. Питання повинні випливати один з іншого. Відокремлюйте обмін інформацією від прийняття рішень і вирішення проблем. Починайте з більш легких питань, потім переходите до складних, але не уникайте складних питань. Будьте обережні, щоб часу вистачило на найбільш важливі питання. Під час довгих нарад намагайтеся розглянути важкі питання, поки учасники не втомились. Розбивайте важкі питання на частини.