Створіть список учасників. Увімкніть дані про їх місцезнаходження і загальні особисті дані. Це дозволить створити для чату, поки що підключилися учасники очікують інших.
У більшості випадків завжди знайдеться як мінімум один спізнився. Тому приготуйте варіанти обговорення якоїсь другорядної теми, поки ті, кого затримують обставини, які не приєднаються до конференції. Переконайтеся, що всі учасники представлені (ім'я, посада, виконувані обов'язки), особливо якщо в конференції беруть участь клієнти, які особисто не знайомі з цими посадовими особами. Постарайтеся почати обговорення головних питань не пізніше 3-5 хвилин після початку конференції, навіть якщо не всі спізнилися підключилися до системи.
Дотримуйтеся порядку денного. Ви витратили час на її складання, так що керуйтеся цим документом. Поглядайте на годинник, так як не всі учасники зможуть затриматися, якщо обговорення затягнеться. Ваше завдання - обговорити всі заплановані питання, не забуваючи про інтереси клієнтів.
Будьте уважні і робіть замітки. Намагайтеся не використовувати кнопку «mute» (режим відключення звуку) навіть під час довгих виступу інших. Ваші співробітники навряд чи будуть відволікати від конференції, якщо будуть бачити ваше участь в ній. Якщо можете щось додати, використовуйте цю можливість, щоб продемонструвати свою компетентність. Не давайте завищених обіцянок. Краще спокійно сказати, що обов'язково повернетеся до обговорення несподіваного питання пізніше.
В кінці конференції потрібно запитати, чи є у кого-небудь питання, на які потрібно відповісти зараз або після завершення наради. Якщо ви домовилися про повторну зустріч, повідомте час проведення до того, як інші учасники отсоединятся. Подякуйте всім учасникам за виділений час і побажайте їм вдалого робочого дня / тижня (вихідних).
Відразу після телеконференції створіть і розішліть всім учасникам коротке зведення (протокол) наради. Ця зведення служить двом цілям: 1) упевнитися, що кожен розуміє список своїх обов'язків; 2) є документальним свідченням на випадок можливих розбіжностей в майбутньому. Нерідко ви не раз будете вдячні собі, що витратили час на запис протоколу. Розсилаючи його іншим учасникам, обов'язково попросіть повідомити, якщо в складений документ потрібно внести якісь додавання або зміни. Після виправлень обов'язково розішліть скоригований варіант.
Після наради потрібно виконати всі рішення. Якщо були якісь питання, виділіть достатній час для відповіді на них, а також виконайте всі інші дії. Якщо для вирішення проблем були встановлені якісь терміни, не порушуйте їх. Якщо для виконання обіцянок потрібно задіяти інших співробітників / підрозділу, зробіть це і переконайтеся, що вони виконали все необхідне.
273399 273400 273401 273402 273403 273404 273405 273406 273407 273408 273409