У процесі здійснення наказами управлінських функ-цій в їх діяльності вже широко вживалася службове листування. Причому в цих цілях використовувалися певні види документів. Від верховної влади накази отримували гра-марнотрати, укази царя, вироки Боярської думи. Між собою накази зносилися «пам'ятями». Особливий вид документів склад-лялі «покарання пам'яті», які видавалися воєводам при від'їзді їх до місця служби на місця. У свою чергу з місць до наказів висилалися «відписки».
Формою письмового звернення в урядові установи та ор-дення були чолобитні. У чолобитних виклад змісту прохання чолобитника перемежовувалося багаторазовим згадуючи-ням досить довгого титулу царя. Ці своєрідні прие-ми складання чолобитних слід зазначити як одну з осо-бенностей написання подібного роду просітельскіх документів того часу.
Якщо в наказах і місцевих установах з делопроізводст-вом була пов'язана велика група формується чиновницько-ства, то його резервами за межами урядових установ були так звані «майданні піддячі». Возникно-вение цього інституту, який представляв зачаток українського но-Таріат і розвивав свою діяльність не тільки в Моск-ве, але і в інших містах, є свідченням поширеною-ня документування серед населення, що фіксує ряд своїх дій в письмовій формі. Головні напрямки при-трансформаційних змін документування - закріплення феодальних ставлення-ний, захист приватної власності, документування госпо-кої діяльності.
У діловодстві наказів зароджується організація архі-вов. З'являється опис і облік документів. Так, в роспісних списках, що складалися при зміні воєвод, поряд з іншими-цінностями за списком передавалися і документи.
Починають складатися і спеціальні опису документальний-них матеріалів. Відома опис документальних матеріалів Кирило-Білозерського монастиря, складена в останній чет-верть XV в. Значний інтерес представляє «Опис цар-ського архіву». Вона служить джерелом вивчення різних по-просо російської історії, в тому числі історії документування. З неї ми дізнаємося про види документів, про розвиток изобрази-ного документування - про кресленнях і картах, що зберігали-ся в «Царському архіві».
Діловодство XVI - XVII ст. не обмежується стінами наказів, воно велося і в місцевих установах і представляло вже певну сформовану систему.
Так, Верхотурськая наказовому хата отримувала з наказів укази царя, вироки Боярської думи, наказні пам'яті і ін. І висилала в центр відписки. Тут складалися роспісних і кошторисні списки, велися книги з обліку грошей і хлібних запа-сов. У наказовому хату надходили чолобитні селян, посад-ських людей; по ним виносилися рішення.
Таким чином, історія діловодства в XVII в. свідчить, що документування в цей період інтенсив-но розвивається в зв'язку з діяльністю централізованого Рус-ської держави, який створив систему центральних і місцевих органів управління. У наказах виховуються кадри чинів-робітництва, що культивує бюрократичні порядки. Поза стінами наказів великого значення набуває діяльність май-них подьячих. Створюються форми документів, прийоми їх со-дання та оформлення. Розширюється застосування листування, необхідної для здійснення управлінської діяльності.
Видовий склад документів наказного діловодства
Видовий склад був досить різноманітним. Всі існуючі в цей період документи групуються в наступні основні види: грамоти (царські укази або вказні грамоти), вироки, накази, доповіді, пам'яті, відписки, чолобитні. Однак всередині кожного виду існувало безліч різновидів:
- відписки - документи, які надходили до наказів з місць, від воєвод;
- грамоти - це царські укази, що посилаються з наказів на місця - боярам, воєводам, наказним людям;
- накази представляли царю відписки або доповіді;
- воєводам і іншим місцевим начальникам цар давав накази;
- накази між собою зносилися пам'ятями;
- звернення громадян до центральної влади оформлялися у вигляді чолобитних.
Найважливішою ознакою офіційного документа є його формуляр - сукупність стійких інформаційних елементів (реквізитів, мовних формул) документа, розташованих у певній послідовності, специфічної для кожного виду документа. Формуляр - результат повторюваності управлінських ситуацій і управлінських дій. Дослідники відзначають, що ще на зорі клинопису писемні пам'ятки відрізнялися використанням стійких текстових формулювань з певним розташуванням матеріалу.
При зверненні до великого князя служиві люди писалися холопами, посадські люди і селяни, їхні дружини, вдови і діти - сиротами; духовні особи - прочанами.
У заключній частині указной грамоти позначалася дата її складання і місце, де вона була написана.
Чолобитна закінчувалася і заверительной написом, а також вказувалися імена послухів (свідків), місце і час складання чолобитною.
Крім цих обов'язкових елементів можна говорити про деякі стабільних елементах тексту для кожного різновиду документа. Наприклад, виклад прохання в чолобитних починалося традиційної формулою: "... вели государ мені дати ...", а закінчувалося: "... цар-государ змилуйся, мабуть ...".
Аналізуючи формуляр документів наказного періоду, багато дослідників відзначають наявність стійких форм, зразків, за якими відбувалося діловодство. Зокрема, за єдиним зразком писалися накази воєводам з наказів, що включали наступні частини:
- вступ на посаду нового воєводи, порядок прийому посади від колишнього воєводи;
- постанову про фінансове управління;
- ставлення воєводи до місцевій громаді та виборних посадах;
- постанови про поліцейської діяльності воєводи;
- визначення військових обов'язків воєводи, правила його відносини до іноземців.
Процедура підготовки документів
Процедура підготовки документів в наказовому діловодстві включала такі основні етапи:
Надходження документа на розгляд;
Підготовка справи до "доповіді";
Розгляд і вирішення справи;
Оформлення документа, що містить рішення.
Розгляд справи в наказі починалося з ініціативи царя або за скаргою, чолобитною або її анулювання. Вказівка царя передавалося їм особисто кому-небудь з чинів наказу або передавалося до наказу через кого-небудь з тих, хто перебував у цей час за царя. Згідно з указом царя або відразу готувалося рішення ( "відпустку"), якщо наказ мав для цього потрібними відомостями, або починалося виконання - розгляд питання і збір необхідних матеріалів.
Якщо на виконання царського указу потрібно було написати грамоту, дяк писав її сам або давав доручення кому-небудь із старших піддячих. Якщо для вирішення справи була потрібна листування з іншими наказами, вона велася без дотримання особливих формальностей короткими "пам'ятями" або записками подьячих одного наказу піддячим іншого наказу.
Керівники наказів - судді і наближені до них особи, які брали участь у прийнятті рішень, - не ставили своїх підписів на документах. Це входило в обов'язок дяка, який відповідав за ведення діловодства наказу. Цар і бояри власноруч підписувалися тільки на договірних грамотах, укладених з іншими державами. Підпис дяка була дуже своєрідна: якщо документ складався з декількох листів, дяк підписував документ на кожній склейці, щоб букви захоплювали обидва листи, що було узаконено Судебником 1550 г. Це охороняло документ від фальсифікації і підробки.
У московських наказах вперше намічається відокремлення закінчених справ від "поточних". Поряд зі зберіганням документів в кулях, мішках, скринях в деяких наказах (наприклад, Помісному наказі) з'являються шафи для зберігання документів, а потім і заходи з охорони документів, наприклад постачання скринь замками.
В цілому, в наказовій період поступово створюється система діловодства центральних і місцевих установ, складаються кадри діловодних службовців, створюються стійкі форми документів і прийоми їх складання. Однак держава, діючи уривчастими і приватними заходами, не створюючи загальних адміністративних правил, не могло ще ввести систематичного порядку в організацію установ і їх діловодство. Тільки з середини XVII ст. приймаються деякі заходи для наведення порядку в діловодстві, з'являються окремі законодавчі акти про порядок документування і складання приватних актів.
Характерною особливістю документів цього періоду було безмірне звеличення можновладців шляхом перерахування всіляких титулів, звань і повноважень. У спадок від наказного діловодства отримали ми і слово «тяганина». Підклеєними в стовпці довжиною в середньому 50-80 м. Документи намотували на палички в сувої. Стрічки при читанні волочилися, звідси народилося і поняття, що означає сьогодні невчасне і не по суті рішення того чи іншого питання. В апараті наказного діловодства процвітали хабарництво, чиношанування, формалізм. Чи не були розвинені такі діловодних операції, як реєстрація документів, зберігання, контроль за виконанням. І все ж саме на цьому історичному етапі складається перша система роботи з документами, закладаються основні прийоми і методи створення, оформлення та обробки документів.
До кінця століття наказовому система прийшла в занепад; її замінила більш прогресивна система управління - колегіальна.
Розширення території і створення єдиного централізованого української держави, сприяло створенню установ, які отримали назву накази. Перші відомості про них відносяться до кінця XV століття, а основний розвиток відбувається в XVII столітті. До цього часу існувало 50-60 центральних установ - "наказів" різної величини і значення: від загальнодержавних відомств зі складною структурою і великою кількістю посадових осіб, до карликових закладів із скромними функціями і складом. Поза стінами наказів великого значення набуває діяльність май-них подьячих.
Зі створенням наказів в українській державі з'явилося велике паперове діловодство. В процесі практичної діяльності наказів склалися формуляри певних видів документів, порядок їх оформлення і руху як всередині кожного наказу, так і між ними. Однак держава не могла ще ввести систематичного порядку в організацію установ і їх діловодство. Тільки з середини XVII ст. приймаються деякі заходи для наведення порядку в діловодстві, з'являються окремі законодавчі акти про порядок документування і складання приватних актів.
Чи не були розвинені такі діловодних операції, як реєстрація документів, зберігання, контроль за виконанням. І все ж саме на цьому історичному етапі складається перша система роботи з документами, закладаються основні прийоми і методи створення, оформлення та обробки документів.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
Бондирева Т.Н. Секретарська справа: Практ. допомога. - М. Вища. шк. 1989.- 383 с.
2. Єрошкін Н.П. Історія державних установ дореволюціоннойУкаіни: [Учеб. по спец. «Історико-архівознавство»]. - 3-е изд. перераб.и доп.- М. Висш.шк. 1983.- 352с.
3. Зімін А.А. Реформи Івана Грозного.М., 1960.
4. Історія діловодства в СРСР. Учебн.пособіе. М. 1974. Під ред.доц.Я.З.Лівшіца і доц. В.А. Цікуліна.
5. Леонтьєв А.К. Освіта наказовій системи управління в українській державі: З історії створення централізованого державного апарату в кінці XV - першій половині XVI ст. М. тисяча дев'ятсот шістьдесят-один.