Під час інвентаризації, обов'язкової до заповнення документацією є інвентаризаційний опис. Різні види об'єктів перевірки супроводжуються запаленням певних бланків.
Проведення такого роду перевірок є відповідальним і має бути проведено особою незацікавленим в результаті перевірки. Саме тому, як перевіряючого органу призначається спеціальна комісія і співробітники організації, які призначаються керівником об'єкта аудиту.
Загальна інформація
Будь-яка організація час від часу стикається з необхідністю проводити переоблік матеріальних активів. Це можуть і залишки товару, меблі, обладнання та виробничі потужності, все те, що є матеріальною цінність.
Проведення інвентаризаційного опису проводиться спеціальними комісіями. Це можуть бути залучені люди або співробітники організації, призначені вищим керівником.
Для зручності проведення правильного обліку матеріальних цінностей, існують спеціальні реєстри бухгалтерського та загального призначення, встановлені нормативними документами. Для проведення обліку активів використовується інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей.
Складання даного документа вимагає особливої точності при формуванні всіх позицій і пунктів, саме тому це є відповідальним і складним заняттям. Потрібна гранична уважність при заповненні кожного найменування і цифри.
Всі існуючі пакети документів є обов'язковими додатками до відомостей інвентаризації та представлені додатковими угодами. є уточненням основний відомості. Також, в пакет додаткових документів можуть входити акти переміщення ТМЦ (товарно-матеріальних цінності), транспортні накладні.
Фактичний контроль проведення аудиторської перевірки ревізії є важливим елементом операції обліку ТМЦ і називається інвентаризацією. Описом же є опис кожного об'єкта, згідно інвентарного номеру і номенклатурного позначення.
Підставою для проведення або інвентаризації є Закон «Про бухгалтерський облік» під № 402.
Завантажити зразок бланка форми інв-3 в форматі .xls (Excel) і сам заповнений документ
Випадки оформлення форми інв-3
Заходи по опису майна на підприємствах можуть проводитися як спонтанно, так і в певних випадках в обов'язковому порядку.
Коли будуть проводитися опису, в якому порядку і скільки разів, встановлює керівник підприємства.
Опис проводиться в обов'язковому порядку:
- продаж майна;
- надання майна в оренду;
- кінець чергового звітного календарного періоду;
- зміни в кадровій політиці організації;
- після затоплення і стихійних лих;
- ліквідація підприємства;
- реорганізація підприємства;
Опис проводиться раптово в наступних випадках:
- перевірка фактів про тіньовий, незаконному виробництві продуктів;
- в разі виявлення обману клієнтів;
- привласнення матеріальних цінностей, що перебувають на балансі підприємства;
- знищення обладнання, майна, фондів;
Про планові описах може бути заздалегідь відомо колективу підприємства. Заходи по опису проводяться спонтанно відомі тільки головам комісії перевірки.
Заповнення форми інв-3
Форма опису матеріальних цінностей містить велику кількість важливої інформації в основному в цифровому форматі, саме тому до заповнення даного документа слід ставитися з особливою увагою.
Документація по даній формі містить інформація про стан фінансів на підприємстві, що перевіряється, а також дає конкретну оцінку економічним позиціям, що перевіряється даної перевіркою.
У разі, якщо керівником підприємства, в якому проводиться опис, видається Наказ про проведення порівняльних операцій бухгалтерії і перерахунку. а також в даному напрямку проводяться роботи з підготовки необхідної документації, перевіряються дані по кожному занесеному обліковується об'єкту.
Перша сторінка
Преамбула. У цьому документі прописуються такі дані:
Склад перевіряє комісії зобов'язаний бути перевірений і дані про співробітників, які проводять перевірку, а також осіб матеріально відповідальних за інвентаризації зобов'язані звіряти за документами, що посвідчують особу.
Друга сторінка
Основна частина документа. Прописуються такі дані:
- номенклатурні номера;
- порядкові номери;
- назви об'єктів, що перевіряються;
- артикули перевіряються товарів;
- сорт товару;
Також, необхідно заповнити наступні позиції:
- ціна і одиниця виміру товару;
- кількість і сума по документу і за фактом після перевірки;
- стан за даними, отриманими в ході опису;
- недостача або надлишок товару;
Головна сторінка, що містить дані з цифрами, зобов'язана складатися і порівнюватися з сличительная документами бухгалтерії для виявлення порушень, таких як - недостача товару або його надлишок.
Всі ціни повинні відповідати цінами, встановленими і актуальним саме для цієї організації. При наявності на підприємстві технічного обладнання і необхідності його інвентаризації, необхідна звірка даних на обладнанні з даними зазначеними в їхніх паспортах і технічних картах.
третя сторінка
За підсумком інвентаризації, в основному документі виводяться підсумкові суми за всіма зазначеними колонок і кількості залишку товарів. Також, в основному документі проставляються підписи членів перевірочної комісії і матеріально відповідального співробітника. З матеріально-відповідального співробітника також стягується розписка про те, що він не має претензій до процесу здійснення операцій перерахунку в його присутності і до правильності даного перерахунку.
Всі співробітники, які проводили інвентаризацію, і відповідальні за неї, також надають розписки.
Ким складається і які правила оформлення?
Складається в кількості 2 примірників і обидва документи мають бути підписані особами, які проводили інвентаризацію, і співробітниками несучими матеріальну відповідальність. Один примірник повинен бути спрямований в бухгалтерію, де складається порівняльна відомість, другий примірник залишається у особи, відповідальної за склад підприємства, де зберігаються ТМЦ.
В документацію також повинні бути включені при наявності дані:
- про прострочених;
- бракованих;
- неврахованих раніше;
- непридатних до використання товарів або устаткування;
При виявленні подібного роду товарів чи обладнання, повинні бути заведені спеціальні акти включення в відомість або акти списання.
Опис майна при проведенні інвентаризації, а також всі необхідні документи повинні бути складені затвердженої наказом комісією.
Нюанси внесення даних в таблицю
- При заповненні за формою інв-3 автоматично. не потрібно заносити 9 перших граф в документи, які при ручному заповненні обов'язкові.
- Обов'язковою умовою при заповненні документа за формою інв-3 також є необхідність включити в нього точні номери всього устаткування, наявного на підприємстві.
- Важливо також описувати технічний стан обладнання на момент проведення опису.
Дана форма є обов'язковою для заповнення при проведенні будь-якої опису майна та інших товарно-матеріальних цінностей підприємства під час перевірки. Форма заповнюється як при обов'язковій (планової), так і при спонтанної перевірки.
Форма зобов'язана заповнюватися тільки відповідальними співробітниками, призначеними Наказом керівника. Всі зазначені дані в цій формі повинні бути точними і відповідати залишкам товару або наявності обладнання на підприємстві.