Періодично в будь-якій аптеці проводиться інвентаризація. І кожен працівник бере участь в її проведенні. В ході інвентаризації можуть виявитися як надлишки, так і недостача, яка найчастіше покривається з кишені Первостольник. Втрачати свої гроші не хоче ніхто. Саме тому до проведення інвентаризації необхідно підійти вкрай відповідально. Давайте ж поговоримо про те, в яких випадках і як саме повинна проходити інвентаризація.
Основні аспекти
Перш за все, необхідно зрозуміти, що таке інвентаризація і для чого вона проводиться. Інвентаризація - це перевірка товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів, що знаходяться в аптеці, а також обладнання, оргтехніки та побутової техніки, виданих керівництвом компанії працівникам для використання в повсякденній роботі. Інвентаризація проводиться з метою виявити наявність і кількість фактичного майна, що знаходиться в аптеці, і зіставити його з даними бухгалтерського обліку. Це допомагає керівництву стежити за збереженням власності компанії, а також дає можливість виявити і списати недостачі. Знову ж, керівникам необхідно розуміти реальний стан справ в аптеці.
Умовно можна виділити 3 види інвентаризації
1 Повна інвентаризація проводиться не частіше, ніж раз на 3 роки. При цьому виді інвентаризації враховуються товарно-матеріальні цінності (ЛЗ), проводиться інвентаризація каси (грошові кошти), а також основних засобів: всього обладнання і меблів, що знаходяться в аптеці (сейф, комп'ютер, електричний чайник, столи, стільці тощо ).
3 Проміжні інвентаризації можуть проводитися для того, щоб компанія постійно могла володіти лише «паперової», а реальною інформацією.
Крім усього іншого, позапланова інвентаризація обов'язково проводиться при звільненні працівника аптеки або при прийомі на роботу нового члена колективу. Це пов'язано з тим, що всі працівники аптеки є матеріально відповідальними по відношенню до майна підприємства. При прийомі на роботу людина бере на себе зобов'язання щодо збереження матеріальних цінностей і грошових коштів, і питати з нього можуть тільки те, що було в аптеці на момент його вступу на посаду, тобто відповідати за «старі» недостачі з нього вимагати не мають права. Приймається на роботу співробітник повинен, хоча деякі фірми ігнорують цей пункт, брати участь в інвентаризації, тому що при вступі на посаду він підписує договір про колективну матеріальну відповідальність. Щоб уникнути неприємностей зі «старими» боргами, працівник повинен сам проінспектувати «чистоту» аптеки.
Також інвентаризації проводять при виявленні фактів крадіжки і псування товару. У разі виявлення недостачі її матеріальний еквівалент ділиться між усіма працівниками аптеки і віднімається із зарплати. Погодьтеся, ніхто не хоче платити за чужі гріхи. А виявити і покарати винного - нечесного, що зловживає своїм становищем працівника - по гарячих слідах набагато легше, ніж, скажімо, через кілька місяців на річної інвентаризації, коли всі подробиці вже забулися. Тому і проводяться позапланові інвентаризації.
У проведенні інвентаризації зобов'язані брати участь всі працівники аптеки: фармацевти, провізори, консультанти та завідуюча, якщо вона в цій аптеці є. Обов'язкова присутність уповноважених працівників офісу, які складають інвентаризаційну комісію. У деяких великих компаніях існують спеціальні відділи, які займаються проведенням інвентаризації. З представником офісу повинен бути IT-менеджер за умови, що інвентаризація автоматизована, а не проводиться з використанням описних листів.
Порядок проведення інвентаризації
Існують різні способи проведення інвентаризації
У призначений день в аптеці збираються всі учасники інвентаризації. Аптека не виробляє відпуск ліків, каса в цей день не відкривається. З огляду на, що практично всі аптеки зараз комп'ютеризовані, інвентаризацію, як прищепило, проводять за допомогою сканування товару. Є й інший спосіб - облік товару по описової листам, він довший.
I спосіб - підраховувати ЛЗ за алфавітом, шукаючи кожен препарат на своїй полиці.
Це не дуже ефективний спосіб, практично гарантує виявлення недостачі, навіть якщо насправді її немає.
У метушні щоденної роботи, особливо якщо прохідність у аптеки висока, сам же первостольник може покласти препарат не в той ящик або поставити на полицю поруч з касою, поспішаючи обслужити наступного клієнта, а потім забути прибрати його на місце. Знову ж при прийомі великої партії товару частина препаратів може виявитися не на своїх місцях. Заново перераховувати відсутню позицію при інвентаризації ніхто не хоче, до того ж знайти в різноманітті ЛЗ який виявився не на своєму місці медикамент практично неможливо, особливо якщо врахувати, що коли людина нервує (а в разі виявлення недостачі це природно), він не помічає предмет, який лежить перед самим його носом. Таким чином, нерідко виявляється недостача, якої насправді немає. А компенсувати щось її все одно доведеться, причому з вашої кишені.
II спосіб - інвентаризація проводиться не за алфавітом, а по полицях.
Розділіть всю інвентаризаційну комісію на групи по 2 людини в кожній. Одна група починає працювати з одного кінця аптеки, інша - з іншого, рухаючись назустріч. Один з членів групи буде, умовно, «подає», інший - «сканирующим», якщо процес інвентаризації комп'ютеризований. Якщо немає - один буде «котрі вважають», інший - «записуючим». Суть від цього не змінюється. Перший ( «подає» або «який вважає») відкриває перший ящик і подає всі препарати, що знаходяться в ньому, свого напарника, який їх сканує і складає в окрему коробку, або перший - вважає, другий записує і складає в коробку. Після того як ви відсканували весь ящик або полку, поставте туди коробку з медикаментами і переходите до наступного. Після проведення інвентаризації вам залишиться просто розставити ЛЗ на полиці в тому порядку, в якому вони перебували до перерахунку. При такому способі інвентаризації всі ті препарати, які лежать не на місці, будуть просканувати (або пораховані вручну), комп'ютер сам складе їх кількість і видасть підсумковий результат (або підсумкове кількість кожного препарату буде отримано простим шляхом додавання проміжних результатів). Це найдієвіший спосіб. Він позбавить вас також від необхідності перевертати всю аптеку в пошуках відсутньої упаковки і, що найголовніше, вбереже вас від небезпеки платити за товар, який «загубився» в аптеці.
Будьте уважні і послідовні при проведенні інвентаризації, керуйтеся правильним способом підрахунку, і тоді такий відповідальний захід пройде для вас легко і без втрат.
Матеріали по темі
Обмеження і заборони на відтворення матеріалів Сайту:
1. Матеріали, розміщені на сайті www.pharmvestnik.ru (далі «Сайт»), щодо яких Правовласником встановлені обмеження на вільне відтворення:
На використання матеріалів, щодо яких встановлено справжні обмеження, в обов'язковому порядку потрібна письмова згода Правовласника - ТОВ «Біоніка Медіа».
- відтворення матеріалів інших правовласників (користувач повинен вирішити питання правомірного розповсюдження таких без залучення ТОВ «Біоніка Медіа»);
- використання витягів з матеріалів, при яких змінюється контекст, витримки набувають двозначний характер або немилозвучний відтінок, а так само будь-яка переробка матеріалу;
- комерційне використання матеріалів, тобто використання певного обраного на Сайті матеріалу (його фрагмента) з метою комерційної реалізації права доступу до такого матеріалу або надання прав на таке третім особам.