Практично кожен працівник служби персоналу в силу тієї чи іншої робочої ситуації стикався з необхідністю складання протоколу. Протокол - один з найуживаніших документів в системі діловодства.
Словник кадрового діловодства. Протокол - документ, що фіксує хід проведення заходів дорадчої та переговорної діяльності, а також деяких інших заходів (наприклад, випробувань), включаючи прийняті за їх підсумками рішення.
У роботі з персоналом протоколи супроводжують документальне оформлення різних операцій: обрання керівника, проведення атестації, винесення рішень на нарадах, підсумки роботи комісії з трудових спорів, фіксують пропозиції персоналу на зборах трудового колективу та ін. А тому невірно складений документ може спричинити для роботодавця самі несприятливі наслідки. Адже нерідко адвокати працівників вміло будують свій захист як раз на дрібницях. У кадровому діловодстві, де кожен документ зачіпає права і обов'язки співробітника, дрібниць бути не повинно! Поговоримо детальніше.
З точки зору діловодства протокол відноситься до числа інформаційно-довідкових документів. Його призначення - передача інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень, а мета: зафіксувати хід проведення заходу і назвати висновки, підсумки, резюмувати все, що відбувалося.
Ось чому необхідно з великим ступенем точності фіксувати все сказане.
Деякі діловоди бачать певну подвійність протоколу як документа [1]. Це пов'язано з тим, що крім того, що в ньому фіксується інформація, необхідна для довідкових цілей, в протоколі також вказується і саме прийняте рішення, в зв'язку з чим він набуває рис розпорядчого документа. Саме ця якість протоколу не дозволяє однозначно віднести його до певної групи організаційно-розпорядчої документації: він поєднує в собі риси і довідково-інформаційного, і розпорядчого документа.
Протокол складається на підставі:
- записів, зроблених під час наради (засідання);
- представлених тез доповідей і виступів;
- інших документів і матеріалів протокольного заходу.
Слід нагадати виступаючим з доповідями, повідомленнями, звітами, що вони зобов'язані скласти матеріал принаймні в двох примірниках. Один примірник долучається до тексту протоколу і зберігається разом з ним.
Якщо ваше завдання - підготуватися до виступу на важливому заході, що підлягає протоколювання, то матеріали, які ви будете використовувати, треба підготувати хоча б за кілька днів до початку події. Кожен документ, який буде згадано під час заходу і занесений в протокол, повинен бути підписаний укладачем або уповноваженими особами.
Чи є складання протоколу обов'язком працівника служби персоналу? Однозначно на це питання відповісти складно. Адже ми почали з того, що протоколом супроводжується проведення заходів різного змісту і характеру.
Ведення записів під час протокольного заходу, збір матеріалів та підготовка тексту, як правило, покладається на співробітника секретаріату (відділу діловодства) або на співробітників структурних підрозділів, які готували матеріали до обговорення.
У той же час, вважаємо, заходи, пов'язані з вирішенням питань управління персоналом, краще протоколювати співробітнику служби персоналу, який займається питаннями кадрового діловодства. Адже від "стороннього" людини (секретаря, наприклад) можуть вислизнути важливі нюанси, подробиці якої текст в найнеобхідніших місцях документа може виявитися дуже мізерним, неінформативним.
Терміни складання протоколу
Законодавство про працю не встановлює конкретних термінів складання протоколу в тих випадках, коли вирішуються питання управління персоналом або питання трудових прав громадян. Проте з оформленням документа не має сенсу затягувати. Адже якщо мова йде, скажімо, про призначення нового керівника підприємства, то ключовий документ має з'явитися на світ якомога раніше, щоб у служби персоналу була можливість підготувати безпомилково і оперативно інші документи про призначення нового обличчя на пост директора: наказ про прийом на роботу, трудову книжку, особову картку та ін.
Конкретні терміни складання протоколу з урахуванням процедур його підписання, передачі зацікавленим особам потрібно зафіксувати в локальному нормативному акті, наприклад інструкції з діловодства або в графіку документообігу.
Проекти відповідних пунктів протоколу в необхідних випадках візуються структурним підрозділом (посадовою особою), відповідальним за підготовку. На протоколі, що містить інформацію обмеженого поширення, проставляється відповідна позначка.
З точки зору діловодства текст протоколу складається з двох частин - вступної та основної.
У вступній частині протоколу зазначаються відомості про:
- голові (головуючому) і секретарі;
- присутніх - у вигляді списку (прізвища, ініціали, посади) або зазначення їх кількості з посиланням на прикладений до протоколу список;
- доповідачів (інформаторів) по кожному пункту порядку денного.
Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу документа будується за схемою: слухали - виступили - ухвалили (вирішили). У необхідних випадках ця схема доповнюється ще одні елементом - голосували.
"Фінансовий директор Градів І. С. вважає за необхідне змінити розмір премії не на 10%, а на 12%".
Розрізняють повну і коротку форму протоколу. У короткій формі не розписується детально все, що відбувається, фіксуються тільки прийняті постанови (рішення) з відповідних питань.
Датою протоколу є дата самого протокольного заходу (не дата складання його тексту!). Якщо засідання тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати його початку і закінчення.
Протоколах присвоюються порядкові номери в межах календарного року. Нумерацію бажано вести окремо по кожній групі протоколів: протоколи засідань ради директорів, зборів трудового колективу і т. Д.
Візьмемо в якості зразка протокол засідання атестаційної комісії. Протоколи складаються нема на фірмовому бланку підприємства, а на чистому аркуші паперу.
Документ має такі реквізити:
1. Дата документа.
2. Реєстраційний номер документа.
3. Найменування виду документа.
4. Заголовок до тексту.
6. Підпис (підписи).
7. Відмітка про наявність додатка.
Схематично протокол цього заходу буде виглядати так:
Повне найменування роботодавця
Скорочене найменування роботодавця
(Якщо скорочена назва
мається на установчих документах)
Додатково до документа можна створити підзаголовок, наприклад:
засідання атестаційної комісії такого-то підприємства
Дата і номер документа
Прізвище, ім'я, по батькові, посада голови комісії
Прізвище, ім'я, по батькові, посада секретаря комісії
Прізвища, імена, по батькові інших членів комісії (викладаються один під іншим, "стовпчиком")
Прізвища, імена, по батькові експертів, фахівців, співробітників, запрошених на засідання (крім тих, які названі вище)
При необхідності відмітити, чи є кворум, є повноважним чи збори приймати законні рішення.
Порядок денний: викладаються прізвища, імена, по батькові співробітників, що підлягають атестації. наприклад:
Перерахована вище інформація становить вступну частину протоколу. Далі переходимо до основної частини протоколу. Саме тут буде викладена вся інформація про хід засідання атестаційної комісії, а також перераховані висновки, до яких вони прийшли.
Розписувати всі фактичні дані можна так:
Розгляд 1-го питання порядку денного
СЛУХАЛИ: (вказуються посади, прізвища та ініціали виступили).
1. Інформацію секретаря атестаційної комісії про відкликання начальника такого-то відділу на роботу такого-то працівника.
3. Доповідь голови комісії про результати тестування співробітника такого-то.
ВИСТУПИЛИ: (вказуються посади, прізвища та ініціали виступили).
1. Начальник такого-то відділу з відкликанням клієнтів про роботу співробітника такого-то.
2. Експерт такий-то з питаннями професійного характеру.
Аттестуемому були задані питання (перераховуються).
Атестується дав такі відповіді (перераховуються).
ГОЛОСУВАЛИ: (вказуються результати голосування). наприклад:
Результат підсумків роботи "задовільно" - 5 голосів.
Результат підсумків роботи "добре" - 1 голос.
Розгляд 2-го питання порядку денного
Додаток: атестаційні листи N __ на __ аркушах в 2-х примірниках.
атестаційної комісії підпис І. О. Прізвище
атестаційної комісії підпис І. О. Прізвище
Копії протоколів, попередньо завірені печаткою відділу діловодства, при необхідності розсилаються зацікавленим організаціям і посадовим особам відповідно до покажчиком розсилки. Покажчик складає і підписує відповідальний виконавець підрозділу, який готував розгляд відповідного питання.
Заздалегідь слід подумати, в якому вигляді сам атестується отримає інформацію про підсумки своєї атестації, чи буде йому видана копія протоколу або він отримає виписку або навіть справжній екземпляр.
Прийняті на протокольних заходах постанови (рішення) можуть доводитися до зацікавлених осіб у вигляді виписок з протоколів.
Прослідкуйте, щоб на цьому документі були підписи (в допустимих випадках факсимільні) головуючого та секретаря. Інакше законність всіх прийнятих рішень буде поставлена під питання. Секретар поряд з головою колегіального органу несе відповідальність за достовірність інформації, що міститься в протоколі інформації.
Залишається лише зібрати зі всіх виступаючих матеріали: звіти, тези, проекти рішень, доповіді та ін.
Ще однією особливістю протоколу є те, що він використовується для документування діяльності колегіальних органів:
- тимчасових (зборів, конференції, наради, комісії і т. п.) або
- постійних (колегії міністерств і комітету, вчених рад наукових установ, президій та т. п.).
Протоколами оформляється також діяльність:
- органів охорони громадського порядку та ін.
Вище ми вже говорили, що один і той же захід можна оформити двояко: коротким або повним протоколом.
Короткий протокол фіксує обговорювані на засіданні питання, прізвища доповідачів і прийняті рішення. Його рекомендується вести в тих випадках, коли засідання носить оперативний характер.
Коли текст протоколу "накидав" на комп'ютері, слід приділити увагу особливостям оформлення окремих реквізитів: саме ці "штрихи" будуть свідчити про те, що його оформленням займався професіонал.
Найменування виду документа ( "Протокол") розміщують:
- при кутовому розташуванні реквізитів - через 2 міжрядкових інтервалу від кордону лівого поля нижче реквізиту;
- при поздовжньому розташуванні реквізитів і в загальному бланку - у центрі.
Перелік присутніх пишеться нижче заголовка через 2 міжрядкових інтервалу від кордону лівого поля і починається з вказівки голови і секретаря засідання.
Прізвища голови і секретаря пишуться після найменувань посад.
Потім через 2 міжрядкових інтервалу від кордону лівого поля пишеться слово "Були присутні" (на кінці ставиться двокрапка), після чого ініціали та прізвища присутніх на засіданні постійних членів колегіальних органів перераховуються за алфавітом без найменування посади. Якщо членів колегіального органу більше 15, то склад присутніх вказується кількісно, а список прізвищ додається до протоколу, про що в ньому робиться відмітка: "Були присутні: 20 осіб (список додається)".
У тому випадку, коли кількість присутніх на заході велике, для складання прізвищами списку потрібно вести попередню реєстрацію осіб, які прибули на збори (засідання, нараду і ін.).
Порядок денний засідання, як правило, складається заздалегідь і повинна включати оптимальну кількість питань, які можна розглянути і обговорити на ньому. Кожен з них формулюється з прийменника "про". Питання нумеруються арабськими цифрами і розташовуються в порядку денному:
- за ступенем їх значущості або
- відповідно до передбачуваним часом обговорення.
Слово "Різне" до порядку денного включати не рекомендується, краще сформулювати конкретно кожне питання.
Слово "Слухали" нумерується відповідно до номером пункту порядку денного, оформляється у межі лівого поля прописними літерами і закінчується двокрапкою.
Всі питання до доповідача і виступив, а також відповіді на них фіксуються в порядку надходження і оформляються з нового рядка. Прізвище особи, який поставив питання, допускається не вказувати. наприклад:
Питання: Чи припустимо з сумісниками укладати строкові трудові договори?
Відповідь: Так, якщо є згода працівника.
Підписи голови та секретаря засідання оформляються на остаточному варіанті проекту протоколу. Вони розташовуються через 2 - 3 міжрядкових інтервалу нижче тексту у межі лівого поля (зліва) і розділяються двома інтервалами. Розшифровки підписів друкуються без дужок малими літерами (крім великих). Ініціали розташовуються перед прізвищем, прогалини між ініціалами і прізвищем не робляться.
Голова Добринін А. А. Добринін
Секретар Перегонова А. А. Перегонова
Тепер документ повністю готовий, і вже ні у кого не викличе сумніву законність його складання і реалізації прийнятих рішень.
Інспектор відділу кадрів
ТОВ "Електронні системи АР"