І.В. Перелетова, генеральний директор ЗАТ «Консалтингова група« Дзеркало »
І.П. Коміссарова, консультант ЗАТ «Консалтингова група« Дзеркало »
Кожна організація в процесі своєї діяльності крім безготівкових грошових коштів отримує і витрачає готівкові гроші. У статті розглянуті найбільш актуальні питання документального оформлення, що виникають при здійсненні цих операцій.
Одночасне застосування зазначених нормативних актів в основному і створює проблеми, пов'язані з документальним оформленням, які з'являються у бухгалтерів при роботі з готівкою. Причому вони виникають, коли організація виступає як в ролі продавця, так і покупця. Розглянемо ці проблеми.
Прихід грошей в касу
Як відомо, прихід готівки однієї організації від іншої оформляється наступним чином. На суму отриманих готівки організації пробивають касовий чек і, крім того, обов'язково виписують прибутковий касовий ордер.
Такий порядок застосовується на вимогу податкових органів. Вони виходять з того, що організації, отримуючи готівку, зобов'язані пробивати касовий чек на підставі Закону № 54-ФЗ. Нагадаємо, що в цьому законі йдеться, що готівкові грошові розрахунки за реалізовані товари (виконані роботи, надані послуги) повинні здійснюватися із застосуванням контрольно-касової техніки (ККТ). При цьому покупцям незалежно від того, громадянин це або організація, треба видавати касові чеки.
Прибутковий касовий ордер продавці повинні виписувати, керуючись пунктом 13 Порядку, який після прийняття Закону № 54-ФЗ і раніше продовжує діяти. У цьому пункті передбачено, що приймання готівки касами підприємств проводиться за прибутковими касовими ордерами. Ордери повинні бути підписані головним бухгалтером або особою, на це уповноваженим розпорядженням керівника підприємства.
Таким чином, при розрахунках між організаціями на суму отриманих готівки обов'язково пробивається касовий чек і виписується прибутковий касовий ордер. Але, дотримуючись цих правил, організації, по суті, повинні відображати надійшли готівкові гроші в касовій книзі два рази.
Перший раз вони записують отриману суму в касовій книзі на підставі прибуткового касового ордера, а другий - після зняття Z -звіті з ККТ.
Щоб уникнути подвійного відображення сум, що надійшли, вести облік в касовій книзі треба в такий спосіб. Після зняття Z -звіті з ККТ виручку в касовій книзі потрібно відображати за мінусом сум, на які вже виписаний прибутковий касовий ордер і які в ній вже записані. Саме такий вихід пропонують в своїх листах податкові органи.
Порушувати цей порядок, тобто оформляти прихід грошей одним з названих вище документів, по ряду причин не можна. Так, якщо бухгалтер заповнить прибутковий касовий ордер, але не видасть касовий чек, то в цьому випадку він порушить законодавство про застосування ККТ. Статтею 14.5 КоАП РФ за таке діяння передбачено адміністративний штраф. Його розмір становить від 3000 до 4000 руб. для посадових осіб і від 30 000 до 40 000 руб. для організацій.
А якщо бухгалтер, навпаки, видасть касовий чек, але не заповнить прибутковий касовий ордер? Тоді банк, що обслуговує цю організацію, може розцінити відсутність цього документа як неоприбуткування в касу готівки. Справа в тому, що чинний порядок вимагає перевіряти дотримання правил роботи з готівкою і ведення касових операцій. При перевірці банки керуються пунктом 13 Порядку. У ньому встановлено, що приймати гроші в касу організації повинні за прибутковим касовим ордером.
Штрафувати організацію за це порушення буде не банк. На підставі отриманих з банку відомостей штраф за порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій стягують податкові органи. Згідно зі статтею 15.1 КоАП РФ вони мають право оштрафувати організацію на суму від 40 000 руб. до 50 000 руб. а її посадових осіб на суму від 4000 руб. до 5000 руб. Організаціям же в цьому випадку доведеться доводити, що насправді порушення немає. Тому, щоб не допускати нарікань з боку контролюючих органів, приймаючи готівку від організації, треба видати їй і прибутковий касовий ордер, і чек.
Витрата грошей з каси
Інша проблема, як сказано вище, з'являється у організацій, коли готівкою вони розплачуються за куплені товари (виконані роботи, надані послуги). Така оплата, як правило, проводиться через підзвітних осіб організації.
Видача готівки підзвітним особам здійснюється за правилами, які викладені в пунктах 11 і 14 Порядку. Так, організація не має права видавати підзвітні суми працівнику, якщо він не відзвітував перед нею по раніше виданим авансом. Готівкові гроші з каси видаються за видатковим касовим ордером або іншому належно оформленим документом, наприклад за заявою на видачу грошей. На заяві обов'язково повинен бути штамп з реквізитами видаткового касового ордера. Документи на видачу грошей підписують керівник і головний бухгалтер організації або уповноважені на це особи. Якщо на доданих до видаткових ордерів документах (наприклад, заяві) є дозвільний напис керівника організації, то його підпис на видатковому касовому ордері не обов'язкова.
Придбання товарів (виконання робіт, надання послуг) має бути підтверджено відповідними документами. Вид цих документів залежить від двох чинників.
По-перше, від імені кого працівник, який отримав гроші під звіт, виступає під час оплати товарів (робіт, послуг)? А саме: діє він від свого імені, тобто як фізична особа, або від імені організації як її представник. Приватною особою він є, якщо у нього немає довіреності від організації. При наявності довереннності він вже виступає як представник організації.
По-друге, як він оплачує товар (роботи, послуги): через касира операціоніста (наприклад, в організації роздрібної торгівлі), через приймальника замовлень (наприклад, в організації побутового обслуговування населення) або безпосередньо в касу організації?
Розглянемо ці варіанти оплати.
Працівник як приватна особа
Якщо працівник виступає як приватна особа і при цьому оплачує товари (роботи, послуги) через касира-операціоніста (приймальника замовлень), то організація має право видати покупцеві тільки касовий чек або інший документ, що підтверджує оплату. Наприклад, бланк суворої звітності. Прибуткові касові ордери і рахунки-фактури при такій оплаті організації виписувати не зобов'язані. Тому квитанцію до прибуткового касового ордеру і рахунок-фактуру працівникові не видадуть.
Пояснюється це наступним. Згідно з пунктом 13 Порядку прибуткові касові ордери оформляються при надходженні грошей в касу підприємства. У пункті 29 цього документа сказано, що касою є ізольоване приміщення, призначене для прийому, видачі і тимчасового зберігання готівки. Таке приміщення повинно мати капітальні стіни, міцні перекриття підлоги і стелі, надійні внутрішні стіни і перегородки. Воно повинно закриватися на двоє дверей: зовнішню і внутрішню. У касі повинно бути спеціальне віконце для видачі і отримання грошей. Крім цього приміщення каси повинно бути обладнане охоронною та охоронно-пожежною сигналізацією.
Зрозуміло, що місце, де приймають гроші касир-операціоніст і приймальник замовлень, під це визначення не підходить. А значить, воно не є касою організації і прибутковий касовий ордер в цьому випадку не оформляється. Крім того, касир-операціоніст і приймальник замовлень в своїй роботі керуються не Порядком, а Типовими правилами експлуатації контрольно-касових машин при здійсненні грошових розрахунків з населенням. Даний документ затверджений листом Мінфіну Росії від 30.08.93 № 104. Згідно з цими правилами оприбуткування грошей і відображення їх у касовій книзі в обов'язки касира-операціоніста та приймальника замовлень не входить. Цю роботу, як правило, виконує старший (головний) касир, що складається в штаті організації.
Що стосується рахунків-фактур, то вони в даному разі не виписуються на підставі пункту 7 статті 168 НК РФ. У ньому говориться, що вимоги щодо оформлення розрахункових документів і виставлення рахунків-фактур вважаються виконаними, якщо продавець видав покупцеві касовий чек або інший документ встановленої форми. Йдеться про організації, які реалізують товари за готівковий розрахунок, виконують роботи та надають платні послуги безпосередньо населенню.
Дещо по-іншому оформляються розрахунки, якщо працівник, не маючи доручення, вносить гроші за товари (роботи, послуги) прямо в касу організації-продавця. Рахунок-фактура в цьому випадку також не виписується. Однак крім касового чека організація-продавець повинна видати працівнику квитанцію до прибуткового касового ордеру. Таким чином, документами, що підтверджують оплату готівкою товарів (робіт, послуг), в ситуації, що розглядається є касовий чек і квитанція до прибуткового касового ордеру, які видала організація-продавець.
Оскільки працівник, який не має довіреності організації, при розрахунках виступає як приватна особа, щодо нього діють норми Податкового кодексу, що стосуються фізичних осіб, а саме пункту 6 статті 168. Цим пунктом встановлено наступне. При реалізації товарів (робіт, послуг) населенню за роздрібними цінами (тарифами) відповідна сума ПДВ включається в зазначені ціни (тарифи). При цьому на ярликах товарів і цінниках, що виставляються продавцями, а також на чеках та інших видавали покупцю документах сума ПДВ не виділяється.
Це означає, що, навіть якщо ПДВ буде виділено окремим рядком в касовому і товарному чеках, при відсутності рахунку-фактури у організації-покупця немає права на відрахування ПДВ. Адже згідно зі статтею 172 НК РФ рахунок-фактура є одним з документів, який необхідний для пред'явлення сплаченого ПДВ до відрахування.
Працівник як представник організації
Працівник, який виступає від імені організації, повинен мати довіреність. Видача довіреності регулюється статтею 185 Цивільного кодексу. У цій статті сказано, що довіреність являє собою письмове уповноваження, яке видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність від імені організації повинна видаватися за підписом її керівника або іншої особи, уповноваженої на це установчими документами. Вона засвідчується печаткою організації. Довіреність, що видається державним і муніципальним підприємством, повинна бути підписана головним (старшим) бухгалтером цієї організації.
Довіреність оформляється бухгалтерією організації в одному екземплярі і видається одержувачу під розписку. Сьогодні використовуються форми довіреності № М-2 і М-2а, які затверджені наказом Мінстату України від 30.10.97 № 71а. Форму № М-2а застосовують організації, в яких отримання товарно-матеріальних цінностей за дорученням носить постійний характер.
Видача довіреностей реєструється в спеціальному журналі. У дорученні повинні бути заповнені всі передбачені реквізити. Вона повинна мати зразок підпису особи, на яке вона виписана. Як правило, довіреність видається на 15 днів. Однак в ряді випадків вона може бути видана на місяць. Таке доручення використовується для отримання матеріальних цінностей, оплачених в порядку планових платежів.
Підзвітній особі, що набуває товари за готівковий розрахунок за дорученням, організація-продавець виписує товарну накладну за формою № ТОРГ-12. Ця форма затверджена наказом Мінстату України від 25.12.98 № 132.
Видача довіреностей особам, які не працюють в організації, не допускається.
Давайте подивимося, які документи повинні бути видані підзвітній особі, оплачує товари (роботи, послуги) від імені організації-покупця за дорученням.
На підтвердження отримання грошей від підзвітної особи організація-постачальник товарів (або організація - виконавець робіт, послуг) зобов'язана виписати прибутковий касовий ордер. Квитанція до прибуткового касового ордеру, завірена підписом головного бухгалтера організації-продавця (організації-виконавця) або особи, на це уповноваженого, і касира, з печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата видається підзвітній особі - представнику організації.
Крім того, йому повинен бути виданий касовий чек. Згідно з пунктом 3 статті 168 НК РФ постачальник товару (виконавець робіт, послуг) зобов'язаний виписати підзвітній особі, що діє за дорученням, рахунок-фактуру.
Зверніть увагу. наявність у організації всіх перерахованих документів дає їй право суму ПДВ, сплачену у вартості товарів (робіт, послуг), пред'явити до відрахування з бюджету.
До авансового звіту повинні бути прикладені виправдувальні документи, що підтверджують витрата готівки підзвітною особою.
Граничний розмір розрахунків готівкою
На закінчення звернемо увагу ще на один важливий момент, що стосується готівкових грошових розрахунків.
За недотримання цього порядку з боку, яка здійснила такий платіж, може бути стягнутий штраф згідно зі статтею 15.1 КоАП РФ. Про це сказано в пункті 5 Роз'яснень щодо окремих питань Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації та умов роботи з готівкою. Вони наведені в листі ЦБ РФ від 16.03.95 № 14-4 / 95.
Відділ новин ІА "Клерк.Ру".