Фото: Andrei Tifrea / Flickr
Олександр Карпов Директор з загальних питань заводу LG Electronics Rus, селище Дорохово Рузського району Московської області; кандидат технічних наук
На які питання Ви знайдете відповіді в цій статті
- Як застосовувати електронні таблиці в щоденному управлінні колективом
- В яких випадках ефективно використовувати Excel
- Які показники і критерії легко і зручно відстежувати в електронних таблицях
Одна з найсерйозніших труднощів, з якими стикаються керівники, - необхідність постійно підтримувати високу якість роботи персоналу. Якщо постійно не нагадувати співробітникам, що вони повинні робити, з часом вони перестають дотримуватися одного разу впроваджену технологію роботи. Інформаційні технології допомагають керівнику делікатно здійснювати планування, контроль та інші управлінські функції. З їх допомогою вдається підтримувати процеси на належному рівні, а також візуалізувати результати діяльності. Необов'язково для цього закуповувати дорогі інформаційні системи, я хочу поділитися досвідом управління персоналом і контролю співробітників за допомогою одного з найпростіших і доступних інструментів - електронних таблиць Excel.
Чому електронні таблиці
Звичайно, в нашій компанії є складні спеціалізовані інформаційні системи, але на рівні окремого підрозділу з управлінськими завданнями чудово справляються і електронні таблиці. Їх головна перевага в порівнянні з серйозними інформаційними системами - простота. Зараз складно знайти людину, яка б в тій чи іншій мірі не був знайомий з Excel. Тому на освоєння цього інструменту новому співробітнику потрібна мінімальна кількість часу. Створити і редагувати таблиці керівник підрозділу може самостійно, без посередництва програмістів.
Інша важлива перевага електронних таблиць - надійність. Ламатися практично нема чому, до того ж ми періодично створюємо резервні копії даних. Зберегти конфіденційність можна, надавши права доступу до окремих таблиць обмеженому колу осіб. Наприклад, новачки отримують доступ тільки до даних, які мають безпосереднє відношення до їхньої роботи. Після проходження випробувального терміну права доступу поступово розширюються.
У нашій компанії є корпоративна мережа, в якій у кожного підрозділу є своя папка, де зберігаються робочі документи. Наш підрозділ складається з трьох відділів: кадрового діловодства, організаційного розвитку, а також відділу навчання та розвитку. Відповідно, крім загальної папки департаменту, на сервері зберігаються три окремі папки кожного відділу. Це зроблено для полегшення пошуку інформації, доступ до всіх таблиць і файлів, які лежать на сервері, мають всі співробітники департаменту. Особливість системи в тому, що до одного файлу можуть одночасно звертатися декілька користувачів, і всі вони бачать одну й ту ж інформацію.
Ми використовуємо електронні таблиці для наступних цілей:
- Зберігання інформації. В електронних таблицях можна зберігати не тільки кількісні дані, в них можна також збирати знання, вміння і навички групи. Так, у нас в таблицях записані цінності департаменту. Ми сформулювали його колективно. Будь-який з нас може звірити свою поведінку з тим, чого чекають від нього компанія, підрозділ, колеги і керівник. У формі таблиць записані посадові обов'язки всіх співробітників. Це не формальні інструкції, які вимагає трудова інспекція (хоча вони у нас теж є), а реально працюють документи.
- Планування роботи. Управління за допомогою Excel дозволяє згуртувати команду. Цього вдається досягти за рахунок того, що всі співробітники мають одночасний доступ до інформації по підрозділу: вони бачать, які завдання поставлені і який ступінь їх виконання, який внесок кожного співробітника в загальний результат. У нашій компанії всі співробітники в курсі того, що відбувається, не буває так, щоб співробітник займався тільки своєю ділянкою роботи: кожен бачить плани своїх колег і всього підрозділу. Таблиці я спеціально зробив кольоровими, це дає можливість не просто показувати цифри, але і давати їх оцінку. За допомогою кольору можна позначити проблемні ділянки і виділити успішно здійснювану роботу. Якщо комірка виділена зеленим кольором - все добре, працюємо нормально, якщо червоним - значить, справи йдуть не кращим чином (див. Табл. 1 і 2).
- Контроль за виконанням діяльності. Результати фіксуються щодня, порівняння з цільовими показниками здійснюється щомісяця. Ступінь досягнення всіх завдань представлена в наочній формі. Кожен співробітник має можливість порівняти особисті результати з показниками колег або власними досягненнями в минулому. Крім основних обов'язків у всіх співробітників виникає необхідність виконувати різні доручення. Я вже говорив, що часто люди просто забувають про якісь справи, різні електронні та паперові "Напоміналка» не допомагають. А таблиця, в якій написано, що, кому і коли доручено і коли що зроблено, - працює (див. Табл. 3). Люди туди регулярно заглядають і згадують про дані їм доручення. Вносять дані (результати) в усі таблиці самі співробітники - я їм довіряю і ніколи не буду перевіряти, наприклад, чи дійсно за цей тиждень співробітником було зроблено 50 наказів або він помилився на десяток. Працівники перевіряють себе самі.
Олександр Карпов закінчив МГТУ ім. Н. Е. Баумана. Кандидат технічних наук. Очолював лабораторію інформаційних технологій НДІ НВО «Луч», потім працював HR-менеджером і HR-директором у кількох виробничих компаніях.
LG Electronics Rus
Сфера діяльності: виробництво побутової техніки і електроніки
Форма організації: ТОВ, завод
Місцезнаходження. поселокДорохово Рузского району Московської області
Чисельність персоналу 1000
Обсяг производствав день: 2-3 тисячі одиниць кожного виду продукції
Ринки збуту: Росія (основний), Білорусія, Україна, Східна Європа