Під дебіторською заборгованістю прийнято розуміти величину боргів, які підприємству повинні сплатити фізичні або юридичні особи, в результаті господарських взаємовідносин на договірній основі. Дебіторська заборгованість може з'явитися в процесі укладення угод, які передбачають розстрочку чи продаж товару, надання послуг в кредит.
Практика неодноразово підтверджує, що на сьогоднішній день жоден із суб'єктів з утворенням юридичної особи не функціонує без дебіторської заборгованості, так як її виникнення легко пояснити реальними причинами:
• якщо розглядати це питання з боку організації боржника - існування дебіторської заборгованості сприяє залученню додаткового капіталу, при цьому обігові кошти підприємства залишаються недоторканими;
• з точки зору підприємства-кредитора - дебіторська заборгованість значно розширює ринок праці, збуту товарів і надання послуг.
Засоби, до складу яких входить дебіторська заборгованість підприємства, вилучаються з господарського обороту організації, що, звичайно ж, не можна віднести до плюсів її фінансової діяльності. У період ведення господарської діяльності не можна допускати різкого збільшення заборгованості, так як на практиці вже неодноразово були виявлені випадки краху господарюючих суб'єктів, тому на бухгалтерії підприємства лежить велика відповідальність з контролю над дебіторською заборгованістю. Для забезпечення стійкого стану підприємства необхідно враховувати один важливий момент: дебіторська заборгованість повинна за сумою перевищувати величину кредиторської заборгованості.
Незалежно від того, короткострокова або довгострокова дебіторська заборгованість, прострочена вона чи реальна, можлива до стягнення або ж безнадійна, найголовніше її необхідно правильно врахувати і списати, щоб з боку податкової інспекції не виникло ніяких питань.
Дебіторська заборгованість з'являється після укладення договору позики на надання послуг, робіт, реалізації продукції, товарів в обліку підприємства-постачальника. Але при цьому не виключається момент переходу дебіторської заборгованості у прострочену, а також ситуації, коли покупець не може розрахуватися за своїми зобов'язаннями в повному обсязі.
В обліку підприємства сума заборгованості відображається в активі балансу на певну дату до того моменту, поки покупець повністю не розрахується за нею. У тому випадку, якщо оплата не надходить на рахунок підприємства, наприме, через ліквідацію підприємства-покупця, борг може перейти в безнадійні, що може привести до необхідності його списання. Крім цього необхідно це зробити не пізніше певної дати і з документальним підтвердженням.
Для того щоб віднести сумнівний борг до безнадійних і надалі його списати у позареалізаційні витрати, необхідно врахувати один момент:
Дебіторська заборгованість, щодо якої термін давності вже минув, списується на підставі даних, отриманих в результаті інвентаризації, наказу та письмового обгрунтування керівника підприємства.
У тому випадку, якщо термін зберігання документів уже закінчився, знищувати їх не рекомендується, так як при відсутності документального підтвердження під час податкової перевірки списані безнадійні борги виключать з витрат і зроблять донарахування пені та податку.
