Термін «функції» (лат. Fuctio - виконання, здійснення) в менеджменті означає набір взаємозв'язаних дій, об'єднаних у відносно самостійний напрям управлінських дій). Функції управління - це вид діяльності, за допомогою якої керуюча підсистема впливає на об'єкт управління.
Процес управління складається з функцій планування, організації, мотивації і контролю, вони об'єднані в «цикл менеджменту». Це чотири первинні функції управління, об'єднані сполучними процесами комунікації і прийняття рішень.
Функція планування передбачає рішення про те, якими мають бути цілі підприємства (організації) і що потрібно зробити щоб досягти цих цілей. По суті своїй, ця функція відповідає на три наступні основні питання: де ми знаходимося, куди ми хочемо рухатися і як ми збираємося зробити це?
Планування -безперервний процес встановлення і конкретизації цілей розвитку всієї організації та її структурних підрозділів, визначення засобів їх досягнення, термінів і послідовності реалізації, розподілу ресурсів. Дослідження показують, що якість планування є найважливішим чинником успіху. Його недоліки знижують потенціал організації на 20-30%. Чому роль планування в сучасному світі бізнесу так велика?
1. Грамотне планування дозволяє найбільш раціонально розподілити обмежені ресурси організації, підтримати найбільш дохідні напрямки діяльності, вкласти кошти в ті товари, які користуються найбільшим попитом.
2. Планування дає можливість скоординувати діяльність персоналу і направляти його зусилля на реалізацію єдиних цілей організації.
3. Без планів неможливо здійснення контролю, так як незрозуміло з чим порівнювати отримані результати.
Організувати, значить створити деяку структуру для досягнення мети підприємства. Сюди входить розподіл робіт між працівниками, делегування завдань і повноважень. За допомогою функції організація досягається організованість, дисципліна і відповідальність в трудовому колективі підприємства.
Мотивація. Керівник завжди повинен пам'ятати, що навіть прекрасно складений план і найдосконаліша структура підприємства не мають ніякого сенсу, якщо працівники не виконують фактичну роботу або виконують її неякісно, безініціативно. Завдання функції мотивації полягає в тому, щоб працівники підприємства виконували роботу відповідно до делегованих їм обов'язками. Для цього необхідно створити на підприємстві умови матеріальної і моральної зацікавленості працівників у виконанні робіт. Створенню на підприємствах умов для внутрішнього спонукання до дії служить функція мотивація. Мотивація - це процес спонукання себе та інших до діяльності для досягнення особистих цілей і цілей організації. Розрізняють змістовні теорії мотивації: теорія Маслоу, теорія МакКлелланда, теорія Герцберга; процесуальні - теорія справедливості, теорія очікування, Портера-Лоулера.
Контроль - це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей. Контроль - це процес порівняння (зіставлення) фактично досягнутих результатів із запланованими.
Слово «контроль», як і слово «влада», породжує, швидше за все, негативні емоції. Існують три аспекти управлінського контролю. Встановлення стандартів, вимір того, що було фактично досягнуто за відповідний період, порівняння досягнутого з очікуваними результатами. Контроль може бути попередній, поточний, заключний. Щоб плани були реалізовані, хтось повинен фактично виконувати кожну із завдань, що випливають з цілей організації. Контроль забезпечує перевірку досягнення поставлених цілей.
Координація забезпечує узгодженість дій в часі і просторі органів управління та посадових осіб, а також між системою в цілому і зовнішнім середовищем.
Функція координації відіграє в управлінні виробництвом роль, яку образно можна порівняти з роллю диригента в оркестрі. Об'єктом функції координування є як керована, так і керуюча підсистеми. Координація діяльності органів управління покликана забезпечити єдність дій всіх управлінських підрозділів, працівників управління та спеціалістів для найбільш ефективного впливу на процес виробництва.
2.1.2. Організація. принципи побудови
організаційної структури управління:
мети і завдання організації
Організація - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети або цілей. (Тейлор).
Якби люди не об'єднувалися в організації, то не виникла б потреба в менеджменті. Однак щоб вважатися організацією, якась група людей повинна відповідати хоча б трьом обов'язковим вимогам:
- наявність, принаймні, двох людей, які вважають себе частиною цієї групи;
- наявність, принаймні, однієї мети, тобто бажаного кінцевого результату, яку приймають як загальну всі члени даної групи;
- наявність членів групи, які свідомо працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети.
Організації можуть бути формальні і неформальні.
Всі формальні організації поділяються на прості і складні. Прості організації мають одну мету, складні -многоцелевие.
Однією з найголовніших рис організації є її взаємозв'язок із зовнішнім середовищем, звідки вона поповнює свої ресурси і де збуває вироблені блага або надає послуги.
Другий, дуже важливою рисою організації є поділ праці.
Тому третьою рисою організації є управління. У малих організаціях чітко вираженою лінії управління немає. Координація діяльності організації здійснюється спільно, чергуючись з неуправлінського функції. У міру укрупнення організації зростає кількість різних функцій, що призводить: до утруднення орієнтацію підлеглих. Тому в складних організаціях робота з управління чітко відокремлена від неуправленческой роботи. Такі організації призначають керівників і їм визначають коло обов'язків і відповідальності.
Побудова організації - важливий аспект організації як функції управління, який передбачає створення апарату управління, в максимальному ступені відповідного стратегічним планам організації та забезпечує її ефективну взаємодію з навколишнім середовищем, а також досягнення намічених цілей.
При виборі організаційної структури необхідно знати принципи побудови:
1. Оперативність - управляє рішення має досягти керованого об'єкта раніше, ніж настане чергова зміна стану виробництва. В іншому випадку рішення виявиться не потрібним.
2. Надійність, тобто структура апарату управління повинна забезпечувати абсолютну достовірність і безперебійність передачі інформації.
3. Оптимальне число ланок в структурі управління для забезпечення найкращого ефективності управління.
4. Чіткість розподілу функцій.
5. Гнучкість - можливість реагувати на зміни внутрішнього та зовнішнього середовища.
6. Економічність. тобто найбільший ефект повинен бути при найменших витратах.
Побудова організації включає завдання:
1. Розробку певної структури, тобто доцільне розподіл елементів організації, і подальше її вдосконалення в міру розвитку.
2. Постановку цілей.
3. Розробку системи взаємодії осіб, відповідальних за прийняття рішень (менеджерів) і виконавців рішень (фахівців-управлінців).
4. Облік масштабу керованості, тобто співвідношення між керуючою здатністю органу управління і складністю об'єкта управління.