Публікація підготовлена за участю фахівців ФНС Росії
Почався черговий звітний рік, бухгалтерам знову потрібно оформляти нові папки для підшивки документів. Нерідко архів документів за весь час діяльності фірми настільки об'ємний, що нові документи вже ніде розмістити. Значить, слід розібратися, як довго потрібно зберігати ті чи інші документи. Можливо, деякі з них пора знищити.
Всі господарські операції, що проводяться будь-якою організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Вони є первинними обліковими документами та служать підставою для ведення бухгалтерського обліку. Так сказано в пункті 1 статті 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ (далі - Закон № 129-ФЗ). Крім того, ці ж документи використовуються для обчислення та сплати податків і зборів.
Бухгалтерські документи
Причому організація з урахуванням специфіки діяльності має право збільшити тривалість зберігання документів в порівнянні з тим терміном, який встановлено в Переліку (п. 2.11 Вказівок). Подібне рішення оформляється розпорядженням керівника компанії або закріплюється в її облікову політику.
Податкові декларації і документи для розрахунку податків
Терміни, протягом яких організація зобов'язана зберігати звітність по податках, встановлені в пункті 170 Переліку. Так, річні податкові декларації необхідно зберігати не менше десяти років, квартальні - не менше п'яти років, місячні - не менше одного року. Якщо відсутня річна звітність (наприклад, по ПДВ), квартальні та місячні податкові декларації потрібно зберігати не менше десяти років. Місячну звітність за відсутності квартальної слід зберігати не менше п'яти років.
Терміни зберігання документів, на підставі яких організація обчислює податки і збори, ніде чітко не обумовлені. Лише в підпункті 8 пункту 1 статті 23 НК РФ зазначено, що платники податків зобов'язані протягом чотирьох років забезпечувати збереження документів, необхідних для обчислення і сплати податків. До названих документів, зокрема, відносяться дані бухгалтерського і податкового обліку, а також інші документи, що підтверджують отримання доходів, здійснення видатків, сплату та утримання податків.
Аналогічна вимога встановлено в підпункті 5 пункту 3 статті 24 НК РФ для податкових агентів. Протягом чотирьох років вони повинні забезпечувати збереження документів, необхідних для обчислення, утримання та перерахування податків.
Для акціонерних товариств - особливі правила
- документи про створення, реорганізацію товариства;
- статуту товариства, внесення в нього зміни і доповнення;
- свідоцтво про державну реєстрацію товариства;
- рішення про випуск цінних паперів, проспекти емісії цінних паперів;
- протоколи загальних зборів акціонерів;
- протоколи засідань ради директорів (наглядової ради);
- списки афілійованих осіб товариства;
- положення про філії та представництва товариства;
- протоколи засідань правління (дирекції) товариства, рішення директора (генерального директора, президента) суспільства;
- бюлетені для голосування;
- висновки ревізійної комісії (ревізора) товариства та ін.
Припустимо, акціонерне товариство ліквідується. При наявності у нього договору з установою Росархіву документи постійного терміну зберігання та з особового складу воно передає в державний архів.
Якщо договірних відносин з архівом немає, державний архів зобов'язаний прийняти на зберігання тільки документи з особового складу працівників товариства. Місце зберігання інших документів визначає голова ліквідаційної комісії або конкурсний керуючий.
Якщо акціонерне товариство припиняє діяльність в результаті проведеної реорганізації, оригінали його документів можуть бути передані тільки одному з новостворених товариств (як правило, товариству з найбільшою вартістю чистих активів)
Таблиця. Терміни зберігання окремих видів документів
Не менш 1 року (за відсутності річних, піврічних, квартальних - не менше 10 років)
* До бухгалтерської звітності відносяться бухгалтерські баланси, додатки до них, передбачені нормативними актами, звіти про прибутки і збитки, пояснювальні записки, аудиторські висновки, що підтверджують достовірність бухгалтерської звітності організації (якщо вона підлягає обов'язковому аудиту) та інші спеціалізовані форми (п. 2 ст. 13 Закону № 129-ФЗ).
** Це випливає з положень пункту 2.4.2 Вказівок.
*** При виникненні суперечок, розбіжностей документи зберігаються до винесення остаточного рішення.
**** Якщо є первинними обліковими документами, їх необхідно зберігати не менше п'яти років (п. 1 ст. 17 Закону № 129-ФЗ).
***** Включає в себе документи, пов'язані з виробництвом, продажем, технічною підтримкою, придбанням, реєстрацією, введенням в експлуатацію, експлуатацією і виведенням з експлуатації контрольно-касової техніки.
Податкова база і сума податку визначаються після закінчення податкового періоду (п. 1 ст. 55 НК РФ). По більшості податків таким періодом є календарний рік. Виняток становить ПДВ, податковий період за яким квартал. Таким чином, термін зберігання документів, необхідних для розрахунку і сплати податків, потрібно відлічувати з дня, наступного за днем закінчення податкового періоду.
Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, а також програми машинної обробки даних слід зберігати не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз (п. 2 ст. 17 Закону № 129-ФЗ)
Платники податків зобов'язані подавати до податкових органів і їх посадових осіб документи, необхідні для обчислення і сплати податків (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)
Податкові агенти зобов'язані подавати до податкового органу за місцем свого обліку документи, необхідні для здійснення контролю за правильністю обчислення, утримання та перерахування податків (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)
Відзначимо також, що згідно з пунктом 150 Переліку виставлені і отримані рахунки-фактури організація повинна зберігати не менше п'яти років. Однак якщо в ході податкової чи іншої перевірки виникли розбіжності з перевіряючими, то рахунки-фактури потрібно зберігати до винесення остаточного рішення за результатами даної перевірки.
Отже, первинні облікові документи необхідно зберігати не менше п'яти років. Однак в деяких ситуаціях виправдувальні документи слід зберігати набагато довше.
Ситуація 1. Організація переносить збитки на майбутнє
Відповідно до статті 283 НК РФ компанія, яка є платником податку на прибуток, має право зменшити податкову базу поточного податкового періоду на суму збитку, отриманого нею в попередніх податкових періодах. Збиток може бути перенесений на майбутнє протягом десяти років, наступних за тим податковим періодом, в якому він був отриманий (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Аналогічні вимоги встановлені для платників єдиного сільськогосподарського податку та організацій, які застосовують спрощену систему оподаткування. При перенесенні збитків на майбутнє вони також зобов'язані зберігати документи, що підтверджують розмір понесеного збитку і суму, на яку була зменшена податкова база по кожному податковому періоду. Про це сказано в пункті 5 статті 346.6 і пункті 7 статті 346.18 Податкового кодексу відповідно.
Ситуація 2. Виявлено збитки минулих років або списані безнадійні борги
Збитки минулих податкових періодів, виявлені платником податків в поточному звітному або податковому періоді, прирівнюються до позареалізаційних витрат на підставі підпункту 1 пункту 2 статті 265 НК РФ. Інакше кажучи, такі збитки зменшують податкову базу по податку на прибуток за той період, в якому вони були виявлені.
Крім того, до позареалізаційних витрат також прирівнюються суми безнадійних боргів, а в разі, якщо організація формує резерв по сумнівних боргах. - суми безнадійних боргів, не покриті за рахунок коштів резерву (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
За загальним правилом, установленим у пункті 1 статті 252 НК РФ, при розрахунку податку на прибуток можна визнати лише ті витрати, які підтверджені документально. Значить, щоб врахувати в цілях оподаткування збитки минулих років, виявлені в поточному році, або списати безнадійні борги, організація повинна мати відповідні підтверджуючими документами. Більш того, вона зобов'язана зберігати ці документи не менше чотирьох років після закінчення року, податкова база за який була зменшена на суму зазначеного збитку або списаної безнадійної заборгованості.
Ситуація 3. Організація володіє основними засобами
Припустимо, у власності компанії є основний засіб, яке було куплено більше десяти років тому. Здавалося б, термін зберігання документів про його придбання і введення в експлуатацію вже закінчився.
Однак такі документи потрібно зберігати протягом усього строку корисного використання об'єкта. Адже протягом цього періоду організація нараховує амортизацію в податковому та бухгалтерському обліку. Щоб визнати амортизаційні відрахування, протягом усього терміну амортизації у неї повинні бути документи, що підтверджують придбання об'єкта і введення його в експлуатацію.
Крім того, з залишкової вартості основних засобів компанія сплачує податок на майно. Отже, для обґрунтування розрахунків з цього податку їй також необхідні названі документи.
Припустимо, організація вирішила продати амортизується майно. Відповідно до підпункту 1 пункту 1 статті 268 НК РФ вона має право зменшити дохід, отриманий від продажу, на залишкову вартість цього майна. Але залишкова вартість об'єкта знову ж повинна бути підтверджена відповідними документами.
Таким чином, навіть якщо організація, що володіє амортизируемим майном, не планує його продавати, документи про придбання цього майна, введення його в експлуатацію, розрахунку сум амортизації їй доцільно зберігати протягом усього терміну роботи компанії.
зберігання документів
Витратами зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені витрати платника податку, а у випадках, передбачених в статті 265 НК РФ, - понесені ним збитки (п. 1 ст. 252 НК РФ)
З метою оподаткування залишкова вартість об'єктів амортизується майна визначається за правилами, викладеним в пункті 1 статті 257 НК РФ
Перелік документів акціонерного товариства, які воно повинно зберігати за місцем знаходження виконавчого органу, встановлено в пункті 1Стаття 89 Федерального закону від 26.12. 95 № 208-ФЗ
Організації, документи яких підлягають прийому в державні або муніципальні архіви, знищують документи з простроченим терміном зберігання без узгодження з архівними органами (п. 3.9 Вказівок)
Відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник організації (п. 3 ст. 17 Закону № 129-ФЗ)
Місце зберігання документів кожна організація визначає самостійно. Як правило, більшість документів розміщується в офісі компанії. При значних обсягах документації доцільно виділити спеціальне місце під архів або навіть орендувати окреме приміщення, куди перевезти опрацьовані документи, які вже не використовуються в поточній роботі.
Інший варіант - передати документи на зберігання в спеціалізовану архівну компанію. Однак якщо організація є акціонерним товариством, то їй потрібно врахувати таку особливість. У пункті 2 статті 89 Федерального закону від 26.12.95 № 208-ФЗ йдеться, що цілий ряд документів акціонерне товариство повинно зберігати за місцем знаходження його виконавчого органу. До таких документів, зокрема, відносяться бухгалтерська звітність, документи бухгалтерського обліку, документи, що підтверджують права товариства на майно, яке перебуває на його балансі.
Природно, з часом обсяги архівів будь-якої організації збільшуються, для їх розміщення потрібні нові приміщення. Може, зручніше зберігати документи не в паперовому, а в електронному вигляді?
Така можливість прямо передбачена щодо первинних облікових документів і регістрів бухгалтерського обліку (п. 7 ст. 9 і п. 1 ст. 10 Закону № 129-ФЗ). Крім того, в статті 314 НК РФ зазначено, що регістри податкового обліку ведуться на паперових носіях, в електронному вигляді або будь-яких машинних носіях. При цьому повинна забезпечуватися їх захист від несанкціонованих виправлень.
Знищення та утилізація документів
Документи, термін зберігання яких закінчився, організація має право знищити самостійно (розірвати вручну або за допомогою шредера, викинути, спалити) або передати на утилізацію в спеціалізовану компанію, що займається переробкою вторинної сировини. Перелік документів, що підлягають знищенню або утилізації, затверджується керівником організації. Він може бути оформлений у вигляді наказу або розпорядження керівника або у формі акта, розробленого компанією самостійно. Зразок такого акту наведено нижче.
Малюнок. Зразок акта про відбір документів для знищення
Крім того, організація може скористатися зразком акту про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. Його форма затверджена в додатку № 4 до Основних правил.
Передача документів на утилізацію оформляється накладною, в якій зазначаються дата передачі, кількість переданих документів (число папок, коробок і т. П.) І вага паперової макулатури. Навантаження і вивіз на утилізацію здійснюються під контролем співробітника, відповідального за збереження документів в організації (п. 2.4.7 Основних правил).
Відповідальність за втрату документів
Податкова. Відсутність у платника податків первинних документів, рахунків-фактур або регістрів бухгалтерського обліку розцінюється як грубе порушення правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування. За таке порушення в статті 120 Податкового кодексу передбачена відповідальність у вигляді штрафу в розмірі:
- 5000 руб. - якщо відсутні документи за один податковий період;
- 15 000 руб. - при відсутності документів більш ніж за один податковий період;
- 10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 руб. - якщо через відсутність документів була занижена податкова база.
Крім того, якщо платник податків (платник збору, податковий агент) не надасть за запитом податкової інспекції документи або інші відомості, з нього стягується штраф у розмірі 50 руб. за кожне неподання документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Кримінальна. Викрадення, знищення, пошкодження або приховування офіційних документів, скоєні з корисливої або іншої особистої зацікавленості, карається штрафом в розмірі до 200 000 руб. або в розмірі заробітної плати або іншого доходу засудженого за період до 18 місяців або обмеженням волі на строк до двох років, або арештом на строк до чотирьох місяців, або позбавленням волі на строк до одного року (п. 1 ст. 325 КК РФ)