Оформлення списання товарів на підприємствах ведеться за формою ТОРГ 16, відповідний акт підлягає заповненню в трьох примірниках. Для акта про списання товарів необхідні підписи всіх членів комісії, які встановили та засвідчили факт псування. Керівник організації відповідним розпорядженням уповноважує комісію на твір таких дій.
Списання відбувається в тих випадках, коли подальша реалізація товару неможлива. У ряді випадків, що залежать від причини погіршення якостей товару, в складі комісії можуть бути представники санітарного, пожежного або споживчого нагляду. Складений акт підтверджується керівником підприємства, який визначає джерело для подальшого списування бракованого і зіпсованого товару.
Щоб списати відповідальність за втрату цінностей з матеріально відповідальної особи, один примірник акта про списання направляють в бухгалтерію. Другий повинен бути спрямований саме в той підрозділ, де було вироблено списання. Третій примірник віддають матеріально-відповідальній за списуються цінності особі.
Наступні дані обов'язково вказуються в акті про списання товарів:
- дата надходження товарів і їх списання;
- дата і номер накладної, по якій надійшли товари;
- причина списання та відповідний код (якщо не використовується, досить поставити прочерк);
- найменування товарів, загальна сума;
- ПІБ та підписи членів комісії;
- рішення керівника організації про спосіб покриття збитків від списання (сюди входить можливий прибуток, собівартість і матеріально відповідальна особа).