Робота в команді - головна умова успіху, тому керівник проекту є ключовим елементом в структурі будь-якої організації. Проектна діяльність присутня практично у всіх областях, і неважливо, розробляємо ми нове взуття або комп'ютерну програму, діяльність з розробки і створення даних продуктів буде реалізована через проект. Люди, що займають посаду керівника проекту, грають роль особливу і стратегічно важливу. Тому для кожного співробітника, який поклав на свої плечі цю цікаву і одночасно складну ношу, будуть корисні дані рекомендації. Вони допоможуть вам на першому етапі не робити великих помилок.
1. Сім разів відміряй - один раз відріж
Дана приказка показує основне правило проектної діяльності. Перш ніж з головою зануритися в проект, необхідно все дуже добре спланувати. В майбутньому це позбавить вас від різного роду переробок і змін, які потребуватимуть додаткових витрат. Тому досвідчений менеджер розуміє, що час, витрачений на підготовку і ретельне планування. обов'язково принесе свої дивіденди.
2. Без стандарту нікуди
Як і будь-яка діяльність організації, проектна діяльність повинна бути стандартизована. Положення або регламент щодо організації проектної роботи - це один з основних документів вашої компанії. Він визначає ключові ролі, в тому числі: замовника, виконавця, керівника проекту, спонсора проекту і т.д. Цей документ є загальним для всієї організації. Він забезпечує єдність підходів, розуміння цілей і результатів, закладає основу для всебічного співробітництва і зводить до мінімуму організаційні проблеми, на всіх етапах реалізації проекту.
3. У кожного своя роль
Для успішної реалізації проекту ви повинні максимально залучити всі зацікавлені сторони. Щоб правильно визначити всіх учасників, намалюйте невелику схему або структуру всіх зацікавлених сторін, з позначенням меж відповідальності, основного функціоналу і ресурсів кожної сторони. Після цього обов'язково проведіть особисті зустрічі з кожним задіяним учасником і обговоріть той внесок, який він внесе в загальну справу.
4. Ефективні комунікації
Підтримка і ще раз підтримка співробітників, які входять до складу робочої групи проекту. Не будуйте ілюзій з приводу успішної реалізації проекту лише тільки тому, що ви випустили наказ про початок проекту і затвердили склад робочої групи. Для вибудовування ефективних комунікацій всередині команди підтримка необхідна всім учасникам. Чи не кожен співробітник вміє вибудовувати довірчі взаємини в колективі. Ваше завдання - допомогти зробити це швидко і без зайвих негативних емоцій. Ви повинні допомогти кожному учаснику зрозуміти свою роль, завдання, функціонал і при необхідності дати зворотний зв'язок. А також ви повинні розуміти загальні проблеми групи, і вміти вчасно їх вирішити.
5. Береженого Бог береже
Завжди слідкуйте за тим ризик. Кожен керівник проекту розуміє, що ризик є в кожній справі. Тому ніколи не зупиняйте роботу з оцінки ризиків та своєчасну підготовку превентивних заходів. Ви повинні бути завжди готові до того, що щось піде не так. В цьому випадку у вас повинні бути розроблені кілька варіантів вирішення виниклих проблем. Тільки в цьому випадку ви заощадите і нерви, і гроші.
6. Будьте гнучкими
Єдиних підходів до управління проектами не існує. як не існує і абсолютно однакових проектів. Вибір методики залежить від цілого ряду чинників, таких як характер проекту, досвід, навички та освіту учасників групи, сфера діяльності компанії, її масштаб. Тому досвідчені керівники проектів вибирають той шлях, який можна застосувати в конкретних умовах і в конкретний час. Мотивуйте і заохочуйте співробітника, який пропонує і застосовує різні підходи у своїй діяльності. Надавайте можливість самостійно приймати рішення, яке підходить для проекту саме сьогодні.
7. Допомагати, але не робити
Роль керівника проекту - керувати. Керівник несе повну відповідальність за результат, встановлює вимоги, навчає, встановлює довірчі відносини в команді, але тільки не робить роботу за учасників команди. Завжди пам'ятайте це.
8. Звіти бувають різні
Тільки необхідна звітність. На певних етапах проектної діяльності виникає необхідність підготовки звітності за результатами діяльності проектної команди. Зведіть до мінімуму частоту і обсяг звітної інформації. Краще заздалегідь визначити контрольні точки і своєчасно проводити оцінку стану проекту, із залученням усіх зацікавлених сторін. Так ви заощадите час, що витрачається для підготовки звітності, яку ніхто не читає і яка не має цільового призначення.
Це лише основні поради, застосовуючи які ви підвищите ефективність не тільки свого проекту, але і всієї компанії в цілому.
