УПД - це універсальна форма бланка, яка об'єднує в собі відразу кілька документів, що істотно спрощує ділової документообіг і знижує витрати. Така потреба назріла давно, але отримала правову підтримку тільки після вступу в силу Федерального закону № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік».
Необхідність застосування передавального документа
У статті зібрані зразки операцій, що найчастіше зустрічаються в організації та зразки документів, якими вони оформляються. Розглянемо на прикладі заповнення, оформлення виконаних робіт і поставку товару універсальним передавальним документом (далі УПД). Застосовується УПД замість наступних документів: товарної накладної, рахунок-фактури та акту приймання-здачі робіт (послуг).
УПД - це універсальна форма бланка, яка об'єднує в собі відразу кілька документів, що істотно спрощує ділової документообіг і знижує витрати. Така потреба давно назріла, але отримала правову підтримку тільки, після вступу в силу Федерального закону № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Закон спростив форми первинних облікових документів, але визначив перелік обов'язкових реквізитів для них (ст.9 402-ФЗ), адже кожен факт господарського життя підлягає обов'язковому оформленню.
Реквізитами первинного облікового документа є:
Організації та ВП, які не є платниками ПДВ, не зобов'язані сплачувати цей податок при застосуванні форми УПД. Для організацій, які знаходяться на загальній системі оподаткування УПД, також як і рахунок-фактура, дає право на залік вхідного ПДВ при сплаті в бюджет.
Зразок заповнення УПД універсального передавального акта
УПД (універсальний передавальний документ) коли можна застосовувати? УПД правила заповнення актуальні для поставки товарів і виконання робіт (послуг):
- замість Акта і Рахунок-фактури;
- замість Накладний і Рахунок-фактури;
Повний текст Вимоги щодо заповнення граф УПД міститься в Рекомендаціях щодо заповнення окремих реквізитів форми УПД (Лист № ММВ-20-3 / [email protected]). У таблиці наведено важливі моменти, на які варто звернути увагу:
Рекомендації щодо заповнення окремих реквізитів форми УПД
У разі, якщо рахунки-фактури в організації підписуються іншою особою, уповноваженою на те наказом (іншим розпорядчим документом) з організації або довіреністю від імені організації, то в рахунку-фактурі може бути вказаний відповідний розпорядчий документ або вказана посада уповноваженої особи, яка підписала конкретний рахунок -фактури.
Припустимо доповнення показників рядків (3) і (4) інформацією про ІПН, КПП вантажовідправника та ІПН, КПП вантажоодержувача.
Показники, що уточнюють умови здійснення факту господарського життя можуть також бути відображені в рядках, (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6-а), (6б), графах (4 ), (5), (6) і ін.
Товар (вантаж) передав /
послуги, результати робіт, права здав
Може бути вказана посада особи, яка вчинила відвантаження і (або) особи, уповноваженої діяти по угоді передачі результатів робіт (послуг, майнових прав) від імені економічного суб'єкта; його підпис із зазначенням прізвища та ініціалів. Особа, уповноважена діяти по угоді від імені економічного суб'єкта, визначається нормами відповідних глав ЦК України.
Показник, що уточнює обставини здійснення операції (угоди).
Якщо цією особою є особа, уповноважена на підписання рахунків-фактур і підписала документ від імені керівника або головного бухгалтера (до рядка), то в цьому рядку можуть заповнюватися тільки відомості про його посади та П.І.Б. без повторення підпису.
Відпові-ний за правильне оформлення угоди, операції
Посада особи, відповідальної за правильне оформлення угоди, операції з боку продавця, його підпис із зазначенням прізвища та ініціалів.
Показник, що дозволяє визначити особу, відповідальну за оформлення операції.
Якщо особою, відповідальною за оформлення угоди, є особа, яка вчинила відвантаження і (або) особа уповноважена діяти по угоді від імені економічного суб'єкта (рядок), то при наявності підпису в рядку в цьому рядку можуть заповнюватися тільки відомості про посаду і Ф.І. о. без повторення підпису.
Якщо особою, відповідальною за оформлення угоди, є особа, уповноважена на підписання рахунків-фактур і підписала документ від імені керівника або головного бухгалтера (до рядка), то в цьому рядку так само можуть заповнюватися тільки відомості про його посади і П.І.Б. . без повторення підпису.
Якщо в силу встановленого в економічному суб'єкті документообігу за правильність оформлення операції відповідають одночасно кілька осіб, то в документ необхідно буде ввести додатковий рядок, наприклад, для вказівки посади, Ф.І. О. і підписи другого відповідальної особи.
Товар (вантаж) отримав /
послуги, результати робіт, права прийняв
Може бути вказана посада особи, яка отримала вантаж і (або) уповноваженого на прийняття послуг, результатів робіт, прав по угоді передачі результатів робіт (послуг, майнових прав) від імені покупця; його підпис із зазначенням прізвища та ініціалів. Особа, уповноважена діяти по угоді від імені економічного суб'єкта, визначається нормами відповідних глав ЦК України.
Показник, що уточнює обставини здійснення операції (угоди).
Відповідальний за правильне оформлення угоди, операції
Посада особи, відповідальної за правильне оформлення угоди, операції з боку покупця, його підпис із зазначенням прізвища та ініціалів.
Показник, що дозволяє визначити особу, відповідальну за оформлення операції.
Якщо особою, відповідальною за оформлення угоди, є особа, уповноважена діяти по угоді від імені економічного суб'єкта (рядок), то в цьому рядку можуть заповнюватися тільки відомості про посаду і прізвище та ініціали без повторення підпису.
Якщо в силу встановленого в економічному суб'єкті документообігу за правильність оформлення операції відповідають одночасно кілька осіб, то в документ необхідно буде ввести додатковий рядок, наприклад, для вказівки посади, Ф.І. О. і підписи другого відповідальної особи.
Друку економічних суб'єктів-укладачів документа.
Законодавчо реквізит в якості обов'язкового не встановлено.
Відсутність друку при наявності всіх обов'язкових реквізитів, передбачених статтею 9 Закону № 402-ФЗ, не може бути підставою для відмови в прийнятті документа до податкового обліку.