Податкова служба запропонувала бухгалтерську службу суб'єктів підприємницької діяльності скоротити обсяг документообігу за рахунок введення форми УПД. Її використання заощадить чимало часу бухгалтерам, оскільки зробить неактуальним ведення багатьох документів, що вимагають ретельного заповнення.
Як полегшити ведення бухгалтерського обліку
Розшифровка УПД в бухгалтерії
Бухгалтера часто стикаються з проблемами недостатності часу на ведення обліку і складання звітності, що стосується діяльності підприємства. Багато часу йде на виконання такої марної роботи, як заповнення ідентичною інформації в документації різних форматів.
Зразок форми УПД
Для того щоб представники суб'єкта господарювання мали можливість зайнятися більш корисними справами, які б принесли фірмі додатковий прибуток, а державі - поповнення бюджету, програмні фахівці Податкової Служби розробили єдину форму документації, що містить узагальнену інформацію з кількох документів. Це дозволяє виключити з документообігу ряд бланків уніфікованого виду. Незважаючи на те що в проекті форма мала найменування єдиного відвантажувального документа, громадськості вона була заявлена як УПД, що розшифровується як універсальний передавальний документ.
Заміна купи документації одним документом
Коли можна застосовувати універсальний передавальний документ УПД
Універсальний передавальний документ - це документ, який замінює деякі екземпляри первинної документації. Він може також поєднуватися з рахунок-фактуру. Податкова Служба регламентує, що передавальний документ універсального типу можна застосовувати до декількох видів угод, що регламентують різні типи угод господарських операцій.
Розібравшись з поняттям УПД, що це таке і де його можна використовувати, можна оптимізувати свій робочий час, приділяючи увагу іншим питанням діяльності. Застосування універсального документа актуально при таких операціях, що забезпечують функціонування компанії, як:
- оформлення співробітництва з контрагентами;
- транспортування продукції;
- документальне оформлення заходів, пов'язаних з поставками товару або наданням послуг;
- реалізація або поступка прав вимоги.
Читайте також: Довідка для нарахування лікарняних листів з попереднього місця роботи
Щоб зрозуміти, замінює чи УПД акт виконаних робіт, слід вивчити складену представниками Податкової Служби інструкцію. У ній роз'яснюється, що ці документи взаємозамінні тільки в ситуаціях згоди обох сторін угоди.
як перейти
Перед тим як перейти на УПД рекомендується узгодити з контрагентами, чи бажають вони отримувати документи, оформлені за цією формою.
Можливо провести тестування застосування нововведення на постачання продукції, тоді як оформлення надання послуг проводити у відповідності зі стандартними нормами. Для введення в документообіг нової форми, необхідно її затвердити розпорядчою документацією, попередньо підігнавши її під ті господарські операції, які планується проводити. Затвердження документа можливо окремим наказом або в комплексі наказу про облікову політику суб'єкта підприємництва.
Наказ про перехід на роботу за УПД
- застосовуваний вид нумерації і реєстрації документації;
- порядок проведення процедури виправлення в документі, в разі якщо була допущена помилка;
- порядок зберігання форми.
При веденні документації не рекомендується змішувати документи, оформлені за формою УПД і заповнені стандартним способом із застосуванням первинної документації. Роздільне зберігання дозволить виключити плутанину при перевірках уповноваженими органами.
Право підписання універсального передавального документа повинно бути поставлено наказом конкретному співробітнику, який відрізняється компетентністю не тільки в нюансах оформлення УПД, а й у веденні бухгалтерської документації по стандартному типу.
Після отримання згоди контрагентів про перехід на сучасний рівень документообігу, необхідно оформити з ними додаткові угоди, що стосуються нововведень, а також необхідності завірення документів нової форми печаткою. Керівники суб'єкта господарювання має право самостійно встановлювати правила співпраці в новому стилі, оскільки представники Податкової Служби що не розробили регламентований порядок застосування УПД.
Читайте також: Зразок заяви в прокуратуру
Робота зі співробітниками в плані зміни порядку ведення документообігу
Щоб уникнути непорозумінь в оформленні бухгалтерського обліку і складання звітності, рекомендується скласти пам'ятку для бухгалтерів, з заздалегідь відбитими питаннями, які можуть виникнути в процесі роботи з формою. Це заощадить час працівників, а також знизить ймовірність недоліків в обліку. У пам'ятці необхідно відобразити інформацію:
- докладну інструкцію щодо заповнення форми;
- спосіб виправлення помилок;
- чи потрібно ставити печатку на документ;
- які дані потрібно вносити в форму під час вступу УПД від постачальника;
- перелік контрагентів, які працюють за універсальною формою, і клієнти, що віддає перевагу стандартне оформлення документації.
Чи потрібно заповнювати акт
Господарські операції, які можна оформляти УПД
Заповнений універсальний передавальний документ замість акта виконаних робіт дозволяє об'єктивно оцінити параметри господарської операції без вивчення величезного оберемка документації. В одному документі відображені відомості про декількох етапах співпраці. Однак процедура заповнення універсальної форми може стати неактуальною, якщо контрагент не бажає працювати в удосконаленому стилі. Тому перш ніж заповнювати форму і замінювати нею стандартний перелік документів, рекомендується повідомити контрагентів в письмовому вигляді про зміну типу документообігу.
Особливості та нюанси
Рекомендації щодо заповнення універсальної форми
У деяких випадках відсутня необхідність складання УПД для бухгалтерської звітності. Однак це необхідно для проведення розрахунку величини ПДВ і обгрунтування його достовірності. До таких ситуацій належать:
- Авансування господарської операції.
- Коригування показників операції в ситуації, коли відбулися зміни в собівартості вже переданої продукції.
- Внесення виправлень в документації.
Розібравшись, що таке УПД в бухгалтерії, універсальний передавальний документ замість товарної накладної дозволить заощадити час на оформлення документації, а також полегшить порядок її обліку. Однак важливо пам'ятати про особливості заповнення документа, щоб уникнути різночитання і непорозуміння введеної інформації представниками Податкової Служби.
Цікаве по темі: