Кадровикам щодня доводиться мати справу з великою кількістю самих різних документів. Це і накази, і трудові договори, і довідки, і особисті справи. Непросто розібратися в цьому масиві паперів, якщо не вести їх облік. Фіксувати рух персоналу вам допоможуть спеціальні облікові журнали. Сьогодні ми поговоримо про те, як їх розробити.
Наведемо простий приклад: вам потрібно звільнити працівника. Щоб написати наказ, знадобиться відшукати трудовий договір. А де його шукати? Припустимо, співробітник був прийнятий на роботу три роки тому, ні дати його прийому, ні, тим більше, номера його договору ви не пам'ятаєте. Але у вас є книга реєстрації трудових договорів, в якій всі ці відомості зафіксовані. Відкриваємо її і на прізвище працівника знаходимо дату і реєстраційний номер його договору. Далі все просто: дістаємо з полиці папку, в яку підшиті договори за відповідний рік, і вибираємо потрібний.
Журнали та книги з обліку кадрів ведуть для того, щоб:
- реєструвати документи і присвоювати їм порядкові номери;
- організувати облік кадрів і їх руху (прийомів на роботу, перекладів, відпусток, звільнень);
- налагодити облік документів, які видаються працівникам під розписку і не зберігаються в організації (посвідчення, довідки);
- полегшити надалі пошук потрібних документів.
Потрібно сказати, що обліковий журнал та облікова книга - по суті одне і те ж. Просто існують традиції називати один документ журналом, а інший - книгою. Скажімо, «Журнал обліку відпусток», «Книга обліку довідок». Але ви цілком можете і не дотримати свого слова.
Які журнали вести
Оформляємо обкладинку журналу
Перш ніж взятися за виготовлення обкладинки, потрібно вирішити, як будуть розташовані сторінки вашого журналу - вертикально або горизонтально. Вертикальне розташування підходить для журналів з невеликою кількістю граф. А горизонтальне застосовується, якщо на сторінці журналу потрібно відобразити багато різних відомостей. Скажімо, у журналу обліку лікарняних листів може бути вертикальне (книжкове) розташування сторінок, так як в ньому потрібно відобразити лише номер лікарняного листа, його термін і назва лікувального закладу. А ось журнал реєстрації перекладів краще зробити у вигляді альбому - адже в ньому на одній сторінці потрібно зафіксувати колишнє і нове місця роботи співробітника, старе і нове найменування його посади. Все це може не поміститися на вертикально розташованій сторінці.
Для обкладинки візьміть щільний папір формату А4. На ній за допомогою комп'ютера, друкарської машинки або вручну напишіть назву організації, слово «журнал» або «книга» і найменування журналу. А нижче виділіть два рядки для дати початку та дати закінчення журналу. Можна створити уніфіковану форму і по ній робити обкладинки для всіх журналів.
Спочатку треба розділити журнал на графи (разграфить відразу всі сторінки). Тепер необхідно захистити документ від вилучень і вкладень. Для цього необхідно пронумерувати всі сторінки, прошнуруйте журнал і скріпіть його печаткою. Потім документ потрібно завірити підписом начальника відділу кадрів, заступника генерального директора по роботі з персоналом або самого генерального директора. Врахуйте, що книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинен завіряти тільки керівник організації.
У журналі обов'язково потрібен підпис працівника, який буде його вести. Підпис можна помістити на обкладинці (лицьовій або зворотній стороні). Дозволяється ставити підпис на останній сторінці журналу або на кожній його сторінці.
Заповнювати журнали рекомендується чорнильною, кульковою або гелевою ручкою синього, чорного або фіолетового кольору. Не робіть в журналах ніяких підчисток, закреслень і не користуйтеся коректує рідиною для виправлення невірних записів.
Якщо при заповненні журналу ви випадково допустили помилку, внесіть виправлення одним із таких способів.
Якщо в журналі є графа «Примітки». Спочатку акуратно закресліть невірну запис однієї рисою, а нижче, в тій же графі, зробіть правильну запис. У графі «Примітки» напишіть: «Виправлено в графі такий-то», а нижче поставте підпис з розшифровкою і дату.
Якщо в журналі немає графи «Примітки». В цьому випадку неправильний запис закреслювати не треба. Скористайтеся порядком, який застосовується для виправлення невірно внесених записів до трудової книжки. У тій же графі, де допущена помилка, нижче напишіть: «Запис за номером таким-то є недійсним» і зробіть правильну запис.
Як зберігати журнали
Поки в обліковому журналі незаповнені всі сторінки, він зберігається у того працівника, який його веде. Коли всі сторінки журналу, за винятком останньої, будуть заповнені, на його обкладинці ставиться дата закінчення і журнал здається в архів організації. Для основних журналів Росархів встановив терміни зберігання
- Журнали (книги) обліку особистих справ, особистих карток, трудових договорів - 75 років
- Журнали (книги) прийому, переміщення (переведення), звільнення працівників - 75 років
- Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них - 50 років
- Журнали (книги) обліку відряджень, видачі посвідчень про відрядження - 5 років
- Журнали (книги), обліку відпусток - 3 роки
- Журнали (книги) видачі довідок про заробітну плату, стаж, місце роботи - 3 роки
Якщо ж ви ведете журнали, термін зберігання яких офіційно не встановлено, питання про те, як довго їх зберігати, вирішує керівник організації.
Нижче представлені зразки основних журналів і книг по обліку кадрів. Орієнтуючись на них, ви можете створити форму будь-якого потрібного вам журналу.
Ми звернулися з питаннями до роботодавців:
1. Які книги і журнали веде ваш відділ кадрів?
2. Як вони допомагають вам у роботі?
Євген КУТУЗОВ, начальник відділу кадрів, г. Харьков:
1. У нас велика організація, і відділ кадрів веде досить багато (близько 25) різних журналів. По обліку персоналу ми оформляємо журнали реєстрації прийомів, перекладів, звільнень, журнал обліку заохочень та стягнень, журнал обліку сумісників, книгу обліку військовозобов'язаних і призовників. По обліку кадрової документації - журнали обліку довідок, особистих справ, лікарняних листів, пропусків. Звичайно, ми ведемо і книгу обліку руху трудових книжок. Деякі журнали ведуться у нас в електронному вигляді. Наприклад, електронний журнал обліку полісів ОМС.
2. Журнали та книги спрощують повсякденну роботу кадровиків і дозволяють фіксувати всі кадрові процеси, що відбуваються в організації.
Людмила Грохотова, заступник генерального директора з персоналу ТОВ «Братиславський коло», м.Київ:
1. Ми ведемо два журнали - журнал реєстрації трудових договорів і книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
2. До зведеного журнал реєстрації трудових договорів включаються відомості про дату прийому співробітника на роботу, його посади та структурному підрозділі, дату та номер трудового договору та наказу. Таким чином, при оформленні трудових відносин в журнал відразу вносяться всі необхідні дані, що значно спрощує роботу з іншими документами. А по книзі обліку і руху трудових книжок дуже зручно відстежувати звільнення співробітників.