Компанії і підприємці, які в своїй діяльності зобов'язані використовувати касову техніку, заповнюють журнал обліку викликів технічних фахівців і реєстрації виконаних робіт за формою КМ-8. У даній статті ми розглянемо, для чого необхідна форма KM-8 при обліку викликів технічних фахівців і реєстрації виконаних робіт.
Що являє собою журнал KM-8
Регістр обліку виклику фахівців є первинним уніфікованим документом, форма якого затверджена Постановою Держкомстату і успішно застосовується в українських організаціях.
Призначення журналу за формою КМ-8
В відповідність до вимог закону даний обліковий документ призначається для відображення відомостей про випадки виклику співробітників спеціалізованих компаній для проведення операцій ремонту касових машин. У зв'язку з цим виділяють наступні випадки, що вимагають внесення записів в регістрі КМ-8:
Важливо! Вносити записи в журнал КМ-8 повинен технічний фахівець, який проводить спостереження або ремонт.
Компанія забезпечує місце зберігання документа. У більшості випадків, журнал виклику фахівців перебуває у керівника торгової точки або його заступника.
Порядок дій при необхідності відправки ККТ на ремонт
В ході експлуатації ККТ може виникнути поломка, що вимагає усунення компетентним фахівцем. В цьому випадку, спостерігається наступний порядок дій співробітників компанії:
- Після виявлення факту поломки працівники компанії вносять інформацію про те, що трапилося в журнал КМ-8;
- Керівництво організації ставиться до відома про порушення в роботі ККМ. Це необхідно зробити для того, щоб раціонально розподілити роботу справних касових апаратів (при наявності) і знизити навантаження на касових працівників;
- Виклик співробітників обслуговуючого центру;
- Внесення запису уповноваженого працівника ЦСО в журнал виклику, що підтверджує несправність ККТ.
Важливо! Якщо в процесі експлуатації касової машини виникла поломка, самостійний ремонт працівникам торгової точки проводити заборонено. Така умова прописано в зразку кожного договору з сервісним центром.
Рекомендації щодо заповнення журналу виклику фахівців
Регістр обліку виклику технічних фахівців, як і інші журнали, необхідні для коректної побудови касової дисципліни в компанії, включає в себе обкладинку (титульну сторінку), що містить дані про організацію, і табличну частину, в якій, власне, і відображаються всі відомості про ремонт касової машини. Зразок бланка журналу за формою КМ-8 і зразок заповнення журналу.
Заповнення журналу обліку виклику технічних фахівців
Помилки при заповненні журналу і як внести виправлення
У регістрі обліку виклику технічних фахівців відповідальним за заповнення особою може бути допущена помилка. У зв'язку з тим, що КМ-8 є первинним обліковим документів, вимоги до виправлення пред'являються такі ж, як і до інших документів. При виявленні помилки відповідальна особа надходить наступним чином:
- Якщо потрібно виправити тільки графи, в яких виявлені помилки:
- Закреслити вміст помилково заповненої комірки;
- Кожне виправлення необхідно завірити фразою «виправленому вірити» і поставити підпис відповідальної особи;
- Якщо необхідно виправити всю рядок, то:
- Закреслити вміст рядка журналу КМ-8;
- Якщо внизу рядок вільна, написати збоку «см. вірну запис в наступному рядку »і внизу оформити рядок правильно;
- Якщо рядок внизу вже зайнята, то, закресливши помилкову рядок, написати «виправленому вірити» і розписатися.
Важливо! Для виправлення помилок, допущених в журналі КМ-8, необхідно використовувати правила, передбачені для всіх первинних документів.
Типові помилки при заповненні КМ-8 і міри відповідальності
Порушення при заповненні КМ-8
У журналі КМ-8 стоять підписи тільки співробітників організації;
Відповідальності як такої не передбачається. Однак якщо в якій-небудь ситуації потрібно підтвердити, що ремонт ККТ проводився фахівцем, достовірного документа в компанії не виявиться;
Помилки при заповненні журналу - невірно вказано ПІБ, причина або інша інформація, що характеризує необхідність виклику технічного фахівця;
Журнал КМ-8 в компанії загублений.
Штраф за відсутність журналу не передбачений. Проте, в разі його втрати, необхідно не відкладати оформлення нового.
Важливо! Штрафів за порушення, виявлені в журналі КМ-8, не визначені законом. Однак заповнення документа все ж слід здійснювати відповідно до встановлених вимог.
Рейтинг самих запитань
Питання № 1 Чи необхідно надавати журнал КМ-8 в інспекцію ФНС при реєстрації ККТ?
Відповідь: Журнал не входить в число обов'язкових до пред'явлення документів при реєстрації касової техніки. Проте, пакет документів, які вимагають податківці вашої інспекції краще уточнити безпосередньо в податковій.
Питання № 2 Чи повинен бути призначений відповідальний за внесення записів до реєстру КМ-8?
Відповідь: Так, відповідального співробітника необхідно призначити і відобразити ці відомості на титульному аркуші журналу.
Питання № 3 Чи потрібно заводити новий журнал в разі втрати?
Відповідь: Так, новий журнал слід оформити як можна швидше, так як в разі поломки дані відомості не будуть відображені в документації.