Що являє собою журнал обліку робочого часу, чи потрібен він на підприємстві, чи є обов'язковим його ведення? Розповімо способи оформлення даного документа за правилами діловодства, а також як вести журнал обліку робочого часу співробітників в організації.
Основні питання про журналі обліку робочого часу
Коли чисельність працівників підприємства досить істотна і керівники підрозділів не мають можливості проконтролювати своєчасну появу на робочому місці кожного співробітника, є сенс фіксувати час приходу і відходу в спеціальному журналі.
Для чого потрібен журнал обліку робочого часу
Журнал обліку робочого часу потрібен для фіксації часу приходу і відходу працівників, в цьому його основна відмінність від табеля, який фіксує кількість відпрацьованих годин за добу. Простіше кажучи, служить документом, на підставі якого може заповнюватися табель.
Також він може використовуватися для наступних цілей:
- Фіксування запізнень і доглядів з роботи завчасно;
- Облік часу роботи співробітників з ненормованим робочим днем;
- Залучення співробітників до надурочних робіт.
Журнал може вестися одночасно для всіх перерахованих вище випадків, або відображати інформацію по кожному окремо.
Крім того, що журнал використовується для фіксування робочого часу. Він може бути використаний при виникненні розбіжностей з працівником. З приводу кількості відпрацьованого ним часу. Але для цього необхідно щоб він вівся без порушень вимог діловодства. Особливо якщо цей документ буде фігурувати в якості доказів у судових органах.
Читайте по темі в електронному журналі
Законодавча база про журналі обліку робочого часу
Законодавство зобов'язує роботодавця вести облік робочого часу. відпрацьованого кожним працівником, але в даному випадку мається на увазі табель обліку робочого часу, який враховує кількість відпрацьованих годин за добу і за місяць.
Уніфікованої форми журналу обліку робочого часу немає, тому її необхідно розробити самостійно.
Найпростіша може містити наступні колонки:
- Дата;
- ПІБ та посада працівника;
- Структурний підрозділ;
- Час приходу на робоче місце;
- Підпис працівника при приході;
- Підпис відповідальної особи;
- Час догляду;
- Кількість відпрацьованих годин;
- Позначка про відхилення від графіка роботи (запізнення, затримка з поважних причин, понаднормова робота);
- Підпис працівника при догляді;
- Підпис відповідальної особи.
Цей список не є ні вичерпним, ні обов'язковим, все залежить від бажання роботодавця.
Але оскільки журнал буде офіційним внутрішнім документом організації необхідно дотримати наступні умови:
- Ведення журналу закріпити в локально-нормативних документах організації, наприклад в Правилах внутрішнього трудового розпорядку;
- Розроблений бланк необхідно затвердити наказом;
- Журнал оформити за всіма правилами.
При дотриманні цих правил він матиме силу законного документа при виникненні розбіжностей.
Оформлення журналу обліку робочого часу
Журнал, в якому буде фіксуватися час приходу і відходу працівників повинен бути оформлений наступним чином:
- Всі листи повинні бути пронумеровані наскрізною нумерацією;
- Його необхідно прошити, вивести нитки на останній форзац зав'язати і обрізати їх так щоб довжина кінців становила не менше 5-7 см;
- На останній сторінці ставиться пломба у вигляді наклеєного на кінці шнурівки прямокутника паперу, яка містить відомості про кількість аркушів і завіряється підписом відповідальної особи, або керівника і печаткою.
Крім цього журнал повинен містити такі відомості:
- Повне найменування організації, якщо журнал ведеться окремо для кожного структурного підрозділу, то додають його найменування;
- Дата початку ведення;
- Дата останнього запису;
- Відповідальний за ведення документа. Його ПІБ та посада.
Якщо не можна виділити одного відповідального, наприклад, записи веде черговий охоронець, то можна вказати тільки посаду.
Дане оформлення всіх журналів в діловодстві передбачено законодавством, особливу увагу необхідно приділити нумерації сторінок і прошивці.
Ведення журналу обліку робочого часу
Як вести журнал обліку робочого часу роботодавець визначає самостійно, але краще прописати цей порядок в будь-якому локальному документі.
Увійдіть, щоб завантажити
шаблон в MS Word
Заповнення журналу обліку робочого часу
Журнал можна заповнювати двома способами:
- Всі рядки повністю заповнює працівник, відповідальний за ведення, а співробітник тільки розписується в тому, що запис достовірна;
- Рядок заповнює кожен працівник, а контролер, тільки запевняє запис своїм підписом.
У будь-якому разі заповнення потрібно дотримуватися наступних правил:
- Всі записи слід вести тільки ручкою, не повинно бути ніяких записів олівцем;
- Всі записи повинні бути розбірливо написані;
- Якщо виникає необхідність редагування, то краще не користуватися коректором, а закреслити неправильну напис однією рисою, а зверху проставити правильну інформацію;
- В журналі не повинно залишатися порожніх рядків між записами, в крайньому випадку, їх потрібно заповнити довгим прочерком.
Всі ці нюанси можуть зіграти свою роль при проведенні перевірки, або при виникненні розбіжностей про достовірність відомостей в журналі.
Хто повинен вести журнал обліку робочого часу
Відповідальний за ведення журналу призначається керівником. Якщо на всіх працівників ведеться один журнал, то, як правило, його заповнює вахтер або охоронець на вході.
Також можна вести окремий облік на кожному структурному підрозділі, тоді заводиться кілька журналів, а відповідальність за їх заповнення покладають на керівників або призначають певних співробітників.
Якщо організація невелика, то ведення може бути доручено кадровику або секретарю, а всім співробітникам зобов'язано приходити до них для позначки.
Зразок журналу обліку робочого часу
Єдиного зразка журналу не існує, все залежить від того, яку інформацію в ньому хочуть відбити. Але в ході застосування цього документа в різних організаціях склалося кілька зразків найбільш зручних і часто застосовуваних:
Дана форма підходить для обліку робочого часу всіх співробітників
Форма, яка використовується при ненормований робочий день і залученню до надурочних робіт
Увійдіть, щоб завантажити
шаблон в MS Word
Способи ведення журналу
Є кілька способів ведення обліку приходу і відходу працівників:
- Ведення журналу вручну;
- Заповнення окремих бланків на комп'ютері, а після закінчення звітного періоду, роздрук і формування журналу;
- Ведення обліку за допомогою спеціальних програм, які контролюють час приходу і відходу співробітників і передають відомості в програми обліку робочого часу.
При останньому способі необхідність у формуванні паперового журналу відпадає, оскільки всі дані зберігаються в пам'яті програми і в будь-який момент можна зробити роздруківку по окремій датою, або окремому працівнику.
Плюси і мінуси ведення обліку робочого часу в журналі
Ведення журналу для обліку робочого часу має свої плюси і мінуси. До плюсів можна віднести:
- Точний облік робочого часу;
- Можливість фіксування всіх запізнень;
- Можливість відстежити понаднормові роботи і кількість переробок;
- Мотивація працівників не порушувати розпорядок робочого дня;
Але при цьому існує і кілька мінусів:
- Необхідно виділяти співробітника, відповідального за ведення;
- Висока вартість спеціальних програм;
- Для того щоб мати можливість відобразити в табелі кожне запізнення, необхідно мати на додаток до даних журналу, як мінімум, пояснювальну від співробітника.
- Не завжди є можливість точно відобразити причину затримки працівника (відпросився, затримався по робочим причин, знаходження працівника на лікарняному).
При всіх своїх плюсах ведення обліку робочого часу має на увазі додаткові часові та фінансові витрати.
Якщо підприємство невелике, то ведення журналу може бути недоцільним, оскільки відстежити всіх співробітників можна без ведення цього документа, а для обліку відпрацьованого часу буде досить табеля.
Ведення журналу обліку робочого часу на підприємстві не є обов'язковим і тому дане питання вирішується кожним керівником самостійно. Якщо він вважає це за необхідне, то потрібно визначити порядок ведення цього документа, розробити його бланк, оформити журнал і визначити відповідального.
Порядок ведення журналу повинен бути закріплений в локально-нормативних документах організації. Також як і форма бланка.
Читайте в цьому місяці