Форма журналу обліку відвідувачів
На наступному етапі секретар враховує письмові матеріали, що надійшли до керівника, які забезпечуються довідкою-легендою, що відбиває стан питання, з яким звертається відвідувач.
У тому випадку, якщо число відвідувачів перевищує можливості керівника секретар визначає порядок прийому відвідувачів або відбирає кандидатів на відвідування. Таким чином, формуються основні та резервні списки відвідувачів.
Після того, як списки повідомлені керівнику, в них вносяться зміни.
З ранку в день прийому секретар:
1) надає керівнику основні та резервні списки відвідувачів, при необхідності уточнює їх;
2) представляє керівнику додаткові матеріали, що мають відношення до даного прийому;
3) отримує у керівника додаткові вказівки щодо забезпечення прийому, при необхідності запрошує фахівців для участі в прийомі;
4) щодо остаточного списку запрошує відвідувачів на прийом, вказавши точний час для прийому і нагадавши про необхідність принести потрібні матеріали.
Прийом співробітників з поточних питань. Для прийому співробітників організації з поточних питань бажано мати встановлені для цього години і дні - перша умова раціонального планування робочого дня керівника. Секретар повинен довести години прийому з поточних питань до відома всіх співробітників організації,
До співробітників, які прийшли на прийом, треба звертатися по імені та по батькові, для чого у секретаря повинен лежати по прізвищах (з іменами та по батькові) список всіх працівників організації.
Дуже часто відвідувачі йдуть на прийом до керівника з питань, які можуть бути вирішені іншими співробітниками, і секретар повинен організувати таку зустріч.
Не слід під час прийому пропускати в кабінет керівника співробітників, які не мають відношення до прийому. В цьому випадку їх направляють до заступників керівника або називають час, коли керівник звільниться і зможе їх прийняти.
Після закінчення бесіди і прийняття рішення керівник записує сам або доручає секретарю зробити запис про результати бесіди у відповідному журналі.
Прийом співробітників з особистих питань. Особистим питанням вважається питання, що стосується інтересів, відносин, приватного життя окремого співробітника і вирішується керівником за рахунок використання ресурсів організації.
Рішення особистих питань співробітників керівник здійснює в тій мірі, в якій це сприяє мотивації, т. Е. Процесу стимулювання співробітників на діяльність, спрямовану на досягнення загальних цілей організації. З особистих питань керівник приймає всіх співробітників організації, незалежно від їх посадових рангів.
До особистих питань можна віднести прохання співробітників про підвищення заробітної плати, переведення на роботу в інший відділ, виділення грошової позики (кредиту), надання позачергової відпустки і т. П.
Організація прийому співробітників з особистих питань - одна з форм організації робочого дня керівника. Якщо в організації не виділено фіксований час прийому співробітників з особистих питань, вони, мабуть, будуть звертатися до керівника в незручне для керівника час, відволікаючи від вирішення виробничих завдань. Для того щоб створити керівнику умови для ефективної роботи, секретарю, можливо, самому доведеться ініціювати і організувати проведення цього виду прийому. Для цього слід:
1) обґрунтувати керівнику необхідність проведення прийому співробітників з особистих питань;
2) встановити, порадившись з керівником, час прийому (наприклад, щотижня, по середах з 16 до 17) і тривалість прийому кожного відвідувача (наприклад, 15 хвилин);
3) організувати запис на прийом.
Для організації попереднього запису на прийом з особистих питань необхідно розробити відповідну форму та проінформувати співробітників організації про періодичність та часу прийому з особистих питань.