Для того, щоб співробітникові отримати грошову компенсацію на місці роботи, він повинен надати лист непрацездатності, тобто лікарняний лист. Роботодавець зобов'язаний оплачувати ті дні, коли його співробітник є непрацездатним.
При відсутності лікарняного листа працівник не має права отримувати оплачувані відпустки або лікарняні. Після надання співробітником даних документів начальство несе велику відповідальність за їх збереження. Вести облік лікарняних листів допоможе спеціальний журнал.
Що це таке?
Зберігання тих чи інших цінних паперів неможливо без систематизації та контролю.
Журнал обліку лікарняних листів не є обов'язковим компонентом в бухгалтерії підприємства, але може допомогти при багатьох ситуаціях.
На сьогоднішній день журнал обліку лікарняних листів часто застосовується на різних підприємствах.
Інструкція заповнення
Хоча даний документ не є обов'язковим. він повинен бути заповнений відповідним чином.
Формат ведення журналу обліку лікарняних листів закріплений на законодавчому рівні.
Існує стандартна встановлена схема заповнення даного документа по кожному лікарняним листком.
- Вкажіть на титульному аркуші повна назва підприємства або організації, яка приймає і оплачує лікарняні листи.
- Підпишіть назву документа ( «Журнал обліку лікарняних листів»).
- Позначте період, протягом якого здійснювалося ведення і заповнення даного документа.
- Вкажіть реєстраційний номер особи, яка провадить страхові внески.
Заповніть таблицю, що містить такі елементи:
- порядковий номер аркуша;
- дані співробітника (прізвище, ім'я та по батькові);
- серія документа;
- причина, по якій оформлений документ (хвороба, травма, вагітність і т.д.);
- період захворювання;
- тривалість захворювання;
- число днів, протягом яких працівник був непрацездатним;
- сума виплат.
У нижній частині листка непрацездатності повинна стояти підпис бухгалтера підприємства або відповідальної особи із зазначенням прізвища, імені, по батькові та посади.
Для того, щоб документ був юридично значущим, необхідно дотримання всіх правил заповнення, описаних вище.
Існує встановлений зразок заповнення журналу обліку лікарняних листів. Його можна завантажити абсолютно безкоштовно на будь-яких сайтах, він скрізь однаковий. Нижче представлений універсальний зразок заповнення журналу обліку лікарняних листів.
Завантажити зразок журналу обліку лікарняних листів можна тут.
Правила заповнення
Існують деякі правила заповнення та ведення журналу обліку лікарняних листів, без дотримання яких даний документ втрачає свою юридичну силу.
Хто заповнює журнал?
Так як в законодавстві не встановлено обов'язкову наявність журналу обліку лікарняних листів на підприємстві, то заповнення даного документа може здійснюватися будь-якою особою по установці роботодавця.
Найчастіше заповнення журналу є прямим обов'язком співробітників відділу кадрів. Саме туди надходять лікарняні листи.
Відповідно, відділ кадрів веде облік даних документів і передає їх при необхідності в бухгалтерію.
Відповідальна за заповнення журналу обліку лікарняних листів особа повинна бути зазначено в документі (прізвище, ім'я, по батькові, підпис, яку займає на підприємстві посаду).
Як дізнатися, чи входить оплата лікарняного в розрахунок за відпускними? За посиланням є потрібна вам інформація.
Краще розібратися в те, що таке утримання із зарплати, ви можете, прочитавши наш матеріал!
Термін і місце зберігання
Документи, що підтверджують виплату страхових внесків на випадок хвороби або вагітності, повинні бути під відповідальністю роботодавця протягом 6 років. Тобто журнал обліку лікарняних листів зберігається весь цей час на підприємстві, найчастіше, у відділі кадрів.