Порядок і терміни зберігання бухгалтерських документів
При визначенні порядку зберігання документів бухгалтер повинен керуватися нормативними актами з різних галузей права, оскільки управління бухгалтерськими документами пов'язано як з податковим законодавством, так і приватними положеннями архівного закону Російської Федерації. Серед основних нормативно-правових актів, що регламентують порядок і терміни зберігання бухгалтерських документів, можна виділити:
Чинне Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 р N 105.
У відповідності з Податковим кодексом РФ, платники податків зобов'язані зберігати дані бухгалтерського і податкового обліку протягом чотирьох років. Це відноситься до документами, які служать підтвердженням найважливіших фінансових операцій: отримання і несенням доходу, сплата (утримання) податків. Дана норма повинна бути дотримана індивідуальними підприємцями. які застосовують спрощену систему оподаткування, якщо інші терміни зберігання документів не передбачені російським законодавством.
Документи облікової політики та стандарти організації, а також інші документи та кошти, що забезпечують відтворення електронних документів і перевірку справжності цифрового електронного підпису, підлягають зберіганню не менше п'яти років після року, в якому вони останній раз були використані для складання бухгалтерських звітів.
Способи зберігання бухгалтерських документів
Організація власного архіву
У тому випадку якщо керівництво прийняло рішення зберігати документи своїми силами, то згідно із законодавством під архів необхідно виділити окреме приміщення, оснащене засобами зберігання документів (наприклад, полицями або стелажами), а також системами безпеки і клімат-контролю для дотримання температурно-вологісного режиму.
Крім того, виходячи із загальної практики зберігання архівних документів, можна дати кілька порад по створенню власного архіву:
Якщо в приміщенні майбутнього архіву занадто багато світла, то на вікнах потрібно повісити світлонепроникні штори або жалюзі. У зворотному випадку найважливіші документи організації ризикують вицвісти і зіпсуватися раніше закінчення термінів їх зберігання.
З метою запобігання ризиків несанкціонованого доступу на віконні прорізи рекомендується поставити металеві решітки. Якщо приміщення архіву знаходиться на першому або цокольному поверхах, на вході можна встановити металеві двері.
Номенклатура справ - це те, що дозволить заощадити співробітникам організації час при пошуку необхідних документів. Копія розробленої номенклатури справ, яка представляє собою систематизований перелік справ, повинна зберігатися безпосередньо в архіві організації.
Увага! Не допускається видача бухгалтерських документів з бухгалтерії або архіву організації співробітникам інших структурних підрозділів. У деяких випадках документ може бути виданий, якщо на те є дозвіл головного бухгалтера.
Позаофісне зберігання бухгалтерських документів
Сьогодні на ринку архівних послуг представлений сервіс Позаофісне зберігання документів, при якому функції зберігання бухгалтерських та інших документів передаються в руки професійної архівної компанії. На відміну від власного архіву, який, як правило, знаходиться в занедбаному стані, професійні архівосховища оснащені сучасним обладнанням з дотриманням всіх вимог архівного законодавства.
Вибір способу зберігання бухгалтерських документів багато в чому визначається фінансовими можливостями організації та особливостями ведення документообігу. Як показує російська практика, при правильному виборі архівної компанії Позаофісне зберігання документів може стати більш вигідним з точки зору фінансових витрат на етапі створення і подальшого утримання архіву.
Штрафи за порушення порядку зберігання бухгалтерських документів
У ситуаціях, коли бухгалтерські документи були загублені в результаті форс-мажорних обставин (наприклад, стихійні лиха) або протиправних дій третіх осіб (крадіжка, навмисний підпал), в обох випадках даний факт повинен бути підтверджений співробітниками правоохоронних органів. Так, під час пожежі таким підтвердженням є довідка служби пожежного нагляду.
Найдорожчою втратою для організації може стати втрата первинних облікових документів. Згідно ст. 120 Податкового кодексу РФ, відсутність первинних документів визнається грубим порушенням правил обліку доходів і витрат. До них відносяться відсутність первинних документів, рахунків-фактур або регістрів бухгалтерського обліку та систематичне (два рази і більше протягом календарного року) несвоєчасне або неправильне відображення на рахунках бухгалтерського обліку і в звітності господарських операцій грошових коштів, матеріальних цінностей, нематеріальних активів та фінансових вкладень платника податків.
Відповідно до п. 6.8 Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 р N 105, за фактом втрати первинних документів керівник організації повинен призначити комісію з розслідування причин втрати.
Податковий кодекс передбачає відповідальність головного бухгалтера за збереження первинних документів. Саме він приймає рішення про видачу документів співробітникам інших структурних підрозділів організації. У разі втрати первинних документів, рахунків-фактур і регістрів бухгалтерського обліку мінімальний штраф становитиме 5000 руб. сума максимального може досягати 150 000 руб.
Знищення бухгалтерських документів
Першим етапом процедури знищення документів є оцінка документів організації з метою встановлення термінів їх поранення. Для експертизи цінності документів, що утворюються в процесі діяльності організації, добору і підготовки їх до передачі на державне зберігання до архіву повинна бути сформована постійно діюча експертна комісія.
Зазвичай до складу експертної комісії, яка затверджується керівником, входять фахівці різних структурних підрозділів організації, які можуть визначити цінність документів і прийняти рішення про знищення тих документів, терміни зберігання яких минули.
При ліквідації компанії (недержавної організації) необхідно також створити експертну комісію для експертизи та подальшого впорядкування архівних документів ліквідованої організації з метою передачі на зберігання до відповідного державного або муніципальний архів (на підставі договору між ліквідаційною комісією та державним або муніципальним архівом) або знищення документів з простроченим термінами зберігання.
Слід зазначити, що, якщо організація не є джерелом комплектування державних або муніципальних архівів, то знищення бухгалтерських документів проводиться без узгодження з архівними органами. В таких організаціях документи, що підлягають знищенню, визначаються тільки після складання річних розділів описів справ постійного зберігання, а з особового складу - тільки після підписання керівником.
Для проведення оперативної утилізації або знищення великого обсягу бухгалтерських документів, доцільно звернутися за допомогою до професійних архівістам, які, крім усього іншого, допоможуть виключити ризики помилкового відбору документів на знищення. Крім того, бухгалтер буде позбавлений необхідності виконувати роботу, що виходить за рамки його прямих обов'язків, а документи (включаючи акт про виділення справ до знищення) будуть складені відповідно до вимог архівного законодавства.
Наостанок зазначимо, що знищення документів без дотримання строків їх зберігання, так само як і їх втрата, тягне за собою адміністративну відповідальність. За порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання документів ст. 13.20 КоАП РФ встановлені адміністративні санкції у вигляді попередження або накладення адміністративного штрафу.