Життєдіяльність жодної організації, фірми, підприємства, і навіть держави неможлива без налагодженого документообігу. Документи, як і необхідність їх переміщення, створення або отримання до повернення, закінчення терміну дії або прикріплення до справи, міцно увійшли в життя людини з моменту появи писемності. Збереглися ще з найдавніших часів, вони підтверджують документування різних сфер життя окремих особистостей або державних справ.
Історія діловодства вУкаіни
Першими документами, які фіксували життя давньоукраїнської держави, були літописи. Вони розповідали про договори, які укладалися між Руссю і Візантією, відбивали історичні події. Також дипломатичні відносини відзначалися в грамотах. Крім цього в них же говорилося про різні угодах, переважно між купцями. Грамоти в залежності від мети могли бути судно і зазначеному.
Всі документи писалися на пергаменті, який в той час вважався дуже дорогим матеріалом. Аж до закінчення періоду феодальної роздробленості Русі про поняття діловодства як системі було рано говорити.
Історія діловодства в українській державі складається з періодів: дореволюційного, радянського та пострадянського.
дореволюційний
Дореволюційний діловодство склалося в XVI - початку XX століть. Даний етап в свою чергу поділяється на кілька періодів:
- Наказне діловодство почало складатися після формування централізованого української держави. Воно велося в хатах (наказовий, губної, земської) дяками. Сама система же склалася в наказах - центральних установах. Звідси і походить назва періоду. Відмінною особливістю наказного діловодства вважається поява окремого "штату" людей, які займалися підготовкою проектів, наведенням довідок, організацією зберігання паперів, переписуванням чернеток набіло.
- Колезький діловодство склалося після реформи центрального управління. У колегіях стали застосовувати реєстраційні книги і організовані архіви. Зберігання документів в установленому порядку вперше було організовано саме в період колезького діловодства.
- Виконавче (в XIX - початку XX ст.) Отримало розвиток в часи реформ. В основу нової адміністративної системи лягли принципи єдиноначальності - точне виконання наказів керівних осіб, а також ієрархії - суворе розподіл обов'язків між чиновниками різних рангів і посад.
радянське діловодство
пострадянський
Зберігання документів на підприємстві
В процесі діяльності фірм, установ, підприємств проходить величезний потік документів, паперу отримують і створюють. Коли потреба їх використання в щоденній діяльності для вирішення поточних проблем і питань пропадає, виникає необхідність у накопиченні і збереженні інформації. Крім того, гранично важливо забезпечити легкий і швидкий доступ до необхідних даних в будь-який час, навіть після декількох днів, місяців або років після виходу паперу з обороту. При неправильній організації архівів і недотриманні термінів в подальшому можуть виникнути проблеми з пошуком потрібної паперу. Швидкий пошук і застосування документів за призначенням можливе лише при чіткому їх розподілі за групами, сегрегації, наприклад, в справи.
Спеціальним систематизирующим довідником, який визначає порядок розподілу паперів в справи, служить номенклатура справ.
Поняття "номенклатура справ" і "справа"
Номенклатурою справ називають найпростіший класифікатор найменувань справ, який дозволяє швидко розсортувати папери для швидкого їх пошуку в разі потреби, із зазначенням термінів зберігання у встановленій формі. Такий класифікатор відрізняється великою значимістю в організації безперебійної роботи компанії або муніципального установи.
Справа - це поміщені під одну обкладинку документ або їх сукупність, які відносяться до певного питання або виду діяльності. У справах забороняється дублювання чорнових варіантів паперів, що повторюються або втратили важливість, з закінчилися нормативним терміном зберігання.
Номенклатура справ - документ багатоцільовий, який:
- Є основою для розміщення документів по папках, пошуку необхідних паперів.
- Вказує індексацію документів та справ.
- Визначає терміни зберігання документів.
- Є своєрідним посібником по першому етапу експертизи.
- Є документом, який враховує справи тимчасового (до десяти років) зберігання.
- Є основою для формування описів документів, які будуть зберігатися постійно і тимчасово.
- Є місцем зберігання актів на знищення справ підприємства з скінчиться термін зберігання (знищення паперів).
Види номенклатур на підприємствах
Виділяють три види номенклатур. Типовий номенклатурою називають нормативний документ, що встановлює склад справ, які заводяться в діловодстві організацій одного типу.
Орієнтовна номенклатура має рекомендаційний характер, встановлює певний склад справ (із зазначенням їх індексів), що заводяться в процесі функціонування організацій, на які номенклатура поширюється.
Окрема номенклатура справ певного підприємства формується співробітниками документаційного забезпечення і документообігу організації. У процес залучаються керівники структурних підрозділів, так як ті мають уявлення про плановане розвитку підприємства, що дозволяє ефективно передбачити види паперів, які можуть в найближчому майбутньому з'явитися в організації.
Основні норми зберігання документації
Величезна кількість паперів, різних за що подається цінності і значущості, утворюється в процесі діяльності будь-якого підприємства. Види паперів, для яких повинно бути організовано зберігання документів в організації, порядок і терміни зберігання відображені в різних нормативно-правових актах, які можуть ставитися, як до корпоративного законодавства окремої організації, до законодавства про архівну справу, так і до законів про бухгалтерський облік. Закони про бухгалтерський облік та архівну справу мають рівну силу з нормативними актами, випущеними установчим радою або керівництвом конкретної організації.
На підставі ч. 1 ст. 17 Закону № 125-ФЗ, підприємці, приватні та державні організації зобов'язані берегти архівні документи протягом строків їх зберігання, в тому числі паперу по особовому складу. Залежно від статусу комерційного підприємства встановлено порядок виконання обов'язку зі зберігання паперу, і термін зберігання документів в організації. Комерційні установи мають право припинити зберігання документів по закінченню термінів.
Бухгалтерські документи
Податкові декларації та інші папери для розрахунку податків
Часовий період, протягом якого підприємство або муніципальне установа зобов'язана зберігати звітність з податкових відрахувань, встановлюються в пункті 170 згаданого переліку. Так, термін зберігання документів в організації, якщо мова йде про податкові декларації за останній календарний рік, становить не менше десятиліття, поквартальні зберігають не менше п'яти наступних календарних років, місячні підлягають зберіганню не менше одного календарного року - таку інформацію вказує перелік термінів зберігання документів. При відсутності звітності за календарний рік, інші види декларацій зберігають не менше десяти років. Так, інші види звітності слід берегти не менше п'яти календарних років. Звіти за календарний місяць за відсутності квартальних, зберігаються за тими ж принципами.
Документи, завдяки яким обчислюються податки і збори, в законі не визначені. Однак в підпункті восьмого пункту першої статті 23 Податкового кодексу України варто вказівку на те, що протягом чотирьох років платникам податків необхідно зберігати документи: бухгалтерського та податкового обліку, будь-які інші, які доводять отримання прибутку, здійснення витрат, сплату та утримання податкових та інших зборів. Те ж саме встановлює перелік документів із зазначенням термінів зберігання. Він розміщується на офіційних сайтах уряду України і Росархіву.
Терміни зберігання документації на підприємстві
Термін зберігання документів - це тимчасові рамки, визначені законодавством України та відібрані експертизою цінності, протягом яких вони повинні зберігатися до свого знищення.
В результаті діяльності підприємства і установи створюються папери, що мають різне значення. Типовий перелік зберігання документів дозволяє знищувати ту документацію, яка вже виконала поставлене завдання. А є такі, які не втрачають свою важливість протягом ряду років. І третій вид, це містять науково або практично значиму інформацію. Подібний тип має постійний термін зберігання.
Отже, типові терміни зберігання документів можуть бути:
- тимчасовими до десяти років;
- тимчасовими понад десяти років;
- постійними.
У підрозділах, які займаються довідкової роботою, справи залишаються протягом двох років, незалежно від статусу, який має справу: постійного і тимчасового (понад десяти років) зберігання. До архіву організації вони здаються по закінченні цього часу.
Незалежно від форми, в якій виконана документація (паперовій або електронній), терміни зберігання документів не змінюються. Визначальне значення тривалості використання їх залежить від укладеної в них інформації. Цим питанням займається експертиза цінності.
Експертиза цінності документів - це встановлення значимості, від якої залежить визначення періоду їх заощадження. Для визначення того, які саме папери найкращим чином можуть забезпечити держава, соціум, науку і окремих осіб необхідними даними, проводиться експертиза. Для документів, які були відібрані на тимчасове зберігання, слід визначити, протягом якого періоду в майбутньому вони можуть знадобитися. Важливим завданням експертизи паперів вважається також визначення періоду зберігання документації.
Таким чином, виділилися наступні завдання експертизи цінності:
- Передача на постійне зберігання до держархівів України документації, що має важливе значення для політики, економіки, господарства, науки, культури країни, попередній відбір для цього.
- Документи, що зберігають практичне значення, але не представляють науково-історичної цінності відбирають на тимчасове зберігання.
- Документи, що втратили значення і не мають наукової цінності відбирають для знищення.
- Встановлення термінів зберігання документів, зміна їх.
Під час експертизи перевіряються також якість організації номенклатури справ, архівів і встановлення строків зберігання документів.
Способи організації зберігання паперів на підприємстві
З появою електронних технологій відпадає необхідність під архів використовувати цілу будівлю, досить буде і кількох кімнат, якщо мова йде про велику організації з десятирічною історією. Але в будь-якому випадку виникає необхідність організувати зберігання документів в організації.
Можна виділити кілька варіантів того, як можна організувати електронний архів:
Законодавство не регламентує, який спосіб зберігання повинен бути використаний, Перелік документів із зазначенням термінів говорить лише про нормативних тимчасових рамках. Важливо лише дотримання регламенту передачі документів, правильна форма виконання і сертифікат для підпису.