Види бухгалтерських документів
Папери, з якими працює бухгалтерія, можна розділити на дві групи:
- документи податкового обліку і звітності;
- документи бухгалтерського обліку і звітності.
До документів податкового обліку і звітності відносяться форми податкової звітності і податкові регістри. Сюди ж можна віднести і папери, які є підставою для розрахунків з ПДВ (рахунки-фактури, книги покупок і продажів). Документи бухобліку (звітності) поділяються на три основні групи:
- форми бухгалтерської звітності;
- регістри бухгалтерського обліку (головна книга, журнали-ордери і т. П.);
- первинні документи, що фіксують факт господарських операцій.
Крім того, до бухгалтерських документів відносяться і інші документи, не включені до зазначених груп (довіреності на отримання грошей і цінностей, бухгалтерські довідки, листування про дебіторської та кредиторської заборгованості, особові рахунки працівників і т. П.)
Терміни зберігання слід дотримуватися
Розглянемо, протягом якого терміну слід зберігати ті чи інші бухгалтерські (податкові) документи.
вимоги законодавства
Податкове законодавство (подп. 8 п. 1 ст. 23 Податкового кодексу РФ) вимагає протягом чотирьох років забезпечувати схоронність даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення і сплати податків (в тому числі паперів, що підтверджують отримання доходів, здійснення видатків , а також сплату та утримання податків).
Однак не всі терміни, встановлені в ньому, відповідають вимогам законодавства. Наприклад, термін, передбачений для зберігання місячної бухгалтерської звітності, становить не менше одного року (ст. 135 Переліку).
- не менше п'яти років, якщо Переліком встановлено менші строки зберігання;
- протягом термінів, встановлених Переліком, якщо він повинен надати термін зберігання, що перевищує п'ять років.
Відповідальність за порушення порядку та строків зберігання документів
Бухгалтерська та податкова звітність
Згідно зі статтею 170 Переліку, річну податкову звітність слід зберігати постійно. Квартальні звіти по податках зберігають п'ять років, а при відсутності річних (наприклад, з податку на додану вартість) - постійно. Термін зберігання щомісячних податкових декларацій (розрахунків) складає п'ять років. Зведені річні та річні звіти про виконання кошторису витрат також зберігають постійно (ст. 140 Переліку). Квартальні - протягом п'яти років, а при отсутст-вії річних - постійно.
До документів постійного зберігання належать і зведена річна, і річна бухгалтерська звітність (ст. 135 перечити-ня). Квартальну і місячну звітності покладено зберігати п'ять років, а при відсутності річних (квартальних) звітів - постійно.
Зверніть увагу: установи, які не є джерелами комплектування державних і муніципальних архівів, можуть зберігати документи постійного терміну не менше 10 років (п. 2.4.2 Вказівок щодо застосування Переліку). Виняток з цього порядку становить, зокрема, зведена річна бухгалтерська звітність. Її належить зберігати до моменту ліквідації організації.
«Первинка», регістри та інші документи
Термін зберігання становить п'ять років, зокрема, для:
- бухгалтерських облікових регістрів (головна книга, журнали-ордери, оборотні відомості і т. П.);
- «первинки», яка є підставою для бухгалтерських проводок (накладні, акти, касові і банківські документи і т. П.).
Відзначимо також: п'ятирічний термін зберігання встановлено і для рахунків-фактур. Підстава - пункт 150 Переліку. Особові рахунки працівників належить зберігати протягом 75 років (п. 153 Переліку). Термін зберігання розрахунково-платіжних відомостей на видачу зарплати становить п'ять років (п. 155 Переліку). Однак при відсутності особових рахунків такі відомості слід зберігати протягом 75 років.
З якого моменту обчислюють терміни зберігання
Однак для ряду документів термін зберігання починає обчислюватися в порядку, відмінному від загального.
Особливий порядок обчислення строків передбачений і в самому Переліку. Зокрема, п'ятирічний період зберігання починає текти:
- для договорів (на надання аудиторських послуг, кредитних, господарських, майнового страхування) - з моменту закінчення терміну дії;
- для договору про матеріальну відповідальність - з моменту звільнення матеріально відповідальної особи;
- для свідчень про постановку на облік в податковій інспекції - з моменту зняття організації з податкового обліку.
Як зберігати папери
Які документи передаються в архів
Порядок знищення паперів
Знищення документів з простроченим терміном зберігання передує їх експертиза, на якій виділяють документи постійного, тимчасового зберігання та підлягають знищенню. Зазначені заходи в установі здійснює експертна комісія, призначена наказом керівника. Знищити документи можна двома способами.
Скориставшись послугами спеціалізованої організації. У зазначеній ситуації передача документів на знищення оформляється приймально актом або накладної, де вказуються дата їх передачі, кількість здаваних справ і їхня вага. Передача паперів на утилізацію повинна проходити під контролем працівника, відповідального за забезпечення схоронності документів.
Знищити документи самостійно. Наприклад, шляхом спалення або скориставшись знищувачем паперів. У цьому випадку факт знищення застарілих документів повинна зафіксувати експертна комісія, склавши відповідний акт. У зв'язку з відсутністю уніфікованої форми зазначеного акта він складається в довільній формі.