Документи організацій можна умовно розділити на дві групи: податкові документи (документи, необхідні для обчислення податків і страхових внесків) та бухгалтерські документи (в тому числі кадрові).
Терміни зберігання документів, необхідних для обчислення податків і страхових внесків
Відповідно до пп. 8 п. 1 ст. 23 НК Україна платники податків зобов'язані протягом чотирьох років забезпечувати схоронність даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення і сплати податків, в тому числі документів, що підтверджують отримання доходів, здійснення видатків (для організацій та індивідуальних підприємців), а також сплату ( утримання) податків.
Аналогічна вимога встановлено пп. 5 п. 3 ст. 24 НК Україна для податкових агентів, які зобов'язані протягом чотирьох років забезпечувати збереження документів, необхідних для обчислення, утримання та перерахування податків. Слід зазначити, що крім сплати ПДВ і податку на прибуток за іноземних юридичних осіб, податковими агентами, зокрема, виступають роботодавці, обчислюються і сплачують ПДФО.
При перенесенні збитків на майбутнє з метою оподаткування прибутку згідно з п. 4 ст. 283 НК Україна платники податків зобов'язані зберігати документи, що підтверджують обсяг понесеного збитку протягом всього терміну, коли він зменшує податкову базу поточного податкового періоду на суми раніше отриманих збитків.
Терміни зберігання бухгалтерських документів
- Первинні облікові документи,
- регістри бухгалтерського обліку,
- бухгалтерська (фінансова) звітність
підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років після звітного року.
- Документи облікової політики,
- стандарти економічного суб'єкта,
- інші документи, пов'язані з організацією і веденням бухгалтерського обліку, в тому числі кошти, що забезпечують відтворення електронних документів (тобто електронні бази), а також перевірку справжності електронного підпису
підлягають зберіганню економічним суб'єктом не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності в останній раз.
- Бухгалтерська (фінансова) звітність (бухгалтерські баланси, звіти про фінансові результати, звіти про цільове використання коштів, додатки до них та ін.):
а) зведена річна (консолідована), - зберігається постійно (далі - пост. (в організаціях, які не є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів - не менше 10 років)).
б) річна - пост.
в) квартальна - 5 років, при відсутності річний - пост.
- Бухгалтерська (фінансова) звітність по МСФО або іншим стандартам - пост.
- Передавальні акти, розділові, ліквідаційні баланси; пояснювальні записки до них - пост.
- Документи облікової політики (робочий план рахунків, форми первинних облікових документів і ін.) - 5 років.
- Регістри бухгалтерського обліку, первинні облікові документи і додатки до них, що зафіксували факт здійснення господарської операції і які були підставою для бухгалтерських записів (касові документи і книги, банківські документи, корінці банківських чекових книжок, ордера, табелі, сповіщення банків і переказні вимоги, акти про прийом , здачу, списання майна й матеріалів, квитанції, накладні і авансові звіти, листування та ін.) - 5 років за умови проведення перевірки (ревізії).
- Рахунки-фактури - 4 роки.
- Свідоцтва про постановку на облік в податкових органах - пост.
- Документи (розрахунки, зведення, довідки, таблиці, відомості, листування) про нараховані та перераховані суми податків до бюджетів всіх рівнів, позабюджетні фонди, заборгованості по ним. Податкові декларації (розрахунки) юридичних осіб за всіма видами податків - 5 років.
- Реєстрів відомостей про доходи фізичних осіб, відомості на видачу дивідендів - 75 років.
- Книги обліку доходів і витрат організацій та індивідуальних підприємців, які застосовують спрощену систему оподаткування - пост.
Порядок зберігання бухгалтерських та податкових документів
Відповідно до п. 3 ст. 29 Закону N 402-ФЗ економічний суб'єкт повинен забезпечити безпечні умови зберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від змін. Згідно п. 2 ст. 13 Закону № 125-ФЗ організації та громадяни мають право створювати архіви з метою зберігання утворилися в процесі їх діяльності архівних документів.
Для організації архіву повинно бути виділено окреме приміщення, обладнане спеціальними полками (стелажами) або глухими шафами. Якщо в приміщенні архіву є вікна, то їх слід зашторити або встановити жалюзі, в іншому випадку не вдасться вберегти документи від впливу світла, в зв'язку з чим не виключено їх вицвітання. Вікна першого або цокольного поверху доцільно обладнати металевими гратами, крім того, краще встановити в архіві металеві двері. Такі заходи дозволять уникнути несанкціонованого проникнення в приміщення архіву.
Слід зазначити, що для зберігання документів організація може скористатися послугами спеціалізованої архівної компанії.
Відповідальність за неналежне зберігання бухгалтерських та податкових документів
Відповідальність за невиконання правил зберігання документів може бути адміністративної, податкової та кримінальної.
Згідно ст. 15.11 Кодексу про адміністративні правопорушення (далі КУпАП) порушення порядку та строків зберігання облікових документів тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 2 000 до 3 000 руб.
Згідно ст. 13.20 КоАП порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів (в т.ч. знищення документів без дотримання строків їх зберігання) тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу на громадян у розмірі від 100 до 300 руб .; на посадових осіб - від 300 до 500 руб.
Відсутність первинних документів, рахунків-фактур, а також регістрів бухобліку є податковим правопорушенням. Відповідальність за нього передбачена статтею 120 НК Україна «Грубе порушення правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування». Під грубим порушенням правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування розуміється відсутність первинних документів, рахунків-фактур, регістрів бухгалтерського або податкового обліку. Якщо ці діяння вчинені протягом одного податкового періоду - штраф 10 000 руб. якщо вони вчинені протягом більше одного податкового періоду - штраф 30 000 руб. Ті самі діяння, якщо вони спричинили заниження податкової бази, тягнуть за собою стягнення штрафу в розмірі 20% від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 руб.
У випадках викрадення, знищення, пошкодження або приховування офіційних документів, штампів чи печаток, скоєних з корисливої або іншої особистої зацікавленості може наступити кримінальна відповідальність згідно з п. 1 ст. 325 КК України - штраф до 200 000 руб. або в розмірі заробітної плати (іншого доходу) засудженого за період до 18 місяців, або обов'язкові роботи на строк до 480 годин, або виправні роботи на строк до 2 років, або примусові роботи на строк до 1 року, або арешт на строк до 4 місяців , або позбавлення волі на строк до 1 року.