За дві-три години до закриття магазину касир готує гроші до здачі: розкладає їх і підраховує, а потім здає матеріально відповідальній за касу особі для формування інкасаторської (грошової) сумки. Після закриття магазину матеріально відповідальна особа в присутності касира знімає показання грошових накопичувальних підсумкових лічильників на кінець дня і отримує щоденний (фіскальний) звіт. За свідченнями грошових накопичувальних підсумкових лічильників на початок, і кінець дня визначається виручка. На підставі витратно-прибуткових документів матеріально відповідальна особа визначає залишок грошей в касі на кінець дня за формулою
де - залишок грошей в касі на кінець дня;
- залишок грошей на початок дня;
В - виручка за зміну;
Касир перераховує гроші, наявні в касі, і першим називає їх суму. Порівнюючи фактичний залишок грошей в касі з залишком, виведеним за формулою, старший касир визначає результат роботи касира за формулою
де - результат роботи касира;
- залишок, виведений за формулою.
Якщо різниця виходить зі знаком мінус, то у касира недостача, а якщо плюс - то надлишки. Недостачу касир вносить в касу в той же день по прибутково касового ордену (попередньо написавши письмове пояснення), а надлишки оприбутковуються з віднесенням на господарську діяльність.
При виявленні великих розбіжностей виручку визначають за контрольною стрічкою.
Показання накопичувальних грошових підсумкових лічильників на кінець дня заносяться в книгу касира-операціоніста та скріплюються підписами касира і матеріально відповідальної за касу особи.
Контрольна стрічка виймається з касового апарату і оформляється. Касир готує до здачі повернуті НЕ-використані покупцями касові чеки, а також іншу касову документацію, передбачену законодавством.
Закінчивши оформлення касових документів, касир гото-вит касовий апарат до роботи на наступний день. Закриває апарат на ключ, який зберігатиметься матеріально від-повідно особі, відключає його від електромережі. Матеріальних-но відповідальне за касу особа після отримання необхідних документів від усіх касирів складає зведений касовий від-чет за поточний день. Зведений касовий звіт разом з актами, прибутково-видатковими ордерами віддається в бухгалтерію до на-чала роботи наступної зміни.
Згідно з діючими «Правилами ведення касових опера-цій і розрахунків готівковими коштами в Республ-ке Білорусь» підприємства можуть мати в своїх касах готівку на кінець робочого дня в межах ліміту залишку каси, встановленого законодавством.
Ліміт залишку каси - це граничний залишок, максі-мально допускається сума готівки, яка може на-ходиться в касі підприємства (у підприємця) по перебуваючи-ня на кінець робочого дня.
Виняток становлять підприємства з цілодобовим режимом роботи, релігійні організації, підприємці, приватні нотаріуси, а також спеціалізовані кооперативи, громадські організації (об'єднання), які здійснюють підприємницьку діяльність, спрямовану тільки на ре-шення статутних цілей і завдань, визначених законодавством Республіки Білорусь. Вони всю виручку (за винятком залишку фактичної потреби в розмінних готівці, але не більше п'яти базових величин в розрахунку на одного касира) здають в порядку і в терміни, встановлені обслуговуючим банком.
Всі готівкові гроші та інші цінності підприємств (пред-цям) зберігаються в металевих шафах або сейфах, які після закінчення роботи каси закриваються ключем і опечатуються.
Ключі від металевих шаф і сейфів, печатки зберігаються у касира, з яким забороняється залишати їх в обумовлених місцях, передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати. Враховані дублікати ключів в опечатаних касиром пакетах або іншій упаковці зберігаються у керівника підприємства (підприємця). Не рідше одного разу на квартал проводиться перевірка їх наявності. При виявленні втрати ключа керівнику підприємства (підприємцю) необхідно повідомити про це в органи внутрішніх справ і вжити заходів до негайної заміни замка металевої шафи або сейфа.
Звіти про роботу каси
Сучасні касові апарати, спеціальні комп'ютерні системи видають безліч різних за змістом звітів.
Звіти про роботу каси можуть бути використані для обліку руху товарів і грошей всередині самого магазину, для за контролю за роботою касира. До звітів, який формується за допомогою КСА і СКС, відносять:
· Звіт по касі (Х-звіт);
· Звіт за часом;
· Звіт по відділам;
· Звіт по проведеним знижкам і націнками;
Звіт по касі (Х-звіт) містить інформацію про продажі і повернень окремо по кожному касиру, виду платежу (готівка і за пластиковими картками); підсумкові значення на даний момент часу окремо по кожному виду платежу, з продажу і повернень; дані про кількість чеків і позицій по кожному касиру окремо; відомості про роботу з готівкою, про наростаючу продажу (готівкової і безготівкової), про наростаючому повернення, наростаючому підсумку (з продажу, повернення і загальної підсумкової сумі).
Отримання Х-звіту не викликає будь-яких змін в грошових лічильниках. При його виведення дані в фіскальну пам'ять не записуються. Цей звіт зручний тим, що в будь-який час можна проконтролювати роботу касира (кількість готівки в грошовому ящику і сума, зазначена в Х-звіті повинні збігатися). Він дозволяє вирішити розбіжності за сумою здачі.
Змінний звіт (Z-звіт) - один з основних документів, які є для контролю правильності відрахування торговельним підприємствам податків. Він є копією Х-звіту і містить інформацію про продажі і повернень окремо по кожному касиру і виду платежу, підсумкові значення за зміну з продажу та повернень, відомості про кількість чеків, наростаючих продажах і повернення, наростаючому підсумку.
Змінний Z-звіт є фіскальним документом, т. Е. Під час закриття зміни в ньому друкується фіскальна інформація про роботу за зміну.