При перевірці документів представник трудової інспекції (інспектор) має право вимагати від керівника відповідний наказ, щоб переконатися в призначенні особи, відповідальної за ведення і облік трудових книжок.
Іноді перевіряючі органи вимагають також особистої зустрічі з уповноваженим співробітником і ставлять йому запитання, що стосуються довірених обов'язків.
Відсутність наказу або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, кваліфікується як порушення законодавства. яке фіксується документально. А посадові особи, організації, установи та підприємства, обкладаються штрафами згідно зі статтею КоАП під номером 5.27.
Сумісництво - законодавчі нюанси
Сумісництво. як один з видів трудової діяльності, також фіксується в
Підставою для запису є документ, виданий за місцем додаткової роботи, що дісталася працівникові за сумісництвом.
особливості заповнення
Право на отримання роботи за сумісництвом закладено в статті Трудового кодексу під номером 60.1 - у вільний від основної діяльності час працівник може виконувати додаткові трудові обов'язки у цього ж роботодавця (бути внутрішнім сумісником) або в іншого роботодавця (бути зовнішнім сумісником).
При оформленні трудових книжок співробітники кадрового відділу орієнтуються як на трудове законодавство, так і на внутрішні інструкції, прийняті на конкретному підприємстві.
внутрішнє сумісництво
При прийомі на роботу
Однак така можливість не завжди доступна керівництву - працівник може відмовитися брати на себе додаткові обов'язки без звільнення від основних робіт, і це його законне право. В цьому випадку полягає окремий договір, а працівник може зажадати зафіксувати додаткову роботу в трудовій книжці.
Для внесення такої відмітки не потрібно ніяких додаткових документів, вони вже є в архіві кадрового відділу. Співробітники кадрового відділу орієнтуються на наказ, виданий після укладення окремого договору. Наказ містить розпорядження про внесення змін до штатного розпису та нарахуванні заробітної плати також і на додатковому робочому місці.
У трудову книжку інформація вноситься в розділ, призначений для відомостей про роботу. При цьому не потрібно повторно вносити інформацію по роботодавцю - його повне найменування зазначено вище, в запису про прийом на основне місце роботи!
Відповідальна особа заповнює такі графи:
- порядковий номер запису відображається в графі під номером один;
- дата початку трудової діяльності, отриманої в якості сумісника, вказується
- в графі під номером два;
- структурний підрозділ і посада фіксується в графі номер три;
- підстави для внесення цього запису в документ відображаються в графі під номером чотири (зазвичай вписується номер та дата видання наказу).
Слід зазначити, що подібні записи в трудових книжках робляться після внесення змін до штатного розпису організації або підприємства.
Якщо працівник вважатиме, що такий запис позитивно вплине на формування в майбутньому його пенсійних виплат, вона повинна бути внесена в трудову книжку. Якщо ж такий запис суперечить основним родом діяльності працівника, і він не бажає її бачити у своїй трудовій книжці, наполягати на внесенні відмітки роботодавець не має права.
при звільненні
Запис про звільнення вноситься тільки в тому випадку, якщо до цього в книгу було внесено інформацію про прийом на вільне робоче місце. Порядок внесення даних наступний:
Зовнішнє сумісництво
При прийомі на роботу
Трудова книжка у працівника, який претендує на зовнішнє сумісництво, знаходиться в архіві кадрового відділу, розташованого за основним місцем роботи.
Отже, будь-який запис в цей документ можна внести тільки за основним місцем роботи!
Якщо працівник вирішив зафіксувати роботу, отриману в якості зовнішнього сумісника, він повинен представити документ (копію наказу або довідку, видану за місцем додаткової трудової діяльності), що підтверджує факт прийому на вакантне місце.
Після чого співробітник кадрового відділу витягує трудову книжку з особової справи цього працівника, розкриває її на розділі «Відомості про роботу», і вносить відповідний запис:
- номер запису вноситься в першу графу;
- у другій графі фіксується дата заповнення книги;
- в третій графі вписується інформація по роботодавцю, структурному підрозділу, а також отриманої посади (обов'язково фіксується, що ця робота отримана в якості сумісника);
- четверта графа присвячена документів, що підтверджують факт прийому на вільне робоче місце (вказується номер наказу і дата його підписання).
при звільненні
Фіксація звільнення проводиться за схожим алгоритмом:
Звільнення найчастіше підтверджується довідкою, виданою за місцем додаткової роботи (в кадровому відділі роботодавця).
Цей документ містить інформацію про причини розірвання договору, а також номер і дату видання відповідного наказу. На підставі довідки вноситься відмітка в трудову книжку, а потім запис засвідчується мокрою печаткою основного роботодавця.
Вам незабаром необхідно оформити пенсію? Дізнайтеся, які документи для цього знадобляться. Детально тут.
Запис «заднім числом»
Якщо працівник з будь-якої причини вирішив внести запис в трудову книжку, щоб зафіксувати там факт колишнього сумісництва, співробітникам кадрового відділу необхідно врахувати, що:
- якщо працівник зайнятий на даному підприємстві за сумісництвом, внесення будь-яких записів в його книгу неможливо;
- якщо працівник уже звільнився з основного місця роботи, а додаткове робоче місце автоматично стало для нього основним - вносити записи до книги можна.
Головне в цьому випадку мати документи, що підтверджують факт роботи (довідки, копії наказів). В кадровому відділі вивчають подані документи, визначають їх справжність та вносять відповідні записи.