Трудова книжка - це найголовніший документ людини, що працює в будь-якої організації. Вона потрібна для обчислення пенсійного стажу, але нерідко співробітники відділів кадрів припускаються помилок при її заповненні, і тоді потрібне внесення змін.
Найбільш поширені помилки:
- Описки, неправильно вказані посади при працевлаштуванні.
- Неправильна дата прийому на роботу.
- Посилання на невідповідні статті при звільненні.
Також коригування потрібно тоді, коли працівник був незаконно звільнений, а пізніше - відновлений на посаді за рішенням суду. У цьому випадку роботодавець повинен визнати попередній запис про звільнення недійсною.
Згідно з чинним законодавством, виправленням даних в трудовій книжці повинні займатися співробітники організації, які і допустили помилку. Якщо підприємство реорганізовано, обов'язок по внесенню коригувань покладається на правонаступника, а при ліквідації - керівник на новому місці роботи на підставі відповідного документа.
Щоб правильно заповнити трудову книжку, потрібно дотримуватися черговість:
В цілому, правила заповнення трудових книжок прості:
- Всі записи нумеруються по порядку.
- Вписувати інформацію можна тільки чорною, синьою або фіолетовою пастою.
- Ніякі скорочення не допускаються, крім зазначення дати, місяця і року.
- Будь-які записи повинні бути виконані російською мовою. Якщо підприємство на території РФ зареєстровано в іншій країні, можна дублювати записи на мові тієї держави.
- Кожна внесена інформація повинна завірятися печаткою підприємства.
Дані правила також стосуються і внесення змін у вкладиші до трудових книжок, тому що вони являють собою практично точну їх копію.
Якщо запис необхідно анулювати, то нижче неї потрібно вказати інформацію про визнання даних недійсними. Приклад, як зробити виправлення в трудовій книжці:
Як правильно написати в трудовій книжці, що запис недійсна?
Варіацій на цю тему дуже багато, адже все залежить від того, яка конкретно помилка була допущена. Якщо працівник був поновлений на посаді, повинна бути таке формулювання: «Запис за номером N недійсна. Відновлена на колишній роботі за рішенням суду ». Обов'язково потрібно вказати і документ, на підставі якого співробітник був повернутий на стару посаду - наказ керівника.
Якщо при звільненні була неправильно вказана причина (наприклад, працівник звільнився за власним бажанням на підставі ст. 80 ТК РФ, але фактично закінчився термін трудового договору), то запис також визнається недійсною, а ст. 80 замінюється на п. 7 ст. 77 ТК РФ.
У разі, коли співробітник був звільнений або переведений на іншу роботу, але згодом цей запис в трудовій книжці була визнана недійсною, він може надати роботодавцю письмову заяву про видачу дубліката трудової, в якій не буде вказана невірна інформація.
Зразок скасування запису в трудовій книжці або що в ній може бути відображено:
- Вказівка про невірної інформації про звільнення.
- Виправлення неправильної дати працевлаштування.
- Коригування даних при відновленні на колишньому місці роботи.
- Виправлення запису в графі «Відомості про нагородження».
- Виправлення назви підприємства в разі, якщо в ньому була допущена помилка.
- Виправлення неправильно зазначених даних про наказ (дата видання та його номер).
- Зміна формулювання звільнення, якщо вона була викладена невірно.
- Зміна невірної запису, виявленої після звільнення в новій організації.
Недійсна запис в трудовій книжці: що робити?
Якщо співробітник після отримання трудової книжки на руки виявив в ній помилки, перше, що повинен зробити працівник відділу кадрів - це внести зміни на підставі наказу, виданого керівником.
Що повинен містити наказ:
Запис у трудовій недійсна: як виправити, зразок
В цілому, дії працівника, який знайшов помилку, кадровика і самого роботодавця в даній ситуації повинні бути наступними:
Процедура внесення запису в трудову книжку про недійсність дати прийому на роботу
Неправильно вказана дата працевлаштування в подальшому може призвести до проблем з Пенсійним фондом у власника трудової книжки, і якщо вона була вписана невірно, кадровику потрібно зробити наступне:
Якщо була допущена помилка в даті народження, яка вказується на титульному аркуші, для її виправлення досить закреслити невірну інформацію і написати зверху фактичну. Для цього співробітник повинен надати свій паспорт, тому що знадобиться також його серія і номер - вони вказуються збоку.
Нерідкі випадки, коли помилково вписується дата працевлаштування за поширеною причини: працівник повинен пропрацювати не менше 5 днів, і тільки після цього заповнюється трудова книжка, при цьому згідно із законом вона також повинна бути оформлена не пізніше 7 днів з моменту виходу на роботу. Співробітники відділів кадрів часто вказують дату, яка випадає на 6-й день трудової діяльності, але насправді потрібно вписувати число, яким був оформлений наказ про прийом на роботу.
Важливо! Не підлягає виправленню тільки інформація, зазначена в титулі трудовий: в цьому випадку бланк необхідно замінити, тому що він визнається зіпсованим.
Зміни формулювання звільнення в трудовій книжці
Якщо з яких-небудь причин співробітник компанії був незаконно звільнений, але пізніше - відновлений на посаді за рішенням суду, цю інформацію також потрібно відобразити в трудовій книжці. Нерідко буває і так, що працівників звільняють за вчинення грубого проступку, але пізніше з'ясовується, що їх вина відсутня, але вони вже працевлаштовані в інших організаціях.
Як вносити виправлення в трудову книжку в даному випадку:
- Визнати помилковий запис недійсною.
- Запросити підтверджуючий документ з минулого місця роботи.
- Вказати вірну формулювання, а також дату змін, номер наказу та посилання на статтю, відповідну причину розірвання трудових відносин.
Варто зазначити, що неправильний запис в трудовій книжці при звільненні може перешкодити працівникові при подальшому працевлаштуванні, особливо якщо він був звільнений в зв'язку з вчиненням грубого порушення, яке пізніше було визнано судом недоведеним.
Виправлення помилкового запису, яка була виявлена після звільнення
Якщо по закінченні навіть кількох років було виявлено, що у трудовій допущена помилка у прізвищі працівника або датою працевлаштування, але при цьому він давно працює в іншій компанії, також можна внести зміни.
Займатися виправленням повинні співробітники відділу кадрів організації, під час роботи в якій були вказані невірні дані. Як виглядає процедура виправлення:
- Власник книжки пише заяву до відділу кадрів.
- Кадровик передає вищевказаний документ керівнику, який видає наказ про внесення змін.
- На підставі наказу працівник кадрової служби коригує інформацію і дає посилання на документ, виданий працедавцем.
Як виправити помилку в трудовій: зразок
Розглянемо на прикладі процедуру виправлення невірної дати працевлаштування:
Підводячи підсумки, можна виділити кілька ситуацій, коли записи можуть бути визнані невірними:
- Якщо інформація вказана невідповідними чорнилом і порушений загальний стиль заповнення трудової книжки.
- Якщо в книжці є такі невірні дані: П.І.Б. власника, дата працевлаштування, причина звільнення, посада при прийнятті на роботу.
- Якщо в документі вказана неповна інформація: відсутня дата або номер наказу про прийом, звільнення або переведення на іншу посаду.
Варто враховувати, що за заповнення, облік і зберігання трудових книжок своїх підлеглих відповідає керівник. Відповідальність покладається на співробітника відділу кадрів, якщо є відповідне розпорядження роботодавця і прописана в трудовому договорі посадова інструкція. Крім того, в разі втрати даного документа для відповідальної особи передбачено адміністративне покарання:
- Для кадровика - штраф від 1 000 до 5 000 руб. за порушення ст. 192 і 193 ТК РФ.
- Для роботодавця - грошове стягнення в розмірі від 30 000 до 50 000 руб. або припинення діяльності компанії на термін до 3 місяців за порушення норм ст. 5.27 КоАП РФ.
Якщо працівнику необхідно надати трудову книжку до Пенсійного фонду і він надає розписку про її обов'язкове повернення, це все одно не знімає відповідальність з співробітника відділу кадрів. Щоб уникнути проблем він може або сам віднести документ в ПФР, або оформити нотаріально завірену копію трудової.
