А якщо відряджений працівник не може підтвердити курс конвертації рублів в іноземну валюту, тоді суму витрат у валюті можна зіставити з підзвітною сумою в рублях, виданої в авансі, за офіційним курсом Банку Росії на дату видачі.
Пояснення таке. У разі перерахування авансу, завдатку на оплату витрат у валюті такі витрати перераховуються за офіційним курсом Банку Росії на дату перерахування відповідних сум. Це передбачено пунктом 10 статті 272 Податкового кодексу РФ.
І в тому і в іншому випадку витрати визнайте на дату затвердження авансового звіту (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
2. Авансовий звіт співробітник повинен принести протягом трьох днів після повернення з відрядження. Відраховувати треба робочі дні. Якщо співробітник повернувся з поїздки в вихідний день або в свято, то триденний термін вважайте з того дня, коли він вийшов на роботу. Цей термін поширюється як на внутрішні, так і на закордонні відрядження.
1. З рекомендації
Олега Гарного, начальника відділу оподаткування прибутку організацій департаменту податкової і митно-тарифної політики Мінфіну Росії
Як врахувати при оподаткуванні відрядження, оплачені за допомогою банківських карт. Організація застосовує загальну систему оподаткування
Як підтвердити витрати
При оподаткуванні прибутку дозволено враховувати тільки економічно обгрунтовані і документально підтверджені витрати (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Приклад обліку при розрахунку податку на прибуток витрат у валюті під час закордонного відрядження, оплачених рублевої картою
Якщо ж організація застосовує касовий метод і довідки про рух коштів по рахунку немає, для перерахунку витрачених сум валюти в рублі використовуйте офіційний курс Банку Росії на дату видачі грошей. Витрати ж визнайте на дату затвердження авансового звіту. Це випливає з пункту 3 статті 273 Податкового кодексу РФ.
2. З рекомендації
Андрій Кизим, заступник директора департаменту податкової і митно-тарифної політики Мінфіну Росії
Що оформити при поверненні співробітника з відрядження
Щоб правильно закрити відрядження і підтвердити витрати на неї, співробітник повинен здати в бухгалтерію всі необхідні документи. А саме:
- авансовий звіт та підтвердні документи до нього - підтверджують витрати працівника у відрядженні. До звіту співробітник повинен докласти проїзні квитки, рахунки за проживання, касові і товарні чеки, квитанції електронних терміналів (сліпи) і т. П .;
- ксерокопії закордонного паспорта - з відмітками про перетин кордону, якщо працівник перебував у відрядженні за кордоном.
Всі ці документи співробітник повинен принести протягом трьох днів після повернення з відрядження. Відраховувати треба робочі дні. Якщо співробітник повернувся з поїздки в вихідний день або в свято, то триденний термін вважайте з того дня, коли він вийшов на роботу. Цей термін поширюється як на внутрішні, так і на закордонні відрядження.
А що якщо співробітник принесе авансовий звіт та інші документи по відрядженню з запізненням? В такому випадку бухгалтерію, звичайно, ніхто не покарає. Кодексом РФ про адміністративні правопорушення не передбачено штрафи за подібне порушення.
ПО ЯКОГО КУРСУ ВВАЖАТИ ВАЛЮТНІ ВИТРАТИ НА відрядження за кордон
З цієї статті ви дізнаєтеся, за яким курсом перерахувати витрати на відрядження у валюті, якщо:
- у працівника є довідка банку про обмін валюти;
- немає такої довідки.
Після закінчення закордонного відрядження співробітник заповнив авансовий звіт. Частина расходовон вказав в рублях, частина - у валюті.
На підставі затвердженого авансового звіту бухгалтеру потрібно визначити в рублях:
- - сальдо розрахунків з працівником за підзвітними сумами;
- - величину витрат на відрядження, яка зменшує оподатковуваний базу з податку на прибуток.
Розберемося, за яким курсом перерахувати витрати на відрядження в рублі в бухгалтерському та податковому обліку.
ПРАЦІВНИК ПІДТВЕРДИВ КУРС ОБМІНУ ВАЛЮТИ
Курс обміну валюти підтверджує довідка банку. Банк видає її в момент продажівалюти громадянину. Якщо працівник приніс таку довідку, курс для перерахунку валюти в рублі беріть з неї.
Курс валюти з довідки банку використовуйте:
- - для завершення розрахунків з працівником за підзвітними сумами;
- - відображення витрат на відрядження в бухгалтерському обліку;
- - в податковому обліку.
Працівник подав довідку банку про обмін валюти
Положенням про відрядження в компанії встановлені норми добових:
- 2500 руб. - за кожен день відрядження за кордон;
- 700 руб. - за кожен день відрядження на території РФ.
Потрібно перерахувати в рублі на відрядження, щоб розрахуватися з працівником, списати витрати на відрядження в бухгалтерському та податковому обліку.
Розрахунки з працівником
Співробітник витратив на проїзд на метро і Аероекспрес до аеропорту і назад 940 руб. (50 руб. × 2 + 420 руб. × 2).
О.К. Свисткова покладаються добові в розмірі 8200 руб. (2500 руб. × 3 календ. Дн. + 700 руб. × 1 календ. Дн.).
Сума затверджених видатків дорівнює 30 869,70 руб. (940 руб. + + 8200 руб. + 21 729,70 руб.).
Невикористаний залишок підзвітних сум дорівнює 4130,30 руб. (35 000 руб. - 30 869,70 руб.). О.К. Свистків повернув його в касу.
На лицьовій стороні авансового звіту (див. Зразок нижче) вкажемо реквізити прибуткового касового ордера.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 35 000 руб. - видано відрядженому працівникові аванс;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 30 869,70 руб. - затверджені витрати на відрядження за авансовим звітом працівника;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
- 4130,30 руб. - відображено повернення невикористаного залишку підзвітних сум в касу.
Проведення відобразимо на лицьовій стороні авансового звіту.
Для податку на прибуток витрати на відрядження також розраховуємо за курсом, зазначеним у довідці банку про обмін валюти. Витрати відрядженого співробітника склали 30 869,70 руб.
ПРАЦІВНИК НЕ МОЖЕ ПІДТВЕРДИТИ ОБМІННИЙ КУРС
Якщо у відрядженого співробітника немає довідки банку про покупку валюти, він не може документально підтвердити курс конвертації рублів в іноземну валюту. В цьому випадку:
Працівник не представив довідку про обмін валюти
Положенням про відрядження в компанії встановлені норми добових:
- 2500 руб. - за кожен день відрядження за кордон;
- 700 руб. - за кожен день відрядження на території РФ.
До авансового звіту він доклав витратні документи без довідки Ощадбанку Росії про покупку валюти, він її втратив.
Потрібно відобразити витрати на відрядження в бухгалтерському та податковому обліку.
Перерахунок валюти в рублі
- для завершення розрахунків з працівником;
- бухгалтерського і податкового обліку витрат на відрядження.
Сума витрат у валюті після перерахунку в рублі становить 20 228,43 руб. (254 євро × 79,6395 руб.).
Сума витрат на відрядження
Працівник витратив на проїзд на метро і Аероекспрес до аеропорту і назад 940 руб. (50 руб. × 2 + 420 руб. × 2). Йому покладено добові в сумі 8200 руб. (2500 руб. × 3 календ. Дн. + 700 руб. × 1 календ. Дн.).
Сума затверджених видатків дорівнює 29 368,43 руб. (940 руб. + 8200 руб. + 20 228,43 руб.).
Невикористаний залишок підзвітних сум - 5631,57 руб. (35 000 руб. - 29 368,43 руб.). Працівник повернув його в касу.
На лицьовій стороні авансового звіту вкажемо реквізити прибуткового касового ордера.
Сума витрат на відрядження, визнаних в податковому обліку, склала 29 368,43 руб. (940 руб. + 8200 руб. + 20 228,43 руб.).
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 35 000 руб. - видано відрядженому працівникові аванс в рублях;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 29 368,43 руб. - відображені витрати на відрядження згідно з авансовим звітом;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
- 5631,57 руб. - повернуто невикористаний залишок підзвітних сум в касу.